พลิกโฉมการบริหารงานทรัพยากรบุคคลด้วยโปรแกรม HR

เทียบให้เห็นกันชัด ๆ โปรแกรม HR ดีกว่าระบบ HR แบบเก่าอย่างไร

ในยุคสมัยที่โลกของการทำงานมีความเปลี่ยนแปลงในหลายด้าน ทั้งเรื่องของการลดการใช้กระดาษ การทำงานได้ทุกที่ทั่วโลก หรือการทำงานที่บ้าน รวมไปถึงเรื่องของการสมัครงาน ที่สมัยนี้มีแพลทฟอร์มสมัครงานให้เลือกใช้มากมาย ด้วยเหตุนี้ฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคลจึงจำเป็นต้องอัพเดทการทำงานของตนเองให้ทันกับเทรนด์การทำงานของโลกปัจจุบันอยู่เสมอ ซึ่งสิ่งที่สำคัญอย่างมากคือการนำโปรแกรม HR เข้ามาใช้ในการบริหารงานทรัพยากรบุคคลของบริษัท เพื่อให้ทำงานได้อย่างสะดวกมากขึ้น ซึ่งโปรแกรม HR นั้น ถือเป็นสิ่งที่พลิกโฉมงานบริหารทรัพยากรบุคคลเลยทีเดียว

ลองมาเปรียบเทียบกันดูในแต่ละด้าน ว่าระหว่างการบริหารทรัพยากรบุคคลด้วยโปรแกรม HR กับการบริหารทรัพยากรบุคคลด้วยระบบ HR แบบเก่า มีข้อแตกต่างกันอย่างไร และโปรแกรม HR ปฏิวัติการทำงานบริหารทรัพยากรบุคคลในเรื่องไหนบ้าง

1. กระบวนการรับสมัครงาน
   กระบวนการรับสมัครงานถือเป็นงานที่สำคัญมาก ๆ พาร์ทหนึ่งของงานบริหารทรัพยากรบุคคล เพราะฝ่าย HR มีหน้าที่รับผิดชอบโดยตรงในการประกาศรับสมัครงาน คัดสรรผู้สมัครงานในรอบแรก สัมภาษณ์ผู้สมัคร คัดเลือกผู้สมัครงานร่วมกับผู้บริหารหรือหัวหน้าแผนก เพื่อรับคนเข้าทำงาน จากนั้นฝ่าย HR ยังต้องติดต่อแจ้งผลการสัมภาษณ์งาน ให้แก่ผู้สมัครที่ได้รับคัดเลือก เพื่อทำสัญญาว่าจ้างและดูแลในเรื่องสวัสดิการต่าง ๆ ที่ผู้ที่สมัครงานผ่านจะได้รับ ซึ่งเนื้องานต่าง ๆ เหล่านี้ หากเปรียบเทียบกันระหว่างการทำงานด้วยระบบ HR แบบเก่า กับการทำงานผ่านโปรแกรม HR จะเห็นถึงความแตกต่างในขั้นตอนการทำงานได้อย่างชัดเจนมาก
   
   กระบวนการรับสมัครงานของ HR แบบเก่า
   
   • มีขั้นตอนการรับสมัครงานที่ยุ่งยาก
     รูปแบบการทำงานของ HR แบบเก่า มีความยุ่งยากหลายอย่างในการรับสมัครพนักงานใหม่ ทั้งต้องคอยเช็คอีเมลเพื่อดูว่ามีผู้สมัครงานส่งอีเมลเข้ามาหรือไม่ แล้วยังต้องคอยดาวน์โหลดเรซูเม่ของผู้สมัครงานแต่ละคนเพื่อนำมาใช้ในการคัดกรองขั้นแรก ซึ่งในบางบริษัทอาจต้องทำร่วมกับการคัดกรองผู้สมัครที่สมัครผ่านแพลตฟอร์มสมัครงานอีกด้วย
   • สิ้นเปลืองเวลาและทรัพยากร
     เมื่อคัดกรองผู้สมัครงานในขั้นแรกได้แล้ว ฝ่าย HR ยังต้องปรินท์เรซูเม่ของผู้สมัครที่ผ่านการคัดรอบแรกออกมา เพื่อติดต่อเรียกสัมภาษณ์ด้วยการโทรหรือส่งอีเมล ทำให้สิ้นเปลืองทั้งเวลาและทรัพยากรกระดาษ
   • จัดเก็บข้อมูลผู้สมัครงานยาก
     การทำงาน HR แบบเก่า ข้อมูลของผู้สมัครงานมักจะอยู่กันคนละทิศคนละทาง เช่น อยู่ในฐานข้อมูลของแพลตฟอร์มรับสมัครงานต่าง ๆ และอยู่ในรูปแบบของเรซูเม่ซึ่งมักเป็นไฟล์ PDF ซึ่งไม่สามารถจัดเก็บเป็นฐานข้อมูลได้ หากไม่มีการคีย์ข้อมูลลงระบบ
   • การคัดกรองผู้สมัครงานที่ยุ่งยาก
     เนื่องจากระบบสมัครงานและการรวบรวมข้อมูลผู้สมัครงานในการทำงาน HR แบบเก่า เป็นไปแบบแมนวล เช่น ส่งเรซูเม่มาทางอีเมลหรือสมัครผ่านเว็บสมัครงานต่าง ๆ ทำให้ต้องเสียเวลาในการคัดแยกผู้สมัครงานแต่ละคนออกมา เพื่อกรองหาผู้ที่มีคุณสมบัติตรงตามความต้องการในการเรียกสัมภาษณ์รอบแรก ซึ่งบางครั้งอาจมีผู้สมัครที่เหมาะสมหลงหูหลงตาและหลุดจากคัดกรองได้
   • ติดตามผลการสมัครยาก
     ในมุมของผู้สมัครงานย่อมต้องอยากทราบผลการสมัครงานในแต่ละครั้ง แต่ก็ไม่สามารถรู้สถานะของการสมัครงานได้อย่างที่ต้องการ แม้ว่าจะส่งอีเมลสอบถามหรือโทรไปสอบถามที่บริษัทแล้วก็ตาม แต่ก็อาจจะไม่ได้รับคำตอบที่ชัดเจน หรือฝ่าย HR เงียบหายไป
     
     กระบวนการรับสมัครงานด้วยโปรแกรม HR ของ GreatDay HR
     
   • โปรแกรม HR ช่วยบริหารข้อมูลตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัคร
     หากบริษัทไหนมีการเปิดรับสมัครงานหลายตำแหน่ง ฝ่าย HR ก็ไม่ต้องปวดหัวกับการจัดการข้อมูลของแต่ละประกาศรับสมัครงานที่แยกส่วนกันอีกต่อไป เพราะโปรแกรม HR จะกรุ๊ปรวมข้อมูลของทุกประกาศรับสมัครงานมาไว้ให้ในที่เดียว เช่น จำนวนผู้สมัครงานโดยรวมของแต่ละประกาศและจำนวนผู้สมัครงานที่อยู่ในแต่ละขั้นตอนของการรับสมัครงาน
   • กระบวนการรับสมัครงานของโปรแกรม HR จัดเก็บข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ
     เมื่อใช้โปรแกรม HR เข้ามาช่วยในกระบวนการรับสมัครงาน ฝ่าย HR สามารถใช้ฟีเจอร์รับสมัครงานของโปรแกรม HR แทนการรับสมัครงานแบบเดิม ๆ เพื่อให้ผู้สมัครงานกรอกรายละเอียดส่วนตัวลงไปในระบบของโปรแกรม HR ได้โดยตรง ช่วยให้ฝ่าย HR สามารถจัดเก็บและบริหารข้อมูลของผู้สมัครงานได้สะดวกขึ้น เมื่อต้องการเรียกดูข้อมูลของผู้สมัคร ก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย เพราะโปรแกรม HR จะจัดเก็บข้อมูลไว้ให้อย่างเป็นระเบียบ

      

   • โปรแกรม HR ช่วยคัดกรองผู้สมัครงานในขั้นแรกได้อย่างมีประสิทธิภาพ
     ฝ่าย HR หรือผู้บริหารสามารถปรับแต่งคำถามคัดกรองที่จำเป็นสำหรับแต่ละตำแหน่งงานในโปรแกรม HR ได้ เพื่อช่วยกรองผู้สมัครก่อนเรียกมาสัมภาษณ์งาน และยังสามารถขอให้ผู้สมัครอัพโหลดวิดีโอแนะนำตัวเองลงไปในระบบสมัครงานได้ด้วย

      

   • โปรแกรม HR ช่วยให้การนัดสัมภาษณ์งานสะดวกขึ้น
     หมดปัญหาความยุ่งยากในการนัดสัมภาษณ์งาน ฝ่าย HR ไม่ต้องคอยส่งอีเมลหรือโทรนัดสัมภาษณ์งานให้เสียเวลาอีกต่อไป เพราะสามารถส่งคำเชิญสัมภาษณ์งานผ่านทางแอพพลิเคชั่นของโปรแกรม HR ได้เลย

      

   • โปรแกรม HR ช่วยให้ผู้สมัครงานตรวจสอบขั้นตอนการสมัครงานได้
     ผู้สมัครงานสามารถดูความคืบหน้าของกระบวนการรับสมัครงานและผลการสัมภาษณ์งานได้จากแอปพลิเคชันของโปรแกรม HR เพราะฝ่าย HR สามารถอัพเดทสถานะของผู้สมัครได้ทันทีที่ทราบผลจากผู้มีอำนาจในการพิจารณารับคนเข้าทำงาน ว่าผู้สมัครงานคนนั้น ๆ ผ่านหรือไม่ผ่านการพิจารณา โดยฝ่าย HR ไม่ต้องลำบากใจกับการเรียบเรียงอีเมลปฏิเสธตามมารยาท

      

   • ฝ่าย HR ทำงานบนโปรแกรม HR ได้อย่างสะดวก
     ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน ฝ่าย HR ก็สามารถเรียกดูข้อมูลต่าง ๆ ของผู้สมัครงานและทำงานคัดสรรบุคลากรได้อย่างสะดวกบนมือถือ

      

2. การบริหารทรัพยากรบุคคล
   
   เมื่อรับคนเข้าทำงานเป็นที่เรียบร้อยแล้ว งานในส่วนอื่นของฝ่าย HR ที่สำคัญไม่แพ้การรับสมัครงาน คือการบริหารทรัพยากรบุคคลของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการจัดเก็บประวัติของพนักงาน, การบันทึกการขาดงาน การลา การมาสายของพนักงาน, การอนุมัติวันลา, การทำงานเดือน, การจัดการสวัสดิการต่าง ๆ รวมไปถึงการบริหารความสัมพันธ์ระหว่างบริษัทกับพนักงาน ซึ่งหากเป็นการใช้ระบบ HR แบบเก่า ข้อเสียที่สำคัญคือ จำนวนกระดาษเอกสารที่มากมายและการจัดเก็บข้อมูลที่กระจัดกระจาย ซึ่งเมื่อเทียบกับการใช้โปรแกรม HR แล้ว การทำงาน HR แบบเก่า อาจส่งผลให้ประสิทธิภาพของการบริหารทรัพยากรบุคคลลดลงด้วย

บริหารงานทรัพยากรบุคคลด้วยระบบ HR แบบเก่า

• ยุ่งยากในการจัดเก็บและการเรียกดูข้อมูลพนักงาน
  ข้อมูลของพนักงานในระบบ HR แบบเก่า มักถูกกรอกลงในกระดาษ และหากไม่มีการคีย์ข้อมูลเหล่านั้นลงในระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อจัดเก็บเป็นฐานข้อมูลของบริษัท การจะเรียกดูข้อมูลต่าง ๆ ก็ทำได้ยาก แถมยังเสี่ยงกับการทำข้อมูลสูญหายอีกด้วย

   

• ใช้เอกสารที่เป็นกระดาษเยอะ จนเปลืองพื้นที่จัดเก็บเอกสาร
  การให้พนักงานกรอกเอกสารลงในแบบฟอร์มต่าง ๆ เช่น ใบสมัครงาน ใบประวัติพนักงาน ใบลา รวมถึงการสั่งงานและการจ่ายงานกันด้วยกระดาษ เช่น ใบอนุมัติการจ่ายเงินเดือน ใบเบิกเงินค่าใช้จ่ายของพนักงาน ทำให้มีการใช้งานกระดาษเป็นจำนวนมาก จนเปลืองพื้นที่จัดเก็บและเป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากร

   

• การบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน และการขาดลามาสายที่แยกส่วนกัน
  ในระบบ HR แบบเก่า บางบริษัทบันทึกเวลาเข้า-ออกงานของพนักงานด้วยการตอกบัตร และบันทึกการลางาน การขาดงาน หรือการมาสายของพนักงานลงในกระดาษ ส่วนบางบริษัทบันทึกเวลาเข้า-ออกงานของพนักงานด้วยการสแกนนิ้ว ซึ่งข้อมูลการเข้า-ออกงานเหล่านี้ จะถูกจัดเก็บแยกส่วนกับข้อมูลการลางาน ทำให้ฝ่าย HR ต้องเสียเวลาในการรวบรวมและประมวลผลข้อมูลเหล่านี้ เพื่อใช้ในการทำเงินเดือนหรือการทำโบนัสปลายปี

   

• ขั้นตอนการลาที่ยุ่งยาก
  การลางานในระบบ HR แบบเก่า หลายบริษัทอาจทำเพียงส่งอีเมลแจ้งหัวหน้างาน แต่เมื่อได้รับการอนุมัติ พนักงานก็อาจลืมบันทึกการลางานของตนลงในระบบ หรือการลางานของบางบริษัท อาจใช้วิธีลางานด้วยการส่งเอกสารหรือการส่งแบบฟอร์ม ซึ่งระบบการลาแบบนี้ พนักงานและฝ่าย HR จะต้องรอผู้บริหารเซ็นต์ชื่ออนุมัติเสียก่อน ซึ่งนอกจากจะเป็นการเพิ่มงานให้ทั้งผู้บริหารและ HR โดยไม่จำเป็นแล้ว ยังเสี่ยงต่อการที่เอกสารจะสูญหาย หรือมีเหตุให้การอนุมัติวันลาเกิดความล่าช้าได้อีกด้วย

   

• ยุ่งยากในการทำเงินเดือน
  ด้วยเอกสารที่มีหลายส่วน เช่น ใบลา ใบสรุปเวลาเข้า-ออกงาน ใบขอทำโอที หรือใบเบิกค่าใช้จ่าย ทำให้การทำเงินเดือนในแต่ละครั้งของฝ่าย HR ต้องประสบกับความยุ่งยาก แถมยังต้องออกเอกสารมากมายสำหรับการจ่ายเงินเดือนพนักงานอีกด้วย

   

• HR ห่างเหินกับพนักงาน
  รูปแบบการทำงานของ HR แบบเก่า มักประกาศข่าวสารสำคัญ ๆ ของบริษัทผ่านทางอีเมล ซึ่งเสี่ยงที่จะจมหายไปกับอีเมลเรื่องงานของพนักงานแต่ละคน หรือบางบริษัทอาจใช้วิธีติดป้ายประกาศบนบอร์ด แล้วให้พนักงานมาอ่านด้วยตัวเอง ซึ่งอาจทำให้พนักงานได้รับข่าวสารไม่ทั่วถึง แถมยังขาดการปฏิสัมพันธ์กับฝ่าย HR อีกด้วย

บริหารงานทรัพยากรบุคคลด้วย โปรแกรม HR ของ GreatDay HR

• โปรแกรม HR บันทึกเวลาเข้า-ออกงานอย่างเป็นระบบ
  โปรแกรม HR มีระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงานในแอพพลิเคชั่นของโปรแกรม ที่พนักงานสามารถลงเวลาเข้า-ออกงานผ่านแอพได้เลย โดยแอพจะมีระบบตรวจสอบตำแหน่งที่อยู่ของพนักงานและการจดจำใบหน้า เพื่อความแม่นยำในการลงเวลางานและเพื่อป้องกันการทุตจริต ฝ่าย HR ก็สามารถเรียกดูข้อมูลการลงเวลาเข้า-ออกผ่านโปรแกรม HR ได้อย่างสะดวก ไม่ว่าจะเป็นระบบการทำงานแบบ WFH, Work from Anywhere หรือ เข้าไปทำงานที่ออฟฟิศ ก็สามารถใช้ระบบลงเวลางานของโปรแกรม HR ได้ไม่ต่างกัน และพนักงานสามารถขอแก้ไขเวลาเข้างานได้ หากเกิดความผิดพลาดขึ้น โดยคำขอแก้ไขจะถูกส่งไปยังหัวหน้างาน เพื่อให้หัวหน้าอนุมัติ โดยทุกขั้นตอนการแก้ไขเวลาเข้างาน สามารถทำได้ง่าย ๆ บนสมาร์ทโฟน

   

• จัดการกะเข้าทำงานหรือการทำโอทีได้อย่างง่ายดาย
  หากบริษัทไหนมีการเข้า-ออกเป็นกะ หรือมีการทำโอที หัวหน้างานหรือพนักงานก็สามารถจัดการตารางกะของพนักงานได้ผ่านระบบของโปรแกรม HR รวมถึงยังสามารถส่งคำขอเปลี่ยนแปลงกะไปยังหัวหน้างานได้โดยตรง เพื่อให้การอนุมัติเป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็ว ไม่ว่าจะทำงานอยู่ในโลเคชั่นเดียวกันหรือไม่

   

• โปรแกรม HR สามารถเชื่อมระบบสแกนนิ้วมือกับระบบเงินเดือนได้
  หากบริษัทไหนยังสะดวกกับการใช้ระบบสแกนนิ้วมือ เพราะต้องคำนึงถึงเรื่องความปลอดภัยในการเข้าไปภายในอาคารสำนักงาน ก็สามารถถ่ายโอนข้อมูลการสแกนนิ้วเข้างานไปยังโปรแกรม HR และเชื่อมต่อไปยังระบบทำเงินเดือนของโปรแกรมได้ หมดปัญหาข้อมูลแยกส่วนกัน ที่ทำให้ต้องลำบากในการจัดการ

   

• พนักงานสามารถติดต่อกับ HR ได้ง่าย
  โปรแกรม HR มีระบบแชท ระบบทำประกาศบริษัท และโซเชียลมีเดียที่ใช้เฉพาะคนในองค์กร ฝ่าย HR จึงสามารถเข้าถึงพนักงานได้ง่ายขึ้น แจ้งประกาศต่าง ๆ ของบริษัทได้สะดวกและทั่วถึงขึ้น อีกทั้งพนักงานยังพูดคุยสอบถามกับฝ่าย HR ได้ผ่านช่องทางแชท ช่วยลดช่องว่างระหว่างฝ่าย HR และพนักงานภายในองค์กรได้เป็นอย่างดี

   

• จัดเก็บเอกสารใน Cloud ที่ปลอดภัยและไม่เปลืองพื้นที่
  หมดยุคตู้เก็บเอกสารและแฟ้มเอกสารวางกองเป็นตั้ง เพราะโปรแกรม HR ช่วยลดการใช้กระดาษในหลายส่วนงาน HR โดยนำข้อมูลทั้งหมดไปจัดเก็บไว้บนคลาวด์ที่มีความปลอดภัยสูง เพราะโปรแกรม HR ของ Great Day HR ปฏิบัติตามกฎระเบียบให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของผู้บริโภค (GDPR), มาตรฐานระบบการจัดการคุณภาพ ISO 9001:2015 และปฏิบัติตามข้อกำหนดการจัดการความปลอดภัยของข้อมูล ISO 27001:2013 อย่างเคร่งครัด จึงมั่นใจได้ว่าบริษัทจะไม่ถูกโจรกรรมข้อมูลหรือมีข้อมูลสูญหายจากการชำรุดของอุปกรณ์อย่างแน่นอน

   

• ระบบการลาที่สะดวก อนุมัติง่าย
  พนักงานไม่ต้องกรอกแบบฟอร์มการลาในกระดาษให้ยุ่งยาก หรือไม่ต้องแยกไปเข้าระบบลางานอื่น ๆ ให้สับสน เพราะโปรแกรม HR รวมระบบการลาที่สะดวกและใช้งานง่ายไว้ในโปรแกรมเดียว เพียงพนักงานส่งคำขอลางานไปยังหน้าหน้างาน หัวหน้างานก็สามารถกดอนุมัติการลาได้ทันที เป็นการลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นและไม่เสียเวลา

การใช้โปรแกรม HR ถือเป็นการพลิกโฉมและปฏิวัติระบบการทำงานของฝ่าย HR เป็นอย่างมาก เพียงเสียค่าใช้จ่ายในการจัดทำโปรแกรมเล็กน้อย ก็สามารถนำโปรแกรม HR ไปช่วยบริหารจัดการงานทรัพยากรบุคคลได้แล้ว เป็นการช่วยลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ในระยะยาว ช่วยประหยัดเวลาและประหยัดทรัพยากร แถมยังเหมาะกับยุคสมัยแห่งสมาร์ทโฟน ที่ทุกคนสามารถทำงานได้บนมือถือ

และโปรแกรม HR ของ GreatDay HR ก็ถือเป็นโปรแกรม HR ที่มีคุณสมบัติในการบริหารงานทรัพยากรบุคคลอย่างครบถ้วน เพราะเรามีทั้งฟังก์ชั่นการจัดงานเงินเดือน, การบันทึกเวลางาน, การขออนุมัติการลาประเภทต่าง ๆ, การคัดสรรบุคลากรเข้าทำงาน รวมไปถึงการสร้างความสัมพันธ์อันดีภายในองค์กร