การเกิดโรคระบาดในปัจจุบัน ทำให้ทั่วโลกเกิดการปรับตัวอย่างมาก หลายธุรกิจต้องปรับเปลี่ยนวิธีการจัดการพนักงานระยะไกลอย่างมีประสิทธิภาพ มีการนำระบบบันทึกเวลาทำงานในแบบต่าง ๆ มาปรับใช้ให้สอดคล้องกับการทำงานขององค์กรหรือบริษัทต่าง ๆ กันมากขึ้น เพราะในช่วงเวลาแบบนี้จำเป็นต้องปรับตัวต่อสภาพการทำงานที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ทำให้มีเทรนด์การทำงานใหม่ ๆ เพิ่มขึ้นด้วย เราได้รวบรวม 7 เทรนด์ใหม่ของระบบบันทึกเวลาเข้าออก ที่อาจเกิดขึ้นในปี 2022 นี้มาให้เตรียมพร้อมรับมือกับการปรับตัวในอนาคต ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน หรือเจ้าขององค์กร

7 เทรนด์ใหม่ของระบบบันทึกเวลาเข้าออก

1. โมเดลการทำงานแบบ Hybrid Work ยังคงถูกใช้ต่อไป

การระบาดยังคงไม่สิ้นสุด ดังนั้นโลกธุรกิจจะยังคงดำเนินต่อไปด้วยรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดซึ่งทำให้พนักงานบางคนยังคงทำงานจากที่บ้านได้ หรือบางคนก็สามารถมาทำงานที่ออฟฟิศได้เช่นกัน ด้วยความยืดหยุ่นนี้ ทำให้หลายคนรู้สึกว่ามีความสมดุลระหว่างงานและการใช้ชีวิตมากขึ้น จากการสำรวจที่จัดทำโดย Nasscom และ Indeed พบว่าประมาณ 70% ของบริษัทไอทีกำลังพยายามปรับปรุงโมเดลไฮบริดนี้อยู่ มีการนำระบบบันทึกเวลาทำงานหรือแอพลงเวลาทำงานมาใช้ เพื่อรองรับการทำงานในลักษณะนี้กันมากขึ้น ซึ่งหลายองค์กร หรือธุรกิจต่าง ๆ ก็ค้นพบว่าการทำงานจากระยะไกลโดยไม่ต้องเข้ามาออฟฟิศนั้นมีข้อดีมากกว่าที่คิด แต่อย่างไรก็ตามบางธุรกิจหรือสำนักงานบางแห่ง ก็ยังต้องการให้พนักงานบางส่วนมาทำงานที่ออฟฟิศด้วยเช่นกัน เนื่องจากบางงานไม่สามารถทำผ่านทางออนไลน์ได้

2. โหมด Geofence ยังคงต้องพัฒนากันต่อ

งานหลายอย่าง เช่น งานส่งมอบสิ่งของ การซ่อมบำรุง และบริการด้านสุขภาพ ที่ทำให้คนต้องทำงานจากที่ต่าง ๆ อาจทำให้นายจ้างไม่สามารถติดตามการทำงาน หรือบันทึกเวลาทำงานได้ยาก นักพัฒนาซอฟต์แวร์จึงใช้ฟังก์ชัน Geofencing เพื่อติดตามเวลาและตำแหน่งของพนักงาน ที่ต้องทำงานภาคสนาม โดยจะมีการบันทึกสถานที่เขาทำงานจริง เช่น อยู่บ้านก็ต้องล็อกอินที่บ้านจริง ๆ ไม่งั้นระบบจะจับได้ถ้าล็อกอินต่างที่ โดยเทคโนโลยีที่ใช้ GPS นี้จะแจ้งให้ผู้ดูแลระบบทราบ ถือเป็นระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานที่ช่วยป้องกันการโกงเวลาทำงานนอกสถานที่ได้เป็นอย่างดี

3. ความยืดหยุ่นของระบบการลาและพักเบรก

สถานการณ์โรคระบาดในปัจจุบันนั้น ส่งผลกระทบต่อการปรับเปลี่ยนสถานที่ทำงานอย่างมาก จากเดิมที่ทุกวันคือการมาที่ทำงาน ปรับมาเป็นทำงานที่บ้านกันมากขึ้น ส่งผลให้ขั้นตอนการติดต่อ หรือขอลาในวันต่าง ๆ เป็นไปได้ยาก เหตุนี้ ธุรกิจและองค์กรต่าง ๆ จึงมีการนำระบบบันทึกเวลาทำงานมาใช้ เพื่อช่วยให้พนักงานสามารถลงบันทึกการลาหรือพักเบรกของตนเองได้ง่ายมากขึ้น ไม่จำเป็นต้องเดินทางมายังบริษัทเหมือนอย่างเดิม และยังทำให้พนักงานได้จัดการเวลา เพิ่มความยืดหยุ่นในชั่วโมงการทำงานได้ดีขึ้นไปอีกด้วย

4. ข้อมูลบันทึกเวลาทำงานจะทำงานผ่าน Cloud ทั้งหมด

ระบบบันทึกเวลาเข้าออกงาน หรือ แอพลงเวลาทำงานด้วยตนเองนั้น จะมีการบันทึกเวลาทำงานไว้บนคลาวด์ แทนที่วิธีการเก็บข้อมูลในรูปแบบเดิม ๆ เพื่อเป็นการยกระดับให้มีการจัดเก็บและรักษาข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น จากการวิจัยของ Allied Market Research ตลาดของซอฟต์แวร์เวลาทั่วโลก อาจได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นสูงถึง 5,312 ล้านดอลลาร์ภายในปี 2573 เพราะระบบบันทึกเวลาเข้าออกงานอัตโนมัติมีประโยชน์มากกว่าที่คิด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของ ค่าใช้จ่ายในการบริหารที่ต่ำลง ลดการปฏิบัติที่ผิดจรรยาบรรณ การจัดการเรื่องวันเวลาการลางาน และการคำนวณเงินเดือนที่แม่นยำเป็นกลางมากขึ้น

5. บันทึกเวลาทำงานผ่านระบบสมาร์ทโฟนได้ จะกลายเป็นเรื่องปกติ

ปัจจุบันโทรศัพท์มือถือได้กลายเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตของเราไปแล้ว ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจเลยที่อุปกรณ์เหล่านี้จะถูกนำมาใช้เพื่อเป็นตัวช่วยในการติดตามบันทึกเวลาทำงาน นักพัฒนาซอฟต์แวร์จึงตอบสนองความต้องการ ด้วยการเพิ่มเครื่องมือตรวจสอบเวลาการทำงาน หรือใช้ GPS บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ต่าง ๆ ได้ เช่น รูปแบบของแอพลงเวลาทำงาน หรือการล็อกอินผ่านเว็บแบบ Mobile Friendly เพื่อให้พนักงานสามารถใช้ลงชื่อเข้างาน ขอลางาน และเข้าถึงฟังก์ชันอื่น ๆ ได้เพียงปลายนิ้วสัมผัส

6. พนักงานสามารถจัดการข้อมูลบันทึกเวลางานได้ด้วยตัวเอง

พนักงานสามารถจัดการข้อมูลบันทึกเวลาทำงานได้ด้วยตัวเอง ไม่ว่าจะเป็นการขอลา การเปลี่ยนแปลงกะทำงาน เพราะด้วยกระบวนการแบบเก่านั้นต้องใช้เวลานาน และเสียเวลาอย่างมาก เนื่องจากจำเป็นต้องรอการอนุมัติจากทีม HR แต่การนำระบบบันทึกเวลาเข้าออกมาใช้ จะสามารถช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ไม่ต้องยุ่งยาก และพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ได้ และยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพงานด้านธุรการ มีความโปร่งใส มีการอัปเดตข้อมูลพนักงานให้รู้แบบเรียลไทม์

7. ต้องสามารถวิเคราะห์และรายงานข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

ในท้ายที่สุด ข้อมูลต่าง ๆ จะช่วยให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลคำนวณวันและเวลาทำงานเพื่อนำไปคำนวณเงินเดือนพนักงานได้ง่ายขึ้น ระบบบันทึกเวลาเข้าออกอัตโนมัติยังช่วยให้องค์กรต่าง ๆ มองเห็นรูปแบบและแนวโน้มในข้อมูลของการบันทึกเวลาทำงานของพนักงานได้ ทำให้มองเห็นภาพรวมการทำงานและประสิทธิภาพของทีม นอกจากนี้ยังช่วยให้มองเห็นช่องโหว่ หรือสัญญาณบางอย่างที่อาจส่งผลกระทบต่อการทำงานได้ด้วย

ทั้ง 7 นี้เกี่ยวข้องอย่างไรกับระบบบันทึกเวลาเข้าออกในองค์กร

ไม่ต้องสงสัยเลยว่า บริษัทที่ปฏิเสธที่จะปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงหรือไม่พร้อมสำหรับเหตุการณ์ในอนาคต จะได้รับผลกระทบอย่างมากในปัจจุบัน องค์กรต่าง ๆ จึงต้องมีการปรับตัวและตามให้ทันกับแนวโน้มการทำงานในอนาคต ซึ่งจำเป็นต้องมีการใช้เทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพเข้ามาช่วยในการปรับตัวนี้ ดังนั้นองค์กรควรเลือกใช้ระบบบันทึกเวลาเข้าออกที่มีประสิทธิภาพ อย่าง โปรแกรมบริหารงานบุคคล Tiger eHR และเครื่องบันทึกเวลา ที่รองรับการทำงานในรูปแบบปัจจุบันได้อย่างครบถ้วน ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยจัดการบันทึกเวลาทำงานของพนักงานที่มีมาตรฐาน มีประสิทธิภาพ เชื่อถือได้ ไม่ว่าจะเป็น องค์กรขนาดเล็กหรือใหญ่ก็ไว้วางใจ เลือกใช้โปรแกรมและเครื่องบันทึกเวลาของ Tigersoft