ระบบ erp ช่วยให้ฝ่ายบัญชีทำงานง่ายขึ้นอย่างไร

เปิดฟังก์ชั่นการทำงาน ระบบ erp ของ SAP Business One ที่จะช่วยให้ทุกงานด้านการเงินและการบัญชีของบริษัทเป็นเรื่องง่าย

หากบริษัทของคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดกลาง การจัดการข้อมูลทางบัญชีต่าง ๆ อาจมีการจัดการที่ยังไม่เป็นระบบดีนัก เพราะบางบริษัทอาจใช้วิธีแบบแมนวล เช่น กรอกรายรับรายจ่ายและข้อมูลทั้งหมดลงในไฟล์เอกสาร Excel หรือบางบริษัทอาจใช้แพลตฟอร์มด้านบัญชีต่าง ๆ เข้ามาช่วย ซึ่งแม้จะช่วยให้ทำงานด้านบัญชีได้เร็วขึ้น เช่น การออกใบวางบิลและใบกำกับภาษีให้ลูกค้า แต่ก็อาจประสบปัญหาในเรื่องการเชื่อมโยงข้อมูลของทุกฝ่ายเข้าไว้ด้วยกัน อีกทั้งยังอาจจะประสบกับความยุ่งยากในการจัดการเอกสารทางภาษี แต่หากคุณเปลี่ยนมาใช้ระบบ erp จัดการข้อมูลทางด้านบัญชีและภาษีของบริษัท ทุกอย่างก็จะง่ายดายขึ้น เพราะระบบ erp มีฟังก์ชั่นการใช้งานที่ครอบคลุมทุกเรื่องที่เกี่ยวการเงิน บัญชีและภาษีของบริษัท

โปรแกรมบัญชีของระบบ erp ช่วยให้บริษัทสามารถจัดการเรื่องใดได้บ้าง

• ระบบ erp ช่วยจัดการเรื่องเอกสารการขายตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ
  เมื่อมีการขายสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้า ระบบ erp จะช่วยในการออกเอกสารการขายต่าง ๆ ตั้งแต่ใบเสนอราคา (Quotation), ใบสั่งซื้อ, (Purchase Order หรือใบ PO), ใบวางบิล (Invoice) ซึ่งมีทั้งใบวางบิลงวดเดียวและใบวางบิลแบบแบ่งการเก็บเงินเป็นงวด ๆ รวมถึงการออกใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษี โดยมีการบันทึกสถานะการรับเงินเอาไว้ทั้งหมด เพื่อให้ฝ่ายขายและฝ่ายบัญชีสามารถติดตามยอดเงินจากรายการขายได้อย่างสะดวก และยังช่วยให้ทราบสถานะลูกหนี้ของลูกค้าแต่ละราย ว่ารายการขายมีการชำระเงินเข้ามาแล้ว หรือยังไม่มีการชำระเงิน/ชำระเงินไม่ครบ รวมถึงการยกเลิกใบแจ้งหนี้ ซึ่งระบบ erp จะช่วยให้การติดตามทวงถามลูกหนี้เป็นไปได้สะดวกขึ้น นอกจากนี้ระบบ erp ยังมีการสรุปรายงานข้อมูลภาษีขายและภาษีมูลค่าเพิ่มในแต่ละเดือน เพื่อใช้ในการยื่นสรรพากร โดยฝ่ายบัญชีสามารถเรียกดูข้อมูลทั้งหมดในแต่ละเดือนได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
  
  
• ระบบ erp ช่วยจัดการเรื่องรายการซื้อของบริษัท
  เมื่อบริษัทมีรายการซื้อเกิดขึ้น ทั้งการซื้อสินทรัพย์ต่าง ๆ ได้แก่ สินทรัพย์ถาวรและวัสดุสำนักงาน รวมถึงการซื้อวัตถุดิบและอุปกรณ์ที่ใช้ในกระบวนการผลิต และการจ่ายค่าบริการต่าง ๆ ให้แก่บุคคลธรรมดาและนิติบุคคล โดยระบบ erp จะบันทึกรายจ่ายต่าง ๆ, ภาษีซื้อ, ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ไว้ในระบบ และระบบ erp ยังช่วยในการบริหารจัดการสินทรัยพ์ต่าง ๆ ของบริษัท เริ่มตั้งแต่รายงานการได้มาของสินทรัพย์, การคิดค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ และการนำสินทรัพย์นั้น ๆ ไปใช้ เพื่อให้บริษัทสามารถตรวจสอบต้นทุนของบริษัทได้อย่างสะดวก และฝ่ายบัญชีสามารถจัดการค่าใช้จ่ายทางบัญชีและค่าใช้จ่ายทางภาษีได้รวดเร็วขึ้น เพราะทุกอย่างถูกนำมารวมไว้ด้วยกันในระบบ erp

• ระบบ erp ช่วยในการตรวจสอบต้นทุนการดำเนินงานและการจัดสรรงบประมาณของบริษัท
  เมื่อบริษัทของคุณมีการจัดทำโครงการต่าง ๆ เช่น โครงการปรับปรุงอาคารของบริษัท, โครงการส่งเสริมการตลาดของผลิตภัณฑ์ หรือโครงการ CSR เพื่อประชาสัมพันธ์บริษัท และมีการเบิกจ่ายเงินสำหรับค่าใช้จ่ายในโครงการนั้น ๆ ระบบ erp จะบันทึกทุกรายจ่ายของแต่ละโครงการเอาไว้อย่างละเอียดและเป็นระเบียบ ด้วยเหตุนี้ระบบ erp จึงช่วยให้บริษัทสามารถตรวจสอบต้นทุนของแต่ละโครงการได้โดยง่าย ไม่ว่าจะเป็นโครงการของแผนกใดในบริษัทก็ตาม ซึ่งจะทำให้การจัดสรรงบประมาณง่ายขึ้นด้วย อีกทั้งระบบ erp ยังช่วยป้องกันการทุจริตได้เป็นอย่างดี เพราะทุกรายจ่ายจะถูกบันทึกไว้อย่างละเอียดและเป็นระบบ
  
  

จุดเด่นของระบบ erp ในการทำงานด้านบัญชี

• ระบบ erp ช่วยในการดำเนินงานรายการซื้อและรายการขายตั้งแต่ต้นจนจบครบทั้งกระบวนการ ทั้งในด้านการออกเอกสารและการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ที่สามารถเรียกดูได้อย่างสะดวกแบบเรียลไทม์
  
  ไม่ว่าบริษัทของคุณจะมีกี่แผนก กี่สาขา หรือกี่บริษัทย่อย ระบบ erp ก็สามารถรวบรวมข้อมูลด้านงบการเงิน การทำบัญชี รายจ่าย ต้นทุน รายรับ และข้อมูลด้านภาษีไว้ในระบบ erp อย่างครบถ้วนในที่เดียว หมดปัญหาข้อมูลการเงินกระจัดกระจายและเรียกดูยาก ซึ่งอาจเป็นสาเหตุทำให้ข้อมูลเกิดการตกหล่นหรือเกิดการทุจริต
  
  
• ระบบ erp มีบริการด้านการเงิน อย่างครบครัน สามารถช่วยให้บริษัทจัดการใบแจ้งยอดธนาคารได้อย่างสะดวกรวดเร็ว เพราะบริษัทสามารถตั้งวันและเวลาชำระเงินแบบ Electronic Banking ได้แบบอัตโนมัติในรูปแบบการชำระเงินที่ทางธนาคารกำหนด ช่วยให้บริษัทประหยัดเวลาในการทำธุรกรรมกับทางธนาคารได้มาก และยังรองรับการทำธุรกรรมจากหลายสกุลเงิน ในกรณีที่บริษัทมีการทำการค้าหรือทำธุรกรรมกับบริษัทต่างชาติ
  
  
• ระบบ erp มีความปลอดภัยสูงในการเก็บรักษาข้อมูล
  
  
• ระบบ erp เป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นสูง โดยแต่ละบริษัทสามารถนำระบบ erp ไปปรับใช้ให้เข้ากับรูปแบบการทำงานของบริษัท และปรับให้เข้ากับความต้องการของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ ก็สามารถใช้งานระบบ erp ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  
  
• ระบบ erp ไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้งานระบบ และยังสามารถเก็บข้อมูลการเงินและข้อมูลด้านการบัญชีของบริษัทได้ไม่จำกัด
  
  
• ระบบ erp สามารถเลือกใช้ได้ 2 รูปแบบ ได้แก่ แบบ On-cloud ที่มีการจัดเก็บข้อมูลไว้ในระบบ Cloud ของผู้ให้บริการระบบ erp และการใช้งานระบบ erp แบบ On-premise ที่จะมีการติดตั้งระบบ erp ไว้กับเซิร์ฟเวอร์ภายในขององค์กร และดูแลรักษาระบบ erp โดยบุคลากรขององค์กรเอง

หากบริษัทของคุณต้องการให้การจัดการด้านการเงินและการบัญชี เป็นเรื่องที่ง่ายและสะดวกขึ้น รวมถึงต้องการประหยัดเวลาในการทำงาน ลดการใช้กระดาษ และป้องกันปัญหาการตกหล่นของเอกสาร ที่อาจทำให้คุณประสบปัญหาในการทำงบการเงิน เพียงปรับเปลี่ยนมาใช้ SAP Business One ระบบ erp ที่ถูกออกแบบมาให้สามารถรองรับการทำงานได้ทั้งบริษัทขนาดเล็กและบริษัทขนาดกลาง ตอบโจทย์ทุกการทำงานด้านการเงินและการบัญชีของบริษัท และสามารถเชื่อมโยงทุกข้อมูลไว้ในระบบ erp เพียงที่เดียว ช่วยให้บริษัทประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย