เรียนรู้พร้อมเข้าใจ ประโยชน์และการใช้งานระบบ Time Tracking ในองค์กร เคล็ดลับวัดประสิทธภาพของบุคคลากร

Time Tracking หรือ เครื่องมือจับเวลา ที่จะทำงานโดยการวัดประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากร เพราะการทำงานนั้นต้องอยู่ภายใต้ขอบเขตของเวลา ทำให้ Time Tracking เป็นอีกตัวช่วยหนึ่งที่สามารถวัดประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรได้ และการใช้เวลาเป็นตัวชี้วัด KPI จึงทำให้เห็นผลได้อย่างดี ส่งผลให้ระบบ Tracking คือสิ่งสำคัญที่ทุกองค์กรควรต้องมีเพราะไม่ว่าจะทำงานอะไรก็ต้องอยู่ภายใต้ขอบเขตของเวลาทั้งสิ้น การใช้เวลาเป็นตัวชี้วัด KPI จึงสามารถวัดผลการทำงานได้อย่างชัดเจน อีกทั้งระบบ Time Tracking ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ด้วย ถือเป็นตัวชี้วัดหลักของการทำงานเลยก็ว่าได้

ระบบ Tracking คืออะไร

ระบบ Tracking คือ ระบบที่ช่วยในการติดตามและตรวจสอบขั้นตอนต่าง ๆ ในการทำงาน เมื่องานนั้นมีการกำหนดระยะเวลาในการทำงานอย่างชัดเจน โดยสามารถนำข้อมูลที่ได้จากเระบบ Tracking นำไปใช้วิเคราะห์สถานการณ์ล่วงหน้าได้ เนื่องจากข้อมูลจากระบบ Tracking คือข้อมูลที่มีรายละเอียดชัดเจน ครอบคลุมในทุกขั้นตอนการทำงาน ทำให้ลดขั้นตอนในการติดตามงานได้อย่างมาก

ประโยชน์ของระบบ Tracking มีอะไรบ้าง

ประโยชน์ของระบบ Tracking นั้นมีข้อดีมากมาย ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือใหญ่ ล้วนต้องมีการติดตามและตรวจสอบขั้นตอนการทำงานของบุคลากรด้วยกันทั้งสิ้น การใช้ระบบ Tracking จะสามารถช่วยให้คุณจัดการกับขั้นตอนเหล่านี้ได้ และยังมีข้อมูลที่น่าเชื่อถือ พร้อมทั้งยังอ้างอิงได้ ทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานมีการทำงานและได้ผลงานออกมาอย่างมีประสิทธิภาพ ส่งผลให้ระบบ Tracking คือ ระบบที่ให้ประโยชน์และจำเป็นกับการบริหารองค์กรอย่างมาก

1. ลดเวลาการทำงานเอกสารลงอย่างรวดเร็ว

การทำงานในทุก ๆ องค์กรล้วนมีงานเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้องอยู่เสมอ นอกจากงานเอกสารจะเป็นข้อมูลที่มีจำนวนเยอะแล้ว ยังทำให้การจัดเก็บรักษาเป็นไปได้ยาก หากข้อมูลตกหล่นหรือหายไป ก็ค่อนข้างยุ่งยากและต้องใช้เวลาในการตามหาพอสมควร ส่งผลให้บุคลากรต้องเสียเวลาไปกับงานส่วนนี้เกินความจำเป็น แต่ระบบ Time Tracking จะช่วยให้การทำงานทุกอย่างง่ายขึ้น เพราะช่วยจัดเก็บข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ รวมถึงมีการรักษาความปลอดภัยอย่างดี และไม่ต้องเสียเวลาไปกับการทำเอกสารที่เป็นกระดาษด้วย

2. สร้างภาพลักษณ์องค์กรให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น

การรับรู้ของลูกค้าสามารถสร้าง หรือทำลายองค์กรได้ ภาพลักษณ์ขององค์กรจึงเป็นส่วนสำคัญอย่างมาก การสร้างการรับรู้เกี่ยวกับองค์กรของคุณต่อสาธารณะจึงสำคัญ การใช้ระบบ Time tracking นั่นสามารถช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีด้านเทคโนโลยีให้กับองค์กรของคุณได้ เพื่อให้สาธารณะได้เห็นว่าองค์กรของคุณเป็นองค์กรที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีและเป็นมืออาชีพ ถือเป็นการตลาดที่ช่วยสนับสนุนให้ผู้คนรู้จักองค์กรของคุณ และนำไปบอกแบบปากต่อปากได้ ถือเป็นการสร้างภาพลักษณ์ขององค์กรได้เป็นอย่างดี

3. การคำนวณเงินเดือนกลายเป็นเรื่องง่าย

การใช้ระบบ Time tracking นั่นยังช่วยให้การทำงานของฝ่าย HR ทำงานได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ เพราะปกติแล้วการคำนวณเงินเดือนต้องให้ฝ่าย HR ดูจากใบลงเวลา เข้างาน ออกงาน ขาด ลา มาสาย หรือดูข้อมูลอื่น ๆ เพิ่มเติม ซึ่งถือเป็นการทำงานที่ใช้เวลาและค่อนข้างมีความยุ่งยากอย่างมาก แต่ระบบ Time tracking ที่อยู่ในโปรแกรม HR สามารถจัดการขั้นตอนเหล่านี้ให้ได้ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูล หรือการรวมสถิติที่มีการคิดคำนวณมาให้อย่างแม่นยำ ซึ่งช่วยให้ฝ่าย HR ทำงานในส่วนนี้น้อยลงไปมาก และไม่ต้องเสียเวลาในการรวมข้อมูลดังเดิม

4. จัดการเวลาทำงานของพนักงานแบบยืดหยุ่น

ในปัจจุบัน หลายองค์กรเริ่มปรับให้มีการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของเวลา หรือสถานที่ ยิ่งในสถานการณ์ที่พนักงานต้อง Work From Home เช่นนี้ การเข้าออกงานนั้นก็อาจมีการปรับเปลี่ยนไปต่างจากเดิม ในหลายองค์กรอาจจะต้องมากรอกเอกสารทุกครั้ง ทำให้สร้างความยุ่งยากต่อบุคลากรไม่น้อย การมีระบบ Time tracking จะช่วยให้ฝ่าย HR หรือหัวหน้างานเข้ามาเช็กงานเองได้เลย เนื่องจากการทำงานของระบบ Time tracking จะช่วยเก็บข้อมูลการเข้าออกของพนักงานแบบอัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลากับการบันทึกเวลางานแบบแมนนวลเช่นเดิม ส่งผลให้การคำนวณเงินเดือน จากการเข้าออกของพนักงานเป็นเรื่องง่ายมากขึ้นไม่ว่าสถานการณ์จะเป็นเช่นไรก็ตาม

สรุปประโยชน์ของระบบ Time Tracking

ประโยชน์ของระบบ Tracking คือ การติดตามเวลาการทำงานของพนักงาน แบบองค์กรสมัยใหม่ เพื่อลดเวลา และภาระในการตรวจสอบเวลาเข้า – ออกงาน อย่างถูกต้อง แม่นยำ โดยไม่ต้องทวงถามหรือติดต่อกับบุคคลโดยตรงให้เกิดความยุ่งยาก และ ระบบ Time tracking ยังช่วยให้ภาพลักษณ์ขององค์กรดูดีขึ้น ดูเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีมากขึ้น และในด้าน HR ระบบ Time tracking ยังช่วยให้ฝ่าย HR ทำงานได้ง่ายขึ้น จากการลดขั้นตอนความยุ่งยากออกไปได้ รวมถึงยังสามารถจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้องแม่นยำ เป็นระเบียบ ทำให้ฝ่าย HR ขององค์กรทำงานได้ง่ายขึ้นอย่างมาก นี่เป็นเหตุผลว่าทำไมหลายองค์กรจึงจำเป็นต้องใช้ระบบ Time tracking นั่นเอง

หากองค์กรของคุณกำลังมองหาโซลูชัน HR Software ที่ตอบโจทย์ความต้องการ TigerSoft พร้อมให้บริการโซลูชัน HR Software ที่ครอบคลุมทุกความต้องการด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล อาทิ ระบบ HR Cloud, โปรแกรมเงินเดือน, โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์, โปรแกรมสลิปเงินเดือนออนไลน์, โปรแกรม Payroll, โปรแกรมเงินเดือน Payroll, โปรแกรมเงินเดือน excel, เครื่องทาบบัตร, เครื่องสแกนหน้าเข้างาน, เครื่องสแกนนิ้ว, เครื่องสแกนลายนิ้วมือ, เครื่องสแกนหน้าระบบ Face Recognition รวมถึงอุปกรณ์ระบบรักษาความปลอดภัยสำหรับองค์กร เครื่องกั้นทางเดิน (Turnstile) ประตู Access Control (Access Control ประตู เข้า-ออก) Access Control ประตู ราคาคุ้มค่า ยกระดับองค์กรให้ก้าวสู่การเป็นองค์กรระดับชั้นนำได้อย่างมีประสิทธิภาพและยั่งยืน

สนใจหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ โปรแกรม HR หรือ HR Software สามารถติดต่อไทเกอร์ซอฟท์ได้ที่

อ่านบทความอื่น ๆ จากไทเกอร์ซอฟท์ คลิกที่นี่