5 วิธีที่ฝ่าย HR ควรรับมือ เมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันหรือภัยพิบัติในที่ทำงาน

เหตุการณ์ไม่คาดฝันในที่ทำงาน สิ่งที่ฝ่าย HR ต้องเตรียมตัวไว้เสมอ
ไม่ว่าจะเป็น แผ่นดินไหว น้ำท่วม ไฟไหม้ หรือโรคระบาด เหตุการณ์เหล่านี้อาจเกิดขึ้นโดยไม่ทันตั้งตัว และส่งผลกระทบต่อความปลอดภัยของพนักงาน ตลอดจนการดำเนินธุรกิจ ฝ่าย HR จึงมีบทบาทสำคัญในการบริหารความเสี่ยง พร้อมวางแผนให้พนักงานปลอดภัย และองค์กรเดินหน้าต่อได้อย่างราบรื่น

วิธีที่ 1: วางแผนรับมือเหตุฉุกเฉิน และฝึกซ้อมอย่างสม่ำเสมอ

องค์กรควรกำหนด แผนความปลอดภัย (Emergency Plan) พร้อมฝึกซ้อมรับมือกับเหตุการณ์ต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นภัยธรรมชาติ เหตุเพลิงไหม้ หรือการอพยพฉุกเฉิน โดยเฉพาะฝ่าย HR ควรเป็นศูนย์กลางในการประสานงาน
สิ่งที่ควรทำ:

• จัดทำคู่มือรับมือภัยพิบัติ พร้อมแจกจ่ายให้พนักงาน
• ฝึกซ้อมเหตุฉุกเฉินปีละ 1-2 ครั้ง
• ใช้ โปรแกรม HR แจ้งเตือนวันฝึกซ้อม และติดตามผลแบบเรียลไทม์
• บันทึกผลฝึกซ้อมเพื่อนำมาวิเคราะห์และปรับปรุง

การใช้โปรแกรม HR ช่วยให้ฝ่าย HR สามารถติดตามการเข้าร่วมของพนักงานในการฝึกซ้อม พร้อมรายงานผลได้แบบ Real-Time

วิธีที่ 2: จัดระบบข้อมูลพนักงานให้พร้อมใช้งานทันที

เมื่อเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉิน ข้อมูลพนักงาน เช่น เบอร์โทรฉุกเฉิน กลุ่มเลือด โรคประจำตัว ต้องสามารถเข้าถึงได้รวดเร็ว ซึ่ง โปรแกรม HR ที่ดีควรมีระบบจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้อย่างปลอดภัย และเรียกใช้งานได้จากอุปกรณ์พกพา
สิ่งที่ควรทำ:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลฉุกเฉินของพนักงานทุกคนอัปเดตเสมอ
• จัดหมวดหมู่ข้อมูลให้ชัดเจน เช่น รายชื่อผู้มีโรคประจำตัว ผู้หญิงตั้งครรภ์ หรือผู้สูงอายุ
• ใช้โปรแกรม HR ที่มีระบบคลาวด์เพื่อความสะดวกในการเข้าถึงในกรณีระบบในองค์กรล่ม
  
  

วิธีที่ 3: สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในภาวะวิกฤต

การสื่อสารคือกุญแจสำคัญระหว่างเมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน ฝ่าย HR ต้องสามารถสื่อสารกับพนักงานและผู้บริหารได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

สิ่งที่ควรดำเนินการทันทีหลังเกิดเหตุการณ์:

• แจ้งสถานการณ์ผ่านระบบแจ้งเตือนในโปรแกรม HR
• รายงานสถานะพนักงาน เช่น “ปลอดภัย/บาดเจ็บ/สูญหาย” ผ่านระบบติดตาม
• ส่งคำแนะนำหลังเหตุการณ์ เช่น การตรวจร่างกาย หรือการเข้ารับคำปรึกษา
  
  

การมี โปรแกรม HR ที่รองรับการส่งข้อความอัตโนมัติแบบกลุ่มช่วยลดภาระฝ่าย HR และทำให้การสื่อสารเป็นระบบ

วิธีที่ 4: ดูแลสภาพจิตใจพนักงานหลังเหตุการณ์

หลังจากเกิด เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน อาจส่งผลต่อจิตใจพนักงานไม่น้อยไปกว่าด้านร่างกาย ฝ่าย HR ต้องเข้าใจและมีแผนรองรับ เช่น จัดทีมที่ปรึกษา จัดกิจกรรมเยียวยาจิตใจ

แนวทางที่ควรทำ:

• ใช้โปรแกรม HR สร้างแบบสอบถามความเครียด หรือ PTSD เชิงลึกหลังเกิดเหตุ
• เปิดระบบนัดหมายสำหรับเข้ารับคำปรึกษาจากนักจิตวิทยา
• ส่งบทความให้กำลังใจหรือวิดีโอแนะแนวผ่านระบบ HR Portal

วิธีที่ 5: สร้างความต่อเนื่องของธุรกิจ (Business Continuity Plan)

หลังจากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันแล้ว องค์กรต้องกลับมาทำงานได้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ฝ่าย HR จึงควรมี BCP (Business Continuity Plan) ที่ชัดเจน โดยเฉพาะการจัดการกำลังคน

สิ่งที่ควรเตรียม:

• กำหนดทีมงานสำรองล่วงหน้าไว้ในระบบ HR
• วางแผน Work From Home ด้วยการเชื่อมโยงโปรแกรม HR เข้ากับระบบออนไลน์อื่นๆ
• ประเมินความพร้อมของพนักงานในการกลับมาทำงาน และจัดตารางงานล่วงหน้า

โปรแกรม HR ที่ดีควรสามารถวิเคราะห์ทรัพยากรบุคคล และช่วยให้ฝ่าย HR ตัดสินใจได้อย่างแม่นยำในสถานการณ์หลังภัยพิบัติในวันที่คาดไม่ถึงอย่างเหตุการณ์แผ่นดินไหว น้ำท่วม ไฟไหม้ หรือโรคระบาด โปรแกรม HR ไม่ได้เป็นเพียงเครื่องมือด้านบุคลากรทั่วไป แต่เป็นหนึ่งใน “ตัวช่วยสำคัญ” ที่ทำให้องค์กรคงอยู่และฟื้นตัวได้อย่างมีประสิทธิภาพ