สิ่งที่ต้องรู้ก่อนใช้โปรแกรมทำเงินเดือน

โปรแกรมทำเงินเดือน สร้างความสะดวกในการทำเงินเดือนอย่างไร

ถ้าบริษัทของคุณยังใช้ระบบการทำเงินเดือนในรูปแบบเก่า เช่น ลงรายการจ่ายเงินเดือนและเงินเพิ่มต่าง ๆ ของพนักงานในตาราง Excel ด้วยวิธีกรอกสูตรคำนวณต่าง ๆ เองแบบแมนวล หรือใช้เว็บบัญชีมาช่วยคิดคำนวณเงินเดือนให้กับพนักงาน คุณก็อาจจะประสบความยุ่งยากในการทำงานบ้างในบางครั้ง หรืออาจพบกับปัญหา human error ที่ยิ่งฝ่าย HR และฝ่ายบัญชีต้องดูแลเรื่องเงินเดือนของพนักงานจำนวนมากเท่าไหร่ ก็อาจมีโอกาสเกิดความผิดพลาดและความล่าช้าได้ง่ายขึ้นเท่านั้น ทั้งในเรื่องการคำนวณภาษี การคำนวณรายได้ และเงินเพิ่มต่าง ๆ ที่บริษัทมีให้กับพนักงาน แต่ถ้าคุณลองเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมทำเงินเดือน ในการทำเงินเดือนให้กับพนักงานของคุณ ทุกอย่างจะเป็นระบบมากขึ้น และสะดวกรวดเร็วขึ้นทันที

แต่เมื่อคุณวางแผนว่าจะเลือกใช้โปรแกรมทำเงินเดือน ในการทำเงินเดือน บริหารงานบุคคลด้านต่าง ๆ รวมไปถึงการบริหารจัดการสลิปเงินเดือนของพนักงาน ยังมีสิ่งสำคัญที่คุณควรต้องรู้ก่อนการใช้งานโปรแกรมทำเงินเดือน

ตรวจสอบฟังก์ชั่นคำนวณเงินเดือนและคำนวณภาษีของโปรแกรมทำเงินเดือน

ก่อนเลือกใช้โปรแกรมทำเงินเดือน ควรตรวจสอบฟังก์ชั่นการคำนวณเงินเดือนของโปรแกรมเสียก่อน ว่าคิดคำนวณได้ครอบคลุมรายได้ทุกทางที่บริษัทจ่ายให้แก่พนักงานหรือไม่ เช่น ค่าโอที ค่าเดินทาง หรือเบี้ยเลี้ยง แล้วฐานการคำนวณภาษี ครอบคลุมทุกรูปแบบหรือไม่ เพื่อให้โปรแกรมทำเงินเดือนที่เลือกใช้ ตอบโจทย์การใช้งานของบริษัทมากที่สุด

ลิสต์รูปแบบการทำงานด้าน HR ที่บริษัทคุณต้องการ

ควรลิสต์รูปแบบการทำงานด้าน HR และการทำเงินเดือนที่บริษัทของคุณต้องการออกมาเสียก่อน เพื่อที่จะได้ทราบว่า ฟังก์ชั่นต่าง ๆ ของโปรแกรมทำเงินเดือนนั้น ๆ ตรงกับสิ่งที่บริษัทของคุณต้องการหรือไม่ เช่น มีการบันทึกจำนวนวันลาของพนักงาน มีการบันทึกจำนวนวันที่มาสายของพนักงาน หรือมีการบันทึกจำนวนชั่วโมงที่พนักงานทำโอที และสามารถเชื่อมข้อมูลเหล่านี้เข้ากับการประมวลผลเงินเดือนได้ด้วย

ซึ่งไม่ว่ารูปแบบการคิดคำนวณเงินเดือนของบริษัทคุณจะเป็นเช่นไร ทั้งวันที่ตัดจ่ายเงินเดือน, การทำเรื่องเบิกค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของพนักงาน, เงินเพิ่มพิเศษที่นอกเหนือจากเงินเดือน หรือการหักเงินเดือนในกรณีทำผิดวินัย รวมถึงการคำนวณภาษี การจ่ายค่าประกันสังคม หรือแม้กระทั่งการหักเงินเดือน เพื่อนำไปเข้ากองทุนต่าง ๆ ให้แก่พนักงาน เช่น กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ, เงินค่าหุ้นสมาชิกสหกรณ์ของบริษัท และอื่น ๆ ซึ่งรายละเอียดการทำเงินเดือนเหล่านี้ ในพนักงานแต่ละคนก็อาจจะมีเงื่อนไขที่ไม่เหมือนกัน แต่อย่างไรก็ตาม จะต้องสามารถคำนวณผ่านโปรแกรมทำเงินเดือนได้แบบอัตโนมัติ ดังนั้นอย่าลืมใส่เงื่อนไขเหล่านี้ตอนทดลองใช้งานโปรแกรมทำเงินเดือน

พิจารณาความจำเป็นในการใช้งานแต่ละ Feature

แต่ละโปรแกรมทำเงินเดือน ก็มี Feature การใช้งานที่คิดค้นขึ้นมาเพื่อซัพพอร์ทการทำงานของฝ่าย HR ให้ราบรื่นมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับฝ่าย HR ที่ทำงานในบริษัท WFH, Work from Anywhere หรือ Hybrid Work ที่ติดตามการเข้างานและ การมีส่วนร่วมในการทำงานของพนักงานแต่ละคนได้ยาก เพราะต่างคนต่างก็ทำงานกันอยู่คนละที่ แต่ก็ใช่ว่าทุกบริษัทจะมีรูปแบบการบริหารงานบุคคลที่เหมือนกันทุกบริษัท ด้วยเหตุนี้ก่อนที่จะเลือกโปรแกรมทำเงินเดือนมาใช้ภายในบริษัท จึงควรตรวจสอบ feature เหล่านั้น ว่าเหมาะสมและจำเป็นกับบริษัทของคุณหรือไม่ เช่น Feature จดจำใบหน้า อาจไม่จำเป็นกับบริษัทที่ไม่เน้นเวลาเข้างาน แต่เน้นเรื่องการส่งงานมากกว่า ทว่า Feature จดจำใบหน้านี้ ก็อาจเป็นฟังก์ชั่นที่สำคัญอย่างมาก กับบริษัทที่ให้ความสำคัญในเรื่องเวลาเข้า-ออกงาน เพื่อให้การจ่ายเงินเป็นไปอย่างถูกต้องแม่นยำที่สุด

โปรแกรมทำเงินเดือน ของ GreatDay ช่วยงานด้าน HR และการทำจ่ายเงินเดือนอย่างไร

โปรแกรมทำเงินเดือน ของ GreatDay มีรูปแบบการใช้งานที่ตอบโจทย์งาน HR และการทำเงินเดือนเป็นอย่างมาก เพราะคุณสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการจ่ายเงินเดือนพนักงานได้อยู่เสมอ เพราะในหนึ่งบริษัทย่อมไม่ได้มีการจ่ายเงินให้พนักงานแค่เฉพาะเงินเดือนเท่านั้น แต่ยังมีค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่พนักงานต้องทำเรื่องเบิกจ่าย และบริษัทเป็นผู้สนับสนุนเงินเหล่านั้น เช่น ค่าโอที ค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าเบี้ยประชุม ค่าเดินทาง ค่าสึกหรอยานพาหนะ ค่าสึกหรออุปกรณ์ทำงาน (ในกรณีที่ใช้อุปกรณ์ของตัวเองในการทำงานเป็นหลัก) ซึ่งโปรแกรมทำเงินเดือน ของ GreatDay คุณสามารถปรับเปลี่ยนรายละเอียดการจ่ายเงินเหล่านี้ได้ตามความต้องการและตามการใช้งานของบริษัทคุณ

นอกจากนี้ระบบคิดคำนวณเงินเดือนของโปรแกรมทำเงินเดือน ยังเชื่อมโยงเข้ากับระบบการเข้างานและชั่วโมงโอทีของพนักงานอีกด้วย จึงสามารถคำนวณเงินเดือนโดยบวกเพิ่มค่าโอที หรือหักเงินเดือนสำหรับการเข้างานสายได้แบบอัตโนมัติ โปรแกรมทำเงินเดือนจึงช่วยลดภาระและลดเวลาที่ใช้ในการทำงานไปได้มาก และเมื่อเสียเวลากับขั้นตอนต่าง ๆ ในการทำเงินเดือนน้อยลง พนักงานของคุณก็จะได้รับเงินเดือนตรงเวลาแน่นอน

ที่สำคัญโปรแกรมทำเงินเดือนยังช่วยลดการใช้กระดาษ เพราะทุกอย่างจะถูกบันทึกไว้ในระบบของโปรแกรมทำเงินเดือน โดยไม่ต้องปรินท์เอกสารการเงินหลายแผ่นออกมาใส่แฟ้มให้ยุ่งยาก เป็นการช่วยลดภาวะโลกร้อนได้อีกทางหนึ่ง และโปรแกรมทำเงินเดือนยังช่วยให้ฝ่าย HR ไม่ต้องยุ่งยากกับการจัดการสลิปเงินเดือนอีกต่อไป เพราะโปรแกรมทำเงินเดือน ของ GreatDay มีการจัดส่งสลิปเงินเดือนให้พนักงานแบบอัตโนมัติ โดยที่ฝ่าย HR ไม่ต้องปรินท์สลิปเงินเดือนแบบคาร์บอนมาเดินแจกอีกต่อไป ลืมเรื่องแฟ้มเอกสารกองโตไปได้เลย