แชร์เคล็ดลับการนำโปรแกรม erp ไปใช้กับองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ
การนำโปรแกรม erp ไปใช้งานกับองค์กรของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ มีวิธีเตรียมตัวและบริหารจัดการอย่างไรบ้าง

หากองค์กรของคุณกำลังมีแผนจะนำโปรแกรม erp เข้ามาใช้งานภายในองค์กร หรือกำลังอยู่ในช่วงเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม erp และยังขาดแนวทางในการนำโปรแกรม erp เข้ามาใช้งานกับองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ลองมาดูเคล็ดลับการนำโปรแกรม erp เข้ามาช่วยจัดการและบริหารงานภายในองค์กรของคุณ ให้สะดวกง่ายดายและเป็นระบบมากขึ้น

แชร์เคล็ดลับการนำโปรแกรม erp มาใช้งานในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

• ก่อนนำโปรแกรม erp มาใช้งานภายในองค์กร ควรมีการวางแผนงานอย่างรัดกุม โดยกำหนดเป้าหมาย รวมถึงแนวทางการใช้งานโปรแกรม erp อย่างละเอียด เช่น องค์กรของคุณมีแผนกอะไรบ้างที่ต้องมีส่วนเกี่ยวข้องกับการทำงานผ่านโปรแกรม erp, มีผู้ตัดสินใจและผู้ลงนามในเอกสารต่าง ๆ กี่คน, เอกสารแต่ละประเภทขององค์กรต้องผ่านขั้นตอนอะไรบ้าง, การออกเอกสารและการเดินเอกสารตามปกติของพนักงานในองค์กรเป็นอย่างไร และมีการเดินเอกสารไปยังแผนกใดในองค์กรบ้าง ซึ่งสิ่งเหล่านี้ควรมีการกำหนดให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้น เพื่อที่องค์กรจะได้ส่งมอบความต้องการหรือ Requirements ให้กับบริษัทผู้ให้บริการโปรแกรม erp ได้อย่างครบถ้วนและตรงตามวัตถุประสงค์การใช้งานโปรแกรม erp ขององค์กร

   

• องค์กรควรบริหารจัดการขั้นตอนการเปลี่ยนผ่านจากระบบการทำงานที่องค์กรเคยใช้ มาสู่การใช้งานโปรแกรม erp กับงานในส่วนต่าง ๆ ขององค์กรให้ดี เพราะในช่วงแรกของการเปลี่ยนผ่านมาใช้งานโปรแกรม erp นั้น พนักงานจะยังมีความสับสนกับการทำงานของโปรแกรม erp ทำให้ใช้งานไม่คล่อง จนอาจเกิดข้อผิดพลาดในการใช้งานแบบ human error ขึ้นได้ และยังอาจมีพนักงานที่ไม่ยอมรับการเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานมาสู่โปรแกรม erp แต่เมื่อเวลาผ่านไปสักระยะ เมื่อพนักงานเริ่มมีความคุ้นเคยกับโปรแกรมมากขึ้นแล้ว ก็จะสามารถใช้งานได้อย่างง่ายดายและราบรื่นขึ้น ซึ่งในระหว่างที่รอให้พนักงานคุ้นเคยกับการใช้งานโปรแกรม erp องค์กรก็ควรจัดอบรมให้ความรู้, ทำเวิร์คช็อป หรือทำคู่มือประกอบการใช้งานโปรแกรม erp ที่เข้าใจง่าย เตรียมไว้ให้พนักงานด้วย ก็จะช่วยให้การเปลี่ยนผ่านระบบการทำงานมาสู่โปรแกรม erp มีประสิทธิภาพและราบรื่นมากขึ้น

   

• หลังจากติดตั้งโปรแกรม erp แล้ว ควรจัดระเบียบและขั้นตอนการทำงานของแต่ละแผนกในองค์กรให้สอดคล้องไปกับโปรแกรม erp เพราะการเปลี่ยนจากขั้นตอนการทำงานแบบเดิม มาสู่การใช้งานโปรแกรม erp อาจมีการลดขั้นตอนบางอย่างในกระบวนการทำงานให้น้อยลง เช่น แต่เดิมการที่พนักงานจะเบิกเงินสด Petty Cash จากฝ่ายบัญชี จะต้องกรอกแบบฟอร์มกระดาษหรือแบบฟอร์มออนไลน์ต่าง ๆ ที่ไม่ใช่โปรแกรม erp พร้อมแนบใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินจากร้านค้าหรือผู้ให้บริการต่าง ๆ และนำเอกสารการเบิกเงินไปให้ผู้บังคับบัญชาเซ็นต์ แล้วจึงนำไปยื่นให้ฝ่ายบัญชี แต่เมื่อเปลี่ยนมาใช้โปรแกรม erp พนักงานจะต้องทำการเบิกเงินสด Petty Cash ผ่านทางโปรแกรม erp โดยจะต้องมีการเข้าไปกรอกข้อมูลคำร้องการขอเบิกเงินและอัพโหลดเอกสารหลักฐานต่าง ๆ ลงในระบบของโปรแกรม erp จากนั้นเอกสารการเบิกเงินจะได้รับการอนุมัติตามลำดับขั้นตอนต่าง ๆ ที่วางระบบไว้ในโปรแกรม erp ทั้งการอนุมัติจากผู้บังคับบัญชาและแผนกบัญชี โดยที่พนักงานไม่ต้องเดินไปวางเอกสารบนโต๊ะหัวหน้างานหรือแผนกบัญชีให้ยุ่งยากอีกต่อไป ดังนั้นเรื่องการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนการทำงานหรือการเดินเอกสารภายในองค์กร หลังเปลี่ยนมาใช้โปรแกรม erp ทางองค์กรจะต้องมีการสื่อสารกับพนักงานให้ชัดเจน และมีการบังคับใช้อย่างจริงจัง

   

• องค์กรควรใช้โปรแกรม erp กับทุกส่วนงานขององค์กร เพื่อให้เกิดการเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างแผนกต่าง ๆ ภายในองค์กรอย่างสมบูรณ์แบบ เพราะหากแผนกหนึ่งใช้โปรแกรม erp แต่อีกแผนกหนึ่งไม่ใช้ หรือใช้แค่ไม่กี่ฟังก์ชั่น ข้อมูลทั้งหมดภายในองค์กรก็จะไม่สามารถเชื่อมโยงถึงกันได้ ส่งผลให้โปรแกรม erp ทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ เช่น ทางฝั่งโกดังสินค้ายังคงเซ็นต์รับสินค้าเข้าคลังด้วยวิธีการแบบแมนวล คือเซ็นต์รับบนเอกสารที่เป็นกระดาษ โดยไม่ได้มีการคีย์ข้อมูลหรือยิงบาร์โค้ดเข้าโปรแกรม erp และยังคงเก็บเอกสารกระดาษนั้นไว้แบบอนาล็อก ไม่ได้เก็บข้อมูลแบบดิจิทัลไว้ในโปรแกรม erp ที่สามารถเรียกดูได้ตลอดเวลาแบบเรียลไทม์ หากเป็นดังนี้ก็จะทำให้ข้อมูลในส่วนของคลังสินค้า ขาดการเชื่อมโยงเข้ากับข้อมูลของแผนกอื่น ๆ ภายในองค์กรที่จัดเก็บไว้ในโปรแกรม erp และส่งผลให้โปรแกรม erp ทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพอย่างที่องค์การวางแผนไว้

   

• ควรวางแผนการใช้โปรแกรม erp ในระยะยาว และวางแผนภาพรวมทั้งหมดให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น
  • จะมีการขยายสาขาหรือเปิดบริษัทเพิ่มหรือไม่ หากมีแนวโน้มหรือมีแผนการขยายธุรกิจ ก็ควรวางระบบการทำงานของโปรแกรม erp ให้ครอบคลุมและพร้อมรองรับการขยายตัวของธุรกิจตั้งแต่ต้น

     

  • จะมีการนำโปรแกรมอื่น ๆ เช่น โปรแกรม CRM (Customer Relationship Management) หรือ โปรแกรม SCM (Supply Chain Management) เข้ามาใช้งานร่วมกับโปรแกรม erp หรือไม่ หากวางแผนว่าจะมีการนำโปรแกรมอื่น ๆ เข้ามาใช้ร่วมกันในอนาคต ก็ควรเตรียมความพร้อมของโปรแกรม erp เอาไว้ เพื่อให้สามารถรองรับการเชื่อมโยงข้อมูลและถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบได้

     

  • ควรวางแผนด้านต้นทุนในการติดตั้งและต้นทุนในการบำรุงดูแลรักษาระบบของโปรแกรม erp ให้รัดกุม เพื่อการตัดสินใจเลือกประเภทของการจัดเก็บข้อมูล ว่าควรเลือกใช้โปรแกรม erp แบบ On-premise หรือโปรแกรม erp On-cloud จึงจะเหมาะกับงบประมาณและรูปแบบการเก็บรักษาข้อมูลขององค์กรมากที่สุด

หากคุณมีการวางแผนอย่างเป็นระบบและรัดกุม ในการนำโปรแกรม erp เข้ามาใช้งานตั้งแต่เริ่มต้น และกำหนดเป้าหมายของการใช้งานอย่างชัดเจน การใช้งานโปรแกรม erp ภายในองค์กรของคุณก็จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น และสามารถใช้งานโปรแกรม erp ได้ตรงตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้

และหากคุณกำลังมองหาโปรแกรม erp ที่มีประสิทธิภาพ ที่สามารถช่วยให้คุณบริหารจัดการการทำงานภายในองค์กรได้อย่างเป็นระบบมากขึ้น ขอแนะนำ SAP Business One โปรแกรม erp มาตรฐานสากลจากบริษัท Tigersoft ที่จะเข้ามาช่วยจัดการงานบัญชี การเงิน งานภาษี และคลังสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดขั้นตอนการทำงาน ช่วยประหยัดทั้งงบประมาณและเวลาในการทำงาน อีกทั้งยังมีความแม่นยำในการทำงาน เพราะเพิ่มฟังก์ชั่นหลายอย่างที่ช่วยสนับสนุนการทำงานขององค์กรให้ลื่นไหลขึ้น เมื่อคุณใช้ SAP Business One โปรแกรม erp ของ Tigersoft บริษัทของคุณจะสามารถขยายตัวได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการบริหารจัดการแต่อย่างใด