4 ปัญหาจากการทำโปรแกรมเงินเดือน Payroll ที่ชวนปวดหัวที่สุด

เปิด 4 ปัญหาที่ชวนปวดหัวที่สุดในการทำโปรแกรมเงินเดือน Payroll

เมื่อช่วงเวลาสิ้นเดือนวนกลับมาอีกครั้ง แน่นอนว่าหนึ่งในปัญหาที่ชวนปวดหัวมากที่สุดสำหรับฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคล หรือ HR ก็คงจะหนีไม่พ้นการคำนวณและจัดการกับเงินเดือน (Payroll) ของพนักงานทุกคนในองค์กรธุรกิจ ที่โดยส่วนใหญ่แล้วมักจะมีความซับซ้อนของข้อมูลทั้งในส่วนของฐานเงินเดือน ตลอดจนเวลาการทำงาน เวลาการทำโอที หรือการขาด ลา มา สาย ซึ่งจะส่งผลต่อเงินโบนัสและการหักเงินที่จะแตกต่างกันออกไปตามแต่ละบุคคล และหากยิ่งบริษัทหรือองค์กรธุรกิจไหนยังคงทำการคำนวณเงินเดือนด้วยระบบแมนนวล หรือใช้กระดาษบันทึกข้อมูลโดยไม่ได้มีการเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือน หรือโปรแกรม Payroll ที่มีประสิทธิภาพ ก็จะยิ่งทำให้การทำ Payroll เสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดหรือความล่าช้าที่ส่งผลกระทบต่อความไม่พอใจของพนักงานและความน่าเชื่อถือขององค์กรธุรกิจได้มากยิ่งขึ้น

วันนี้ TigerSoft จึงอยากชวนทุกคนมาดู 4 ปัญหาใหญ่ที่มักเกิดขึ้นจากการทำโปรแกรมเงินเดือน หรือโปรแกรม Payroll ที่ชวนให้ HR ปวดหัวมากที่สุด พร้อมด้วยวิธีการหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าวเพื่อช่วยให้การทำโปรแกรมเงินเดือนเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุดทั้งในองค์กรขนาดเล็กและขนาดใหญ่

4 ปัญหาใหญ่ชวนปวดหัวจากการทำโปรแกรมเงินเดือน Payroll

1. ความล่าช้าในการคำนวณเงินเดือนด้วยโปรแกรมเงินเดือน Payroll
การคำนวณเงินเดือนของพนักงานทุกคนภายในองค์กร ถือได้ว่าเป็นงานที่มีความซับซ้อนและต้องใช้เวลาในการดำเนินการที่ค่อนข้างมากในการคำนวณเงินค่าล่วงเวลา ค่าโบนัส และการหักเงิน ร่วมกับฐานเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน ก่อนที่จะทำการสั่งจ่ายเงินเดือนผ่านทางธนาคาร ส่งสลิปเงินเดือนให้กับพนักงาน หรือส่งเอกสารให้กับทางระบบประกันสังคม เพราะฉะนั้นแล้วหนึ่งในปัญหาสำคัญที่มักจะเกิดขึ้นจากการที่องค์กรไม่ได้มีการเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือน หรือโปรแกรม Payroll ที่มีประสิทธิภาพ คือ ปัญหาความล่าช้าในการทำงานและการคำนวณเงินเดือนของทางฝ่าย HR ที่ส่งผลให้การจ่ายเงินเดือนเกิดความล่าช้าตามไปด้วย

ซึ่งแน่นอนว่าปัญหาความล่าช้าในการคำนวณเงินเดือนขององค์กรนั้นก็สามารถแก้ไขได้ง่าย ๆ ด้วยการเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือน หรือโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ ที่มาพร้อมด้วยความสามารถในการคำนวณเงินเดือนจากฐานข้อมูลที่ได้จากเครื่องติดตามเวลา อาทิ เครื่องบันทึกเวลา หรือเครื่องสแกนลายนิ้วมือได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ ตลอดจนการช่วยคำนวณภาษี จัดทำสลิปเงินเดือน และเอกสารสำหรับระบบประกันสังคมที่มีประสิทธิภาพ เพราะฉะนั้นแล้วการเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือน หรือโปรแกรม Payroll จึงสามารถช่วยลดความยุ่งยากและซับซ้อนในการคำนวณเงินเดือน พร้อมช่วยทำให้พนักงานทุกคนได้รับเงินเดือนที่ถูกต้องและตรงต่อเวลาทุกเดือนอีกด้วย

2. ความผิดพลาดของการคำนวณเงินเดือนในการทำโปรแกรมเงินเดือน Payroll
นอกจากความล่าช้าในการคำนวณเงินเดือนแล้วนั้น อีกหนึ่งปัญหาสำคัญที่มักจะเกิดขึ้นในระหว่างการทำโปรแกรมเงินเดือน Payroll คือ ปัญหาเกี่ยวกับความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน ที่จะนำไปสู่การทำให้พนักงานเกิดความรู้สึกไม่เชื่อมั่นและไว้วางใจในบริษัท รวมถึงทำให้บริษัทต้องสูญเสียผลประโยชน์หรือประสบกับปัญหาครั้งใหญ่ที่อาจมีความรุนแรงถึงขั้นนำไปสู่การฟ้องร้องกันได้ เนื่องจากการทำงานที่มีความเกี่ยวข้องกับตัวเลขจำนวนมากมายนั้นย่อมมีความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดได้สูงมากกว่าการทำงานในรูปแบบอื่น ๆ และหากยิ่งบริษัทยังคงใช้การคำนวณเงินเดือนด้วยมือแทนการเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือน โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ ก็จะยิ่งทำให้โอกาสผิดพลาดนั้นสามารถเพิ่มขึ้นได้แบบทวีคูณ

เพราะฉะนั้นแล้วเพื่อเป็นการช่วยป้องกันความผิดพลาดของการคำนวณเงินเดือนเมื่อมีการทำโปรแกรมเงินเดือน Payroll ที่จะส่งผลกระทบต่อทั้งพนักงานและองค์กรธุรกิจ การปรับเปลี่ยนรูปแบบในการคำนวณเงินเดือนจากเดิมที่มีการคำนวณแบบแมนนวลหรือคำนวณด้วยมือ มาเป็นการใช้งานผู้ช่วยที่สำคัญอย่าง โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ หรือโปรแกรม Payroll ก็ถือได้ว่าเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยทำให้องค์กรสามารถลดโอกาสในการเกิดข้อพลาดเมื่อต้องทำการจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน และทำให้องค์กรยังคงสามารถรักษาความเชื่อมั่นและความไว้ใจจากพนักงานเอาไว้ได้อย่างดีที่สุด

3. ความน่าเชื่อของข้อมูลที่ใช้สำหรับการทำโปรแกรมเงินเดือน Payroll
อีกหนึ่งปัญหาสำคัญที่มักจะเกิดขึ้นเมื่อมีการทำโปรแกรมเงินเดือน หรือโปรแกรม Payroll แบบแมนนวลจากข้อมูลที่ถูกบันทึกลงบนแผ่นกระดาษ คือ ปัญหาเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลในส่วนของการบันทึกเวลาเข้า-ออกจากสถานที่ปฏิบัติงาน ตลอดจนสถานะการขาด ลา มา สาย ของพนักงานทุกคน เพราะปฏิเสธไม่ได้เลยว่าการใช้อุปกรณ์ติดตามและบันทึกเวลาแบบเก่า อย่างเช่น การตอกบัตร หรือการบันทึกเวลาลงบนกระดาษนั้น เป็นวิธีการที่สามารถตรวจสอบความน่าเชื่อถือได้ยาก และสามารถเกิดการปลอมแปลงข้อมูลได้ง่าย จนนำไปสู่การทำให้องค์กรธุรกิจต้องเสียผลประโยชน์จากช่องโหว่ในส่วนนี้ไปได้

เพื่อเป็นการช่วยให้ข้อมูลในส่วนของการบันทึกและติดตามเวลาการทำงานของพนักงานทุกคนในองค์กรมีความน่าเชื่อถือมากที่สุด การเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ หรือโปรแกรม Payroll ที่มาพร้อมด้วยโปรแกรมการทำงานที่สามารถเชื่อมโยงเข้ากับเครื่องบันทึกเวลา เครื่องสแกนนิ้วมือ หรือเครื่องสแกนหน้าได้ จึงถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยทำให้ฝ่าย HR สามารถตรวจสอบข้อมูลการขาด ลา มา สาย ของพนักงานได้แบบเรียลไทม์ และสามารถนำเอาข้อมูลเหล่านี้มาใช้งานบนโปรแกรม Payroll หรือโปรแกรมเงินเดือน เพื่อการช่วยคำนวณเงินเดือน ตลอดจนศักยภาพในการทำงานของพนักงานแต่ละคนที่จะส่งผลต่อการปรับเลื่อนตำแหน่งหรือการปรับขึ้นเงินเดือนในอนาคตได้เป็นอย่างดี

4. ความซับซ้อนในการจัดการเอกสารลางานที่ใช้ในการทำโปรแกรมเงินเดือน Payroll
การที่องค์กรไม่ได้มีการใช้งานโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ โปรแกรม Payroll หรือมีการเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือนที่ไม่ได้ประสิทธิภาพ ไม่เพียงแต่จะเป็นการทำให้การตรวจสอบความน่าเชื่อถือของระบบการบันทึกและติดตามเวลาเข้า-ออกงานเป็นไปได้ยากและมีความเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดได้มากขึ้นเท่านั้น แต่ยังเป็นการทำให้การจัดการเอกสารลางานของพนักงานแต่ละคนก่อให้เกิดปัญหาต่าง ๆ อาทิ ปัญหาเอกสารตกหล่น เอกสารสูญหาย หรือการลืมส่งเอกสารการลา ที่ส่งผลกระทบต่อการคำนวณเงินเดือนหรือเงินโบนัสด้วยการเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือน หรือโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ตามไปด้วย

โดยถึงแม้ว่าปัญหาเกี่ยวกับการจัดการเอกสารลางานจะไม่ถือว่าเป็นปัญหาใหญ่สักเท่าไหร่นักในองค์กรขนาดเล็กที่มีพนักงานเพียงแค่ไม่กี่คน แต่สำหรับองค์กรที่มีขนาดใหญ่แล้วนั้น การเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือน หรือโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ที่ไม่ได้ประสิทธิภาพ ล้วนเป็นสาเหตุสำคัญที่ก่อให้เกิดปัญหามากมายตามมา อีกทั้งยังเป็นการทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือฝ่าย HR ต้องทำงานหนักมากขึ้นทั้งในส่วนของการตรวจเช็กเอกสารการลาและเอกสารเงินเดือนของพนักงานทุกคน เพราะฉะนั้นแล้วหนึ่งในทางออกที่ดีที่สุดในการช่วยแก้ปัญหาเกี่ยวกับการจัดการเอกสารลางาน คือ การเลือกใช้งานโปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ หรือโปรแกรม Payroll ที่รองรับการยื่นเอกสารการลางานแบบออนไลน์ ที่ทั้งพนักงานและฝ่าย HR สามารถทำการตรวจสอบเอกสารได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งจะสามารถช่วยลดภาระของฝ่าย HR และช่วยทำให้การคำนวณเงินเดือนของพนักงานมีความสะดวกและแม่นยำมากที่สุด

สำหรับธุรกิจหรือองค์กรที่กำลังมองหาโปรแกรมเงินเดือน โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ หรือโปรแกรม Payroll ที่สามารถนำมาใช้งานร่วมกับเครื่องมือที่สำคัญอย่างเครื่องบันทึกเวลา เครื่องสแกนนิ้ว หรือเครื่องสแกนลายนิ้วมือ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ TigerSoft คือผู้นำด้านโซลูชันงานออฟฟิศ งาน HR และงานบริหารทรัพยากรบุคคลของประเทศไทย พร้อมให้บริการจัดจำหน่ายเครื่องสแกนนิ้วมือ เครื่องบันทึกเวลา และอุปกรณ์รักษาความปลอดภัยภายในออฟฟิศและสำนักงานแบบครบวงจร ด้วยเครื่องสแกนนิ้ว, เครื่องสแกนลายนิ้วมือ, เครื่องสแกนหน้า, เครื่องบันทึกเวลา, Turnstile และ Access Control ประตู ตลอดจนซอฟต์แวร์ต่าง ๆ อาทิ โปรแกรมเงินเดือน, โปรแกรม Payroll, HR Software, โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์, และโปรแกรม HRM ที่มีประสิทธิภาพในการใช้งานสูงและมีความเที่ยงตรงในการใช้งานมากที่สุด ซึ่งสามารถช่วยตอบโจทย์ในด้านของความคุ้มค่าในการใช้งานได้อย่างดีที่สุด

สนใจหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Tigersoft

สามารถติดต่อไทเกอร์ซอฟท์ได้ที่