เรื่องน่ารู้ งาน HR เกี่ยวข้องอย่างไรกับ PDPA โปรแกรม HR สามารถช่วยได้อย่างไร?

โปรแกรม HR Online เครื่องมือช่วยจัดเก็บข้อมูลที่ตอบรับข้อกฎหมาย PDPA ได้อย่างดีเยี่ยม

วันนี้กฎหมาย PDPA ได้มีผลบังคับใช้อย่างเต็มรูปแบบไปเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ทุกองค์กรบริษัทกำลังให้ความสำคัญในการปรับตัว เพื่อประยุกต์ใช้ข้อกฎหมาย PDPA ในองค์กร โดยเฉพาะฝ่ายบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล หรือ HR ควรมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับกฎหมาย PDPA เพื่อการจัดเก็บข้อมูลส่วนตัวของพนักงานอย่างมีคุณภาพ รับทราบถึงสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล ให้เป็นไปตามข้อระเบียบในกฎหมาย ซึ่ง HR Software ในโปรแกรม HR ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญ เป็นตัวช่วยคุ้มครองให้องค์กรบริษัทมีขั้นตอนการดำเนินการจัดเก็บข้อมูลพนักงานอย่างถูกต้องตามกฎหมาย

กฎหมาย PDPA (Personal Data Protection Act: PDPA) หรือพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ถูกกำหนดใช้เพื่อยกระดับความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของคนในประเทศ ให้มีความปลอดภัยทัดเทียมกับนานาชาติ โดยเฉพาะข้อมูลส่วนตัวของพนักงานในองค์กรบริษัทต่างๆ ซึ่งองค์กรจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบ ควบคุมดูแลข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงาน หรือข้อมูลของคู่ค้าทางธุรกิจ อย่างได้มาตรฐานในการรักษาความปลอดภัย บางข้อมูลจะต้องไม่ถูกจัดเก็บ ไม่ถูกแสดงในที่สาธารณะ หรือถูกนำไปใช้โดยไม่แจ้งให้บุคคลผู้นั้นรับทราบ โดยการใช้ข้อมูลส่วนตัวใดๆ ก็ตามของบุคคลอื่น จะต้องได้รับความยินยอมจากบุคคลนั้นในฐานะเจ้าของข้อมูลเสียก่อน

กฎหมาย PDPA กับข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานที่ฝ่าย HR ต้องเจอ

ฝ่าย HR ต้องรับมือกับงานบริหารจัดการบุคลากรภายในองค์กร ที่มีรายละเอียดค่อนข้างมาก ตั้งแต่งานทะเบียนประวัติพนักงาน, การวางแผนพัฒนาบุคลากร, การคัดสรรบุคลากรที่เหมาะสมสำหรับองค์กร ไปจนถึงการคำนวณเงินเดือน และงานรับคำร้องขอต่างๆ ของพนักงาน จึงทำให้ฝ่าย HR อยู่ในฐานะผู้มีความเกี่ยวข้องกับกฎหมาย PDPA โดยตรง และอาจเสี่ยงต่อการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานโดยไม่รู้ตัว
ในทุกองค์กรต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลของพนักงาน ซึ่งข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานที่ฝ่าย HR ต้องเจอ ได้แก่

• รายละเอียดเกี่ยวกับบุคคล ชื่อ-นามสกุล
• วันเดือนปีเกิด, ที่อยู่ปัจจุบัน, หมายเลขโทรศัพท์
• รหัสประจำตัวประชาชน, รหัสพนักงาน
• รูปภาพหน้าตรงของพนักงาน
• ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา
• ข้อมูลทางการแพทย์
• ประวัติการจ้างงานที่ผ่านมา
• ข้อมูลทางการเงิน

และข้อมูลอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งรายละเอียดเหล่านี้ล้วนเป็นข้อมูลส่วนบุคคลทั้งสิ้น

การนำเข้าข้อมูลส่วนตัวของพนักงาน องค์กรบริษัทจะต้องขอความยินยอมจากพนักงานนับตั้งแต่วันแรกที่รับบรรจุเข้าเป็นพนักงานในองค์กร โดยในทุกๆ ข้อมูลที่ฝ่าย HR ต้องการจัดเก็บ จะต้องผ่านการเซ็นสัญญา หรือได้รับการยินยอมจากแต่ละบุคคลเสียก่อน มิเช่นนั้นจะถือว่าบริษัทไม่ปฏิบัติตามข้อกฎหมาย PDPA ซึ่งหากเกิดกรณีข้อพิพาทระหว่างพนักงานและองค์กรขึ้น จะถือว่าบริษัทมีความผิดตามกฎหมาย

ยกตัวอย่างเช่น การใช้เครื่องบันทึกเวลาเข้า-ออกงานของพนักงาน ด้วยเครื่องสแกนใบหน้า ที่มีฟังก์ชั่นเชื่อมต่อกับ HR Software โปรแกรม HR ให้สามารถบันทึกเวลางานได้อย่างแม่นยำ และมีการจัดเก็บข้อมูลแบบอัตโนมัติ เครื่องสแกนใบหน้าที่องค์กรใช้จะต้องมีฟังก์ชั่นที่สอดรับกับข้อกฎหมาย PDPA กล่าวคือ มีระบบจำกัดการมองเห็นชื่อ-นามสกุล หรือรหัสของพนักงาน โดยจะแสดงข้อมูลเพียงบางส่วนเท่านั้น เมื่อพนักงานทำการยืนยันตัวตน ตลอดจนการตั้งค่าไม่ให้แสดงรูปภาพของผู้ใช้งาน เพื่อป้องกันความเป็นส่วนตัว และป้องกันการถูกคุกคามจากบุคคลอื่นแก่ตัวพนักงานเอง รวมถึงเป็นการคุ้มครององค์กรบริษัท ให้ปฏิบัติตามระเบียบของ PDPA อยู่เสมอ

HR Software ในโปรแกรมสำหรับ HR เครื่องมือช่วยให้องค์กรบริษัทปฏิบัติตามเงื่อนของข้อกฎหมาย PDPA ได้อย่างดีเยี่ยม

จะเหนื่อยเกินไปไหม หากยังให้ฝ่าย HR จัดเก็บข้อมูลพนักงานแบบเดิมๆ รู้หรือไม่ว่าข้อกฎหมาย PDPA นั้นมีมากถึง 96 มาตรา แค่เห็นก็รู้สึกสับสน และไม่รู้ว่าควรจะเริ่มจากตรงไหนดี นอกจากฝ่าย HR จะต้องนั่งปวดหัวกับกองเอกสารมากมายแล้ว ตอนนี้ยังมีกฎหมายบังคับใช้ใหม่ ซึ่งต้องใช้ความระมัดระวังในการดำเนินการจัดเก็บข้อมูลเพิ่มมากขึ้นอีก

หมดยุคให้ฝ่าย HR ทำงานแบบเดิมๆ ปฏิวัติจัดการทุกขั้นตอนการทำงานของฝ่าย HR ให้มีความลื่นไหล สะดวกสบายไปกับฟังก์ชั่นการใช้งานในโปรแกรม HR สําเร็จรูป หรือโปรแกรม HR Online เครื่องมือสุดล้ำที่จะเข้ามาช่วยวางระบบกระบวนการปฏิบัติงานตามกฎหมาย PDPA อย่างอัตโนมัติ ให้ฝ่าย HR สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ไร้ความกังวลใจในเรื่องข้อกฎหมายต่างๆ เพิ่มความคล่องตัวและความราบรื่นในการทำงาน พร้อมปกป้องผลประโยชน์ขององค์กรบริษัท ด้วยการดำเนินงานตามข้อระเบียบ PDPA อย่างถูกต้อง ลดข้อผิดพลาด และความสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นจากการเก็บข้อมูลของพนักงานได้ในอนาคต

Tiger HR Openspace โปรแกรม HR ที่ดีที่สุดจาก TigerSoft มีฟังก์ชันรองรับการขอความยินยอมจากพนักงานในทุกรายละเอียดข้อมูล ตามกฎหมายของ PDPA เพื่อคุ้มครองทั้งพนักงานและองค์กรบริษัท เพิ่มความสะดวกสบายในการจัดการเก็บข้อมูลและการค้นหาเอกสาร มีความปลอดภัยสำหรับการทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ และสามารถตรวจสอบเอกสารต้นฉบับอย่างแม่นยำด้วยเทคโนโลยี PKI

Tiger HR Openspace โปรแกรม HR ที่ครอบคลุมทุกงานของฝ่าย HR ครบจบทุกความต้องการในหนึ่งเดียว มีทั้งโปรแกรม HR Online, ระบบทะเบียนประวัติ, ระบบการปฏิบัติงานของพนักงานทั้งองค์กร และระบบเงินเดือน โปรแกรมเงินเดือน Payroll, ลงเวลาเข้า-ออกงาน ออนไลน์, โปรแกรมสลิปเงินเดือนออนไลน์ (e-Payslip) พร้อมให้ผู้บริหารและผู้เกี่ยวข้องสามารถอนุมัติรายการต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย ผ่านสมาร์ทโฟนเพียงใช้ปลายนิ้วสัมผัสเท่านั้น

เตรียมความพร้อมให้องค์กรของคุณก้าวสู่การเป็นองค์กรระดับชั้นนำ ด้วยการนำใช้เทคโนโลยี HR Software ในโปรแกรม HR ที่จะช่วยสร้างรากฐานขององค์กรให้เกิดความมั่นคง มอบความสะดวกสบายในการบริหารจัดการบุคลากร พร้อมรักษาสิทธิขององค์กรและพนักงานไปพร้อมๆ กันอย่างไม่ขาดตกบกพร่อง พร้อมสำหรับการเป็นองค์กรบริษัทแนวหน้าที่ได้รับความน่าเชื่อถือจากทั้งบุคคลภายนอก และพนักงานในองค์กร

สนใจหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Tigersoft

สามารถติดต่อไทเกอร์ซอฟท์ได้ที่