ทำความรู้จัก Knowledge Management System ระบบ KMS การจัดการความรู้ภายในองค์กร

ระบบ KMS (Knowledge Management System) เครื่องมือจัดการองค์ความรู้ในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ

‘ความรู้’ นั้นสำคัญไฉน?

รู้หรือไม่ องค์กรธุรกิจที่มีระบบจัดการความรู้ในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพนั้น สามารถเพิ่มกำไรให้กับธุรกิจได้มากกว่าเดิมถึง 10-40% ในขณะที่บางองค์กรธุรกิจที่ไม่มีการจัดการความรู้ในองค์กรเลย อาจสร้างความเสียหายให้กับองค์กรในลักษณะของการขาดทุนได้มากกว่าที่คุณคาดคิด โดยพบว่าองค์กรธุรกิจต่างๆ ใน Fortune 500 ที่ไม่มีระบบจัดการความรู้ในองค์กร สูญเสียรายได้สูงถึง 31,500 ล้านเหรียญดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อปีเลยทีเดียว

จะเห็นได้ว่าการประยุกต์ใช้องค์ความรู้ในองค์กร ส่งผลกระทบถึงการดำเนินธุรกิจอย่างแน่นอน และจะเป็นอย่างไรหากความรู้ทั้งหมดเกี่ยวกับการดำเนินธุรกิจขององค์กร กระจุกอยู่แค่เพียงกับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง หรือ ถูกสงวนไว้เฉพาะในกลุ่มบุคลากรเพียงบางกลุ่มเท่านั้น องค์ความรู้เหล่านั้นก็จะไม่มีการต่อยอดองค์สู่มุมมองใหม่ๆ และเมื่อบุคลากรที่มีความรู้เหล่านี้เกษียณอายุงาน หรือ มีความจำเป็นต้องลาออกไป องค์กรบริษัทก็จะขาดความมั่นคง ไม่สามารถจัดการแก้ไขปัญหาด้วยตัวเองได้ ขาดความเชี่ยวชาญในการดำเนินธุรกิจทันที และนี่คือเหตุผลที่ทุกองค์กรธุรกิจต้องมีระบบ KMS หรือ Knowledge Management System ที่ดีและมีประสิทธิภาพ

ความรู้องค์กร Knowledge Management System คือความรู้แบบไหนนะ?

ความรู้องค์กร คือ ความรู้เฉพาะสำหรับองค์กร เป็นความรู้ทางเทคนิคที่จำเป็นต่อกระบวนการตัดสินใจในการดำเนินงาน และเป็นความรู้ที่บุคลากรในองค์กรทุกคนควรรู้ เพื่อให้สามารถดำเนินงานได้อย่างสอดคล้องกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ 

ความรู้องค์กรส่วนใหญ่ได้มาจากประสบการณ์ การแบ่งปันแลกเปลี่ยน การประยุกต์ใช้ความรู้ในการทดลอง วิจัย ศึกษาค้นคว้า รวมถึงการประสบความล้มเหลว หรือได้รับความสำเร็จของการทำโครงการต่างๆ ที่ผ่านมา ตลอดจนความรู้ที่เป็นทรัพย์สินทางปัญญา เช่น ความรู้ในการออกแบบผลิตภัณฑ์ หรือ ความรู้ในการผลิตโดยนำไปใช้สูตรสารเคมีต่างๆ เป็นต้น

บุคลากรในองค์กรมีหน้าที่ศึกษาความรู้ต่างๆ ในองค์กร เพื่อให้สามารถดำเนินงานได้อย่างสอดคล้องกับรูปแบบการทำงานเดิม ไปพร้อมๆ กับการนำความรู้ที่ได้ไปสร้างสรรค์ต่อยอดให้เกิดเป็นนวัตกรรมใหม่ๆ สู่การสร้างประโยชน์ให้กับธุรกิจ และเป็นส่วนสำคัญในการผลักดันธุรกิจให้เกิดความเจริญก้าวหน้า ไม่หยุดนิ่งอยู่กับที่ ซึ่งการที่บุคลากรในองค์กรจะสามารถนำความรู้ต่างๆ ไปต่อยอดได้ ก็ต้องมาจากระบบการจัดการองค์ความรู้ภายในองค์กรที่เอื้อต่อการเข้าถึงความรู้ได้อย่างง่ายดายนั่นเอง

ทำไมทุกองค์กรจึงควรจัดระบบความรู้องค์กร

การจัดเก็บองค์ความรู้ขององค์กรไว้อย่างเป็นระบบระเบียบ จะทำให้บุคลากรสามารถเข้าถึงความรู้ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย โดยเฉพาะบุคลากรที่เพิ่งย้ายเข้ามาร่วมงานใหม่ เมื่อได้เรียนรู้งานอย่างเป็นระบบ ก็จะใช้ความรู้ความสามารถในการเพิ่มผลประโยชน์ให้กับธุรกิจได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้นเท่านั้น อีกทั้งยังช่วยส่งเสริมให้บุคลากรทุกคน สามารถปฏิบัติงานได้อย่างเป็นมืออาชีพ กระตุ้นให้ทุกคนในองค์กรคอยศึกษาหาความรู้ ฝึกฝนสร้างทักษะใหม่ๆ ให้ตัวเองเพื่อพัฒนาผลงาน และเพิ่มความถนัดในการทำงานเฉพาะด้านให้มีความเชี่ยวชาญมากยิ่งขึ้น

ระบบ KMS หรือ Knowledge Management System คืออะไร

ระบบ KMS หรือ Knowledge Management System คือ การนำเอาความรู้องค์กรที่มีอยู่ แต่กระจัดกระจาย หรือ กระจุกอยู่กับบุคลากรคนใดคนหนึ่ง ให้ย้ายเข้ามาอยู่ภายใต้ระบบเดียวกัน ซึ่งจะเป็นระบบรวบรวมองค์ความรู้ทั้งหมดที่มีอยู่ในองค์กร ทำให้บุคลากรทุกคนในองค์กรนั้นๆ สามารถเข้าถึงองค์ความรู้ต่างๆ เพื่อนำไปพัฒนาตนเองให้เกิดความเชี่ยวชำนาญในการดำเนินงาน

การจะเข้าถึงข้อมูลองค์ความรู้ทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว และหาความรู้ได้ง่าย แน่นอนว่าต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยวางระบบแบบแผน ระบบ KMS คือระบบจัดการความรู้ออนไลน์ โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับวิธีการจัดเก็บข้อมูล มีระบบการค้นหาที่สะดวก รวดเร็ว และแม่นยำสูง สามารถค้นหาคำถามและคำตอบทั่วไปได้อย่างรวดเร็ว มีระบบ Q&A ที่ทรงประสิทธิภาพ ผู้ใช้งานสามารถเข้าถึงความรู้ได้จากทุกอุปกรณ์ ตอบโจทย์ชีวิตการทำงานของโลกแห่งยุคเทคโนโลยี 

ระบบ KMS ยังสามารถเชื่อมต่อองค์ความรู้ให้เข้ากับระบบอื่นๆ ได้อีกหลากหลาย เพื่อให้ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในธุรกิจทุกคนสามารถทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น ไม่ว่าใคร ทำงานตำแหน่งอะไร ก็สามารถรับข้อมูลความรู้ขององค์กรได้อย่างเท่าเทียม ทั้งหมดนี้รวมกันแล้วจะสามารถสร้างระบบ KMS หรือ Knowledge Management System ที่มีประสิทธิภาพได้ 

การจัดการองค์ความรู้ในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ จะทำให้องค์กรธุรกิจพบข้อได้เปรียบทางธุรกิจ พนักงานสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับแนวทางการดำเนินธุรกิจได้ดียิ่งขึ้น จากองค์ความรู้ต่างๆ ที่จัดสรรไว้ให้ เพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพของผลงานได้อย่างเห็นผล ดังนั้นการมีระบบ KMS หรือ Knowledge Management System ที่มีประสิทธิภาพในองค์กร ถือเป็นกุญแจสำคัญของการพัฒนาธุรกิจให้ก้าวหน้า และล้ำเหนือคู่แข่งได้ 

ระบบ SmartKMS จาก Tigersoft เครื่องมือสำคัญที่จะช่วยจัดการฐานข้อมูลขนาดใหญ่ในองค์กรของคุณ ให้รวมอยู่ในศูนย์กลางจัดการข้อมูลในที่เดียว เพิ่มความสะดวก ใช้งานง่าย ค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วทันใจ สู่การนำองค์ความรู้ในองค์กรไปต่อยอด เพิ่มการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ดีขึ้น รองรับการใช้งานทั้งบนคอมพิวเตอร์และสมาร์ตโฟน ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็สามารถเข้าถึงองค์ความรู้ได้ทันทีที่ต้องการ

ระบบ SmartKMS จาก Tigersoft เชื่อมต่อกับโปรแกรมอื่นๆ ได้อย่างหลากหลาย เพิ่มขีดความสามารถในการวิเคราะห์องค์ความรู้ เปลี่ยนให้เป็นข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจในธุรกิจได้ ตัวอย่างเช่น เชื่อมต่อกับโปรแกรมการตลาด, โปรแกรมการจัดการในโรงพยาบาล หรือ โปรแกรมการวิเคราะห์ธุรกิจของบริษัทขนาดใหญ่ เป็นต้น

มาพร้อม SmartRobot ระบบปฏิบัติการด้วย AI ที่จะคอยประสานงานกับ SmartKMS และระบบ Natural Language Processing (NLP) คอยคำถามที่พบบ่อย หรือ Q&A ได้ทันที ตอบสนองความต้องการตลอด 24 ชั่วโมง ช่วยยกระดับการทำงานในองค์กรของคุณให้สามารถแก้ไขปัญหา และจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ธุรกิจของคุณต้องพร้อมลุยทุกการแข่งขัน สู้ด้วยองค์ความรู้ที่แข็งแกร่งตั้งแต่รากฐาน แม่นยำ ฉับไว รวดเร็วทุกการตัดสินใจ ใช้ระบบ SmartKMS จาก Tigersoft

สนใจหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Tigersoft

สามารถติดต่อไทเกอร์ซอฟท์ได้ที่