leave-management-system-for-HRการจัดการวันลาของพนักงาน เป็นปัญหาที่ฝ่ายบุคคลต้องเจอ ทั้งการลืมแจ้งลา การใช้สิทธิ์วันลาเกินโควตาที่ได้รับ ซึ่งเป็นปัญหาที่ฝ่ายบุคคลต้องทุ่มเทในการพยายามอธิบาย และแก้ไขข้อมูลในการคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน ระบบการลาออนไลน์ที่เชื่อมต่อกับระบบบันทึกข้อมูลเวลาทำงาน จะเป็นสิ่งที่เข้ามาเปลี่ยนแปลงการทำงานของฝ่ายบุคคลให้สะดวกรวดเร็ว ถูกต้องและแม่นยำมากยิ่งขึ้น

ระบบการลางานคืออะไร

ระบบการลางาน คือ ระบบหนึ่งที่มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าการบันทึกเวลาทำงาน เพราะการลางานไม่ว่าจะเป็นการลากิจ ลาป่วย ลาพักร้อน ย่อมส่งผลต่อ KPI ที่วัดประสิทธิภาพการทำงาน และการคำนวณเงินเดือนของพนักงาน ซึ่งพนักงานเองต้องเลือกใช้การลาให้ตรงกับความเป็นจริง ทั้งยังต้องตรวจสอบสิทธิในการลาของตนเองด้วย ซึ่งหากเป็นการลาฉุกเฉินหรือกะทันหัน หรือติดวันหยุด พนักงานอาจจะต้องส่งเรื่องขอลาในภายหลัง

แต่ถ้าหากมีแอปพลิเคชันหรือระบบการลาออนไลน์ เรื่องทั้งหมดนี้จะง่ายขึ้น พนักงานสามารถดำเนินการแจ้งลาออนไลน์ผ่านแอปพลิเคชันบนมือถือได้ทันที และฝ่ายบุคคลสามารถตรวจสอบได้โดยไม่ตกหล่นเหมือนการแจ้งลาด้วยเอกสาร ดังนั้นระบบลางานออนไลน์ผ่านแอปพลิเคชัน เป็นอีกหนึ่งฟีเจอร์ที่จำเป็นต้องมี เพราะจะช่วยให้พนักงานที่ไม่ได้นั่งทำงานประจำที่ออฟฟิศสามารถแจ้งลางานได้ผ่านมือถือของตัวเอง โดยไม่ต้องกังวลใจว่าฝ่ายบุคคลจะไม่เห็นใบแจ้งลา และยังสามารถตรวจสอบสิทธิ์การลาของตัวเองได้แบบเรียลไทม์อีกด้วย

ฝ่ายบุคคลต้องบริหารจัดการวันลาอย่างไรบ้าง

การบริหารจัดการวันลา อาจดูเหมือนเรื่องง่าย แค่ให้ทุกคนใช้ตามสิทธิโควตาวันลาของตนเอง ก็น่าจะไม่มีปัญหาแล้ว แต่ในความเป็นจริงการลางานนั้นมีปัญหาตามมามากมาย ทั้งคนที่ลาหยุดตรงกัน พนักงานไม่พอต้องจัดหาคนอื่นมาทำงานแทน ไปจนถึงการคำนวณเงินเดือนและค่าล่วงเวลา รวมถึงสวัสดิการอื่นๆ ที่พนักงานได้รับ เป็นความท้าทายที่ฝ่ายบุคคลต้องจัดการแก้ไข ซึ่งสิ่งที่ฝ่ายบุคคลควรทำมีดังนี้

1. ต้องสื่อสารกับพนักงานให้เข้าใจ

สิ่งที่ฝ่ายบุคคลต้องทำอย่างแรกคือการสื่อสารกับพนักงานเกี่ยวกับกฎระเบียบในการลาให้ชัดเจน เพราะการขาด ลา มาสาย ทุกอย่างมีผลต่อการคิดคำนวณเงินเดือนที่พนักงานได้รับในแต่ละเดือน รวมถึงการขึ้นเงินเดือน การเลื่อนตำแหน่งในอนาคต หากพนักงานพบปัญหาหรือดูแล้วจะมีปัญหา ต้องรีบชี้แจงอย่างชัดเจน เพื่อลดความรู้สึกคับข้องใจของพนักงาน

2. จัดสรรตารางเวลาให้ชัดเจน

การจัดสรรตาราง รวมถึงวันลาหรือวันหยุดของพนักงาน ฝ่ายบุคคลต้องคอยตรวจสอบและติดตามการลาของพนักงานอย่างสม่ำเสมอ โดยเฉพาะถ้าเป็นองค์กรขนาดใหญ่ มีโอกาสมากที่พนักงานบางคนอาจลาติดต่อกันหรือลาติดวันหยุดหลายคน ทำให้เพื่อนร่วมงานต้องทำงานติดต่อกันยาวนานจนเสียสุขภาพหรือเกิดความไม่พอใจระหว่างพนักงาน

3. สามารถตัดสินใจให้ลาได้หรือไม่ตามความเหมาะสม

แม้จะเป็นการใช้วันลาตามสิทธิ์ของพนักงาน แต่ถ้าหากส่งผลกระทบต่อการทำงานของคนอื่น หรือเป็นการลาที่ไม่สมเหตุสมผล ฝ่ายบุคคลอาจจะต้องปฏิเสธหรืออธิบายให้พนักงานเข้าใจ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาความไม่พอใจจากพนักงานคนอื่นๆ หรือการเลียนแบบกันด้วยเหตุผลไม่เหมาะสม

4. คำนวณเงินเดือนอย่างระมัดระวัง

การลาของพนักงาน อาจมีผลต่อการคำนวณเงินเดือนของพนักงานโดยตรง เพราะนอกจากเงินรายวันหรือรายเดือนที่พนักงานได้รับแล้ว ยังมีรายได้อื่นๆ เช่น ค่าล่วงเวลา ค่าอาหาร ค่าเดินทาง ฯลฯ ที่นำมาคำนวณเป็นรายได้ หากพนักงานลาหยุดไป อาจจะไม่ได้รับเงินในส่วนนี้

ระบบการลางานมีกระบวนการอย่างไร

ระบบลางานออนไลน์ มีกระบวนการไม่ยุ่งยาก เพียงพนักงานตรวจสอบสิทธิในการลาของตนเองและส่งแจ้งผ่านแอปพลิเคชันถึงฝ่ายบุคคลโดยตรง ซึ่งฝ่ายบุคคลจะตรวจสอบและแจ้งอนุมัติผ่านแอปพลิเคชันได้ทันที ซึ่งในกรณีที่ต้องมีการใช้เอกสารเพิ่มเติมเช่น กรณีลาป่วยติดต่อกันหลายวัน พนักงานสามารถส่งเอกสารใบรับรองแพทย์โดยถ่ายรูปแล้วส่งผ่านระบบให้ฝ่ายบุคคลได้ทันที

ระบบการลางาน เป็นฟีเจอร์ที่จำเป็นไม่น้อยกว่าระบบบันทึกข้อมูลเวลาทำงาน เพราะช่วยให้ฝ่ายบุคคลสามารถบริหารจัดการข้อมูลของพนักงานได้อย่างรวดเร็ว และสะดวกสบาย ทั้งยังช่วยลดข้อผิดพลาดในการตรวจสอบข้อมูล ลดความขัดแย้งจากความไม่เข้าใจของพนักงานในองค์กรเพราะพนักงานสามารถตรวจสอบข้อมูลเบื้องต้นได้ทางแอปพลิเคชัน ซึ่งเครื่องบันทึกเวลาทำงานของ Tigersoft สามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรมบริหารงานบุคคล TIGER eHR ให้พนักงานสามารถแจ้งลางานออนไลน์ได้ผ่านมือถือ และฝ่ายบุคคลสามารถแจ้งสลิปเงินเดือนส่งตรงถึงมือพนักงานได้ด้วยระบบออนไลน์ ให้การทำเงินเดือนของฝ่ายบุคคลง่ายขึ้น สะดวกขึ้น และประหยัดเวลามากยิ่งขึ้น