ระบบบันทึกเวลา หรือ Time Attendance System ถือเป็นโปรแกรมที่ใช้สำหรับเก็บค่าข้อมูล จากการสแกนลายนิ้วมือ รูดบัตร หรือเครื่องบันทึกเวลาต่าง ๆ ที่จะบันทึกเวลาเข้าออกของบุคลากรในองค์กร และนำไปใช้ในการคำนวณเวลาทำงาน เช่นการ ขาด ลา มาสาย และนำข้อมูลในส่วนที่ได้จากระบบบันทึกเวลา ไปคำนวณการจ่ายเงินเดือนต่อนั่นเอง และมีเทคนิคการใช้งานระบบบันทึกเวลาสำหรับพนักงานอย่างไร ให้ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เรามีคำตอบให้คุณ

เหตุใดองค์กรจึงเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมลงเวลาทำงาน

การบริหารบุคคล หรือฝ่าย HR ต่างทราบดีว่าการนำการเปลี่ยนแปลงอะไรก็ตามเข้าไปใช้ในองค์กรอาจจะดูเป็นเรื่องที่ยาก และการเปลี่ยนไปใช้โปรแกรม หรือซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวกับระบบการบันทึกเวลาเข้างานแบบใหม่นั้น ก็ไม่ต่างกัน ทำให้บุคลากรในองค์กรต้องเริ่มต้นเรียนรู้ใหม่ และเหตุผลที่องค์กรเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมลงเวลาทำงานในระบบการเข้างานแบบใหม่นั้น อาจเป็นไปได้หลายสาเหตุ องค์กรอาจเปลี่ยนไปใช้ระบบบัญชีเงินเดือนแบบใหม่ที่ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์แบบเก่าได้ ทำให้ต้องมีการปรับเปลี่ยนการใช้ระบบและโปรแกรมลงเวลาทำงานใหม่ หรืออาจจะด้วยเหตุผลอื่น ๆ เช่น

• ผลตอบแทนจากการลงทุนต่ำ : ระบบที่มีอยู่ไม่ได้ให้มูลค่าเพียงพอ ที่จะปรับลดต้นทุนให้เหมาะสมกับปัจจุบันได้
• การใช้งานไม่ดี : ในบางกรณี โปรแกรมลงเวลาทำงาน อาจทำงานได้ไม่ดีนัก ทำให้สับสนในการใช้งาน และจัดการได้ยาก
• โปรแกรมหรือซอฟต์แวร์ที่ใช้ล้าสมัย : อาจมีการใช้แพลตฟอร์มหรือระบบการบันทึกเวลาเป็นแบบเก่าเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งไม่มีการอัปเดตซอฟต์แวร์ให้ทันสมัยเลย

เทคนิคการใช้งานระบบบันทึกเวลา ให้มีประสิทธิภาพ

เทคนิคการเลือกใช้ระบบบันทึกเวลาแบบใหม่ให้มีประสิทธิภาพนั้น อาจต้องดูในหลายปัจจัย ให้เข้ากับการทำงานและบุคลากรในองค์กรของคุณ โดยอาจจะใช้ 4 เทคนิคนี้ในการพิจารณาเลือกใช้โปรแกรมลงเวลาทำงานให้เหมาะสมกับการแก้ปัญหาในองค์กรของคุณ

1. ตรวจสอบความต้องการซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกัน

การตรวจสอบความต้องการของระบบบันทึกเวลา เป็นอีกกระบวนการที่เป็นการสร้างโอกาสให้พนักงาน บุคลากร และฝ่ายบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล ร่วมมือกันคัดเลือกระบบซอฟต์แวร์โปรแกรมลงเวลาทำงานด้วยกัน แทนที่ฝ่ายบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลจะค้นหาและตรวจสอบอยู่ฝ่ายเดียว ดังนั้นฝ่ายบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลควรใส่ใจและให้เวลาในการค้นหาตัวเลือกซอฟต์แวร์โปรแกรมลงเวลาทำงาน เพื่อให้แน่ใจว่าวิธีแก้ปัญหาที่องค์กรเลือกนั้น ไม่เพียงแต่ตอบสนองความต้องการของฝ่ายทรัพยากรบุคคล แต่ยังตอบสนองความต้องการของพนักงานหรือบุคลากรในองค์กรได้ด้วย

2. เรียนรู้ซอฟต์แวร์การเข้างานก่อนสอน

เมื่อเลือกซอฟต์แวร์โปรแกรมลงเวลาทำงานได้แล้ว ฝ่ายบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลควรมีความเชี่ยวชาญในการใช้ซอฟต์แวร์ก่อนที่จะนำไปใช้กับพนักงาน ควรต้องให้เวลากับการเรียนรู้การใช้โปรแกรมใหม่ เพื่อจะได้รู้ว่ามีปัญหาอะไรเกิดขึ้นบ้าง และหาแนวทางการแก้ไขที่เหมาะสม เมื่อฝ่าย HR มีความเชี่ยวชาญในการใช้งานโปรแกรมลงเวลาทำงานแล้ว จึงค่อยจัดอบรมความรู้และวิธีใช้โปรแกรมลงเวลาทำงานให้กับพนักงานทุกฝ่าย และทางฝ่าย HR อาจรวมวิธีการใช้งานโปรแกรมลงเวลาทำงานลงในคู่มือของพนักงาน หรือตัวเก็บข้อมูลส่วนกลางด้วย เพื่อให้พนักงานสามารถเข้ามาศึกษาหาข้อมูลและวิธีใช้งานโปรแกรมลงเวลาทำงานได้อยู่เสมอ

3. จัดการอธิบายการเลือกซอฟต์แวร์ที่ต้องการใช้ในองค์กร

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรวางแผนสื่อสารการเลือกซอฟต์แวร์ขององค์กรให้กับพนักงานทุกคนได้รับทราบโดยทั่วกัน และฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรอธิบายว่าซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมลงเวลาทำงานตัวใหม่ขององค์กรนั้นสามารถแก้ปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างไร และมีข้อดีข้อเสียอย่างไร ทำไมถึงต้องมีการเปลี่ยนไปใช้ซอฟต์แวร์ตัวใหม่เป็นเพราะสาเหตุอะไร ควรมีการแจ้งเหตุผลและวัตถุประสงค์อย่างชัดเจนให้แก่พนักงานในองค์กรได้ทราบ

4. สาธิตการแก้ปัญหาด้วยโปรแกรมลงเวลาทำงานใหม่

สุดท้ายนี้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรสาธิตวิธีการทำงานของซอฟต์แวร์ระบบบันทึกเวลางานใหม่ให้กับพนักงานทุกคนได้รู้ เมื่อมีการแจ้งจุดประสงค์อย่างชัดเจนว่าองค์กรคาดหวังการใช้โปรแกรมลงเวลาทำงานต่อตัวพนักงานอย่างไร และทางฝ่ายทรัพยากรบุคคลควรเผื่อเวลาในการนี้โดยเฉพาะ พร้อมทั้งต้องเตรียมตอบข้อสงสัยต่าง ๆ เกี่ยวกับซอฟต์แวร์โปรแกรมลงเวลาทำงานใหม่ ที่พนักงานจะถามด้วย

สรุป เทคนิคการใช้งานระบบบันทึกเวลา ให้มีประสิทธิภาพ

เทคนิคการใช้งานระบบบันทึกเวลาให้มีประสิทธิภาพสำหรับพนักงานอย่างแรก คือต้องสำรวจก่อนว่าโปรแกรมที่ใช้อยู่นั้นได้มีการอัปเดตบ้างหรือไม่ หากไม่เคยมีการอัปเดตเลยควรเปลี่ยนไปใช้ระบบซอฟต์แวร์ตัวใหม่ โดยทำการหาข้อมูลเปรียบเทียบต่าง ๆ รวมถึงให้พนักงานทุกคนได้มีส่วนร่วมในการเลือกโปรแกรมเหล่านั้นด้วย เพื่อการใช้งานที่ง่ายและส่งผลดีต่อตัวพนักงานเอง หากสรุปการเลือกระบบบันทึกเวลาการทำงานได้แล้ว ควรมีการจัดอบรมทำการสอนใช้ตัวโปรแกรมลงเวลาทำงานแบบใหม่ให้กับพนักงาน เพื่อให้เกิดการทำงานที่มีคุณภาพมากขึ้น เพราะการเลือกใช้ระบบซอฟต์แวร์โปรแกรมลงเวลาทำงานที่มีประสิทธิภาพ ยังสามารถช่วยในด้านการทำงาน การถ่ายโอน และจัดเก็บข้อมูลในการคำนวณเงินเดือนมีความสะดวก รวดเร็วและแม่นยำมากขึ้นด้วย