ทำเรื่องเบิกจ่ายภายในองค์กรให้เป็นระบบด้วยระบบ erp

เชื่อมโยงการเบิกจ่ายของทุกฝ่ายในองค์กรให้เป็นระเบียบด้วยระบบ erp

ในการบริหารงานบริษัท นอกจากขั้นตอนการขายและการวางบิลแล้ว ยังมีขั้นตอนของการเบิกจ่ายเงินและงบประมาณต่าง ๆ ภายในองค์กรด้วย ที่สามารถนำระบบ erp เข้ามาใช้งานได้ เพื่อให้การเบิกจ่ายเงินต่าง ๆ เป็นไปอย่างมีระบบระเบียบมากขึ้น ป้องกันการทุจริต การตกหล่นสูญหายของข้อมูล เพราะทุกข้อมูลการเบิกจ่ายจะทำธุรกรรมผ่านระบบ erp และจะถูกเก็บบันทึกไว้ในระบบ erp จากที่บริษัทเคยทำเรื่องเบิกจ่ายบนเอกสารที่เป็นกระดาษหรือกรอกใส่ไฟล์เอกเซล เพื่อส่งให้ฝ่ายบัญชีทำการคิดคำณวนหรือเพื่อขออนุมัติการเบิกจ่าย แต่หากเปลี่ยนมาใช้ระบบ erp ธุรกรรมเหล่านี้ก็สามารถทำได้บนระบบ erp ทั้งหมด

ทำเรื่องเบิกจ่ายขององค์กรด้วยระบบ erp

• ทำเรื่องเบิกจ่ายในการจัดซื้อผ่านระบบ erp
  ระบบ erp สามารถเชื่อมโยงเอกสารงานจัดซื้อทั้งหมด เพื่อให้ง่ายต่อการดำเนินการและการตรวจสอบ โดยที่แต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้องไม่ต้องคอยออกเอกสารในรูปแบบกระดาษและส่งกลับไปกลับมาระหว่างฝ่ายบัญชี, ผู้บริหาร และฝ่ายจัดซื้อ ซึ่งเอกสารต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อที่ระบบ erp สามารถจัดการ ก็มีตัวอย่างเช่น ใบเสนอราคาซื้อจากซัพพลายเออร์หรือเวนเดอร์ (Purchase Quotations), ใบสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์หรือเวนเดอร์ (Purchase Orders), ใบขอซื้อที่ต้องส่งให้กับซัพพลายเออร์หรือเวนเดอร์ (Purchase Request), ใบบันทึกเอกสารการรับสินค้า (Goods Receipt POs) ใบขอคืนสินค้า (Goods Returns), ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ (A/P Invoice) ซึ่งทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถส่งคำร้องและรายละเอียดการจัดซื้อต่าง ๆ ผ่านทางระบบ erp ได้อย่างสะดวก และมีการแจ้งลำดับขั้นตอนในการอนุมัติเอกสารอย่างชัดเจน
  
  
• ขออนุมัติการขอเบิกจ่ายผ่านระบบ erp
  ระบบ erp สามารถช่วยบันทึกข้อมูลการขอเบิกจ่าย และช่วยบริหาร
  การอนุมัติการเบิกจ่ายให้เป็นขั้นเป็นตอนมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการขอเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ในโปรเจคท์การทำงาน, การขอเบิกจ่ายเงินสดย่อย (petty cash), การขอเบิกจ่ายเงินสำรองจ่าย ที่พนักงานได้ทำการสำรองจ่ายในการทำงานหรือการทำกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับบริษัท เช่น ค่าเลี้ยงรับรองลูกค้า, ค่าเดินทาง, ค่าน้ำมัน โดยเอกสารและรายละเอียดการขอเบิกจ่ายเหล่านี้สามารถบันทึกไว้ในระบบ erp และส่งใบคำขออนุมัติการเบิกเงินผ่านระบบไปยังผู้มีอำนาจในการอนุมัติ เช่น หัวหน้างาน, ผู้จัดการ หรือผู้บริหาร โดยสามารถตั้งค่าให้ระบบ erp ทำการแจ้งเตือนคำขอที่รอการอนุมัติไปยังอีเมลหรือไปยังฟังก์ชั่นการแจ้งเตือนในระบบ และพนักงานผู้ยื่นคำขอก็สามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารการขอเบิกจ่ายได้ผ่านทางระบบ erp
  
  
• ขออนุมัติการขอใช้งบประมาณผ่านระบบ erp
  ในกรณีที่ต้องมีการขอเบิกงบประมาณต่าง ๆ ประจำไตรมาส, งบประมาณประจำปี หรืองบประมาณสำหรับโครงการต่าง ๆ ขององค์กร ก็สามารถดำเนินการยื่นเอกสารผ่านระบบ erp โดยผู้ที่มีอำนาตในการตัดสินใจ สามารถตรวจสอบข้อมูลและอนุมัติคำขอเบิกงบประมาณผ่านทางระบบ erp ได้โดยสะดวก
  
  
• ทำการจ่ายเงินค้าใช้จ่ายประจำหรือค่าโสหุ้ยของบริษัทอย่างสะดวกด้วยระบบ erp
  หากบริษัทของคุณมีค่าใช้จ่ายประจำที่ต้องทำการจ่ายทุกเดือน ไม่ว่าจะเป็นค่าเช่าอาคาร, ค่าเช่ายานพาหนะ, ค่าสาธารณูปโภคต่าง ๆ เช่น ค่าน้ำ ค่าไฟ, ค่าจ้างซัพพลายเออร์ เช่น ฟรีแลนซ์ประจำหรือบริษัทจัดหาคนงาน คุณก็สามารถตั้งวันและเวลาการจ่ายเงินตามกำหนดการของคุณในระบบ erp ได้อย่างสะดวก โดยระบบ erp สามารถรองรับการเชื่อมข้อมูลการชำระเงินของคุณให้เป็นไปตามรูปแบบการชำระเงินที่ทางธนาคารกำหนด และระบบ erp ยังสามารถเลือกชำระเงินผ่านระบบ Electronic Banking ช่วยให้คุณหรือฝ่ายบัญชีไม่ต้องไปดำเนินเรื่องเอกสารที่ธนาคารด้วยตนเอง จึงช่วยประหยัดเวลาได้มาก และระบบ erp ยังช่วยบันทึกทุกธุรกรรมการชำระเงินของคุณเอาไว้ในระบบด้วย เพื่อให้สะดวกในการตรวจสอบและการกระทบยอดในการทำงบการเงินประจำปี

การใช้งานระบบ erp ในการดำเนินเรื่องการเบิกจ่ายต่าง ๆ ภายในองค์กรนั้น พนักงานขององค์กรอาจต้องมีการปรับตัวแค่เฉพาะในช่วงเริ่มต้นเท่านั้น แต่เมื่อใช้งานระบบ erp ไปได้สักพัก ทั้งองค์กรก็จะพบกับความสะดวกในการจัดเก็บข้อมูลและการตรวจสอบข้อมูลในขั้นตอนต่าง ๆ ที่ช่วยแก้ปัญหาเรื่องเอกสารตกหล่นสูญหาย, การลืมอนุมัติเอกสาร, ปัญหาความล่าช้าในการเบิกจ่ายหรือการโอนเงินให้ซัพพลายเออร์หรือเวนเดอร์ นอกจากนี้ระบบ erp ยังช่วยให้การทำบัญชีสะดวกและง่ายดายขึ้นอีกด้วย ทั้งในส่วนของการกระทบยอด, การทำงบดุล รวมถึงการตรวจสอบงบประมาณและค่าใช้จ่ายประจำปี เพื่อให้พนักงานของคุณไม่ต้องเดินเรื่องเอกสารหลายขั้นตอนอีกต่อไป อีกทั้งพนักงานยังสามารถตรวจสอบสถานะคำขออนุมัติการเบิกจ่ายได้ด้วยตนเอง ระบบ erp จะทำให้องค์กรของคุณได้ลดการใช้กระดาษ และช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการดำเนินงานจัดซื้อ, การเบิกจ่าย และการทำธุรกรรมทางการเงิน

และหากคุณกำลังมองหาระบบ erp ที่มีประสิทธิภาพ ที่จะช่วยให้องค์กรของคุณจัดการงานเอกสารและข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กรได้อย่างมีระบบ ลองใช้ SAP Business One ระบบ erp มาตรฐานระดับสากลจาก Tigersoft ที่เข้าใจระบบการทำงานของบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลางอย่างแท้จริง เพราะสามารถปรับแต่งรูปแบบการทำงานของระบบ erp ให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานขององค์กร อีกทั้งยังสามารถเลือกใช้ได้ทั้งระบบ erp แบบ On-cloud และ ระบบ erp แบบ On-premise และระบบ erp ยังพร้อมรองรับการขยายตัวของธุรกิจ ทั้งในด้านจำนวนคนที่จะเข้าใช้งานระบบ erp และพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล จึงช่วยให้ธุรกิจของคุณก้าวเดินไปข้างหน้าได้อย่างมั่นใจ