จากเหตุการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 ทั่วโลก ในช่วง 2 – 3 ปีที่ผ่านมานี้ ทำให้พนักงานไม่สามารถไปทำงานที่บริษัทได้ตามปกติ ส่งผลให้หลายธุรกิจเกิดการหยุดชะงักลง เราจึงเห็นได้ว่า องค์กรส่วนใหญ่ล้วนปรับปรุงระบบการทำงานให้รองรับการทำงานทางไกล (Remote Working) หรือทำงานที่บ้าน (Work from Home) เพื่อให้ธุรกิจสามารถดำเนินต่อไปได้ 

ถึงแม้ว่าสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 จะดีขึ้นแล้ว แต่การทำงานทางไกล หรือที่ทำงานที่บ้านกลับกลายเป็นวิถีการทำงานในรูปแบบใหม่ที่พนักงานต้องการ และไม่อยากที่จะกลับมาทำงานที่บริษัททุกวันเหมือนเมื่อก่อนเนื่องจากการทำงานทางไกล หรือทำงานที่บ้านมีความยืดหยุ่น สามารถจัดสรรเวลาการทำงานได้ดีกว่า และไม่ต้องเหนื่อยจากการเดินทาง

ด้วยเหตุนี้ การเลือกใช้บริการ SaaS (Software as a Service) บริการด้านซอฟต์แวร์ที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้เพียงแค่มีอินเทอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งสำคัญที่องค์กรต้องให้ความใส่ใจ เพราะ SaaS เป็นหนึ่งในตัวช่วยสำคัญที่ทำให้การทำงานทางไกลมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สามารถดำเนินงานได้มีประสิทธิภาพเท่ากับ หรือมากกว่าการทำงานรูปแบบเดิม แล้ว SaaS คืออะไร มีข้อดีในการใช้บริการอย่างไร เราจะพาไปหาคำตอบ

SaaS คืออะไร?

SaaS ย่อมาจากคำว่า “Software as a Service” คือ การให้บริการซอฟต์แวร์บนระบบ Cloud เป็นซอฟต์แวร์ที่พัฒนาให้สามารถใช้งานได้สะดวกผ่านระบบอินเทอร์เน็ต โดยที่ไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์บนคอมพิวเตอร์ให้ยุ่งยาก และไม่จำเป็นต้องใช้ Hardware ที่มีประสิทธิภาพสูง ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะสามารถใช้งานได้ทั้งแอปพลิเคชันบนสมาร์ตโฟน หรือเว็บเบราว์เซอร์ในคอมพิวเตอร์ ตัวอย่าง SaaS ที่รู้จักกันดี เช่น

• โปรแกรมแชท Slack
• ระบบเก็บข้อมูลออนไลน์ Dropbox, Airtable หรือ Clickup
• เครื่องมือการทำงานของ Google ต่าง ๆ เช่น Gmail, Google Workspace, Google Drive หรือ Google Docs
• เครื่องมือการทำงานของ Microsoft เช่น Microsoft Office 365 หรือ OneDrive
• เครื่องมือการทำงานของ Adobe อย่าง Creative Cloud

SaaS นั้น จะให้บริการในรูปแบบ Software License หรือ Subscription ซึ่งสามารถเลือกได้ว่าจะสมัครสมาชิกแบบรายเดือน หรือรายปี และสามารถยกเลิกสมาชิกได้ตลอดเวลา จึงทำให้การใช้ SaaS มีความยืดหยุ่นสูง และมีค่าใช้จ่ายที่ถูกกว่าการเลือกใช้ซอฟต์แวร์แบบสมัยก่อนที่จะต้องใช้เงินลงทุนที่สูงในการติดตั้งในครั้งแรก

ข้อดีของการใช้บริการ SaaS คือ

การใช้บริการ SaaS มีข้อดีดังนี้

• การใช้บริการ SaaS มีต้นทุนต่ำ ไม่จำเป็นต้องติดตั้ง หรือบำรุงรักษา อีกทั้งยังสามารถอัปเดตระบบได้ง่าย ๆ ผ่านระบบกลาง โดยไม่จำเป็นต้องอัปเดตทีละเครื่อง
• แค่มีอินเทอร์เน็ตก็สามารถใช้งาน SaaS ได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน ใช้คอมพิวเตอร์ หรือสมาร์ตโฟนเครื่องใดก็ตาม จึงทำให้มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง
• ระบบ SaaS จะทำการจัดเก็บข้อมูลไว้ในศูนย์กลางอัตโนมัติ จึงทำให้จัดเก็บข้อมูลได้ง่าย และลดความเสี่ยงข้อมูลสูญหายได้มาก
• ระบบ SaaS เป็นการใช้งานแบบ Software License หรือ Subscription จึงสามารถยกเลิกการใช้งานได้ตลอดเวลา ทำให้สามารถปรับเปลี่ยนการใช้งานได้ง่าย

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าการใช้บริการ SaaS จะมีข้อดีหลายอย่าง แต่ก็มีข้อจำกัดในการใช้งานเช่นกัน ดังนี้

• การใช้งาน SaaS จะต้องมีอินเทอร์เน็ตที่เสถียร หากอินเทอร์เน็ตเกิดปัญหาขณะใช้งานก็อาจทำให้ข้อมูลสูญหายได้
• สามารถปรับแต่งและพัฒนาซอฟต์แวร์ได้จำกัด โดยทุกอย่างจะขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์เป็นหลัก
• เนื่องจาก SaaS สามารถใช้งานบนอินเทอร์เน็ตได้ตลอดเวลา ทำให้อาจมีปัญหาด้านความปลอดภัยของข้อมูล จึงจำเป็นต้องเลือกใช้บริการ SaaS ที่มีความน่าเชื่อถือสูง

ผู้ใช้งานจะไม่มีกรรมสิทธิ์ในตัว SaaS เพราะเป็นการใช้บริการแบบ Software License หรือ Subscription

บริการ SaaS กับงานบริหารทรัพยากรบุคคล

ไม่ว่าจะเป็นองค์กร หรือสายงานไหนก็ล้วนแล้วแต่ปรับตัวให้เข้ากับวิถีการทำงานรูปแบบใหม่ทั้งนั้น ซึ่งรวมถึงงานบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resources) หรือ “HR” โดยในปัจจุบันเริ่มมีการพัฒนาระบบสารสนเทศในการบริหารทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System) หรือ “HRIS” ในรูปแบบ SaaS มากขึ้น ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้สะดวกสบายมากยิ่งขึ้น เช่น การเช็กอินเวลาเข้าและออกจากงาน กดลาพักร้อน ขอ E-PAY SLIP หรือรับข้อมูลข่าวสารที่สำคัญจากองค์กรได้ผ่านอินเทอร์เน็ต หรือแอปพลิเคชัน นอกจากจะสะดวกต่อพนักงานแล้ว ยังส่งผลให้การบริหารทรัพยากรบุคคลเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย

SaaS (Software as a Service) เป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถเข้าใช้งานได้ทุกที่ที่มีอินเทอร์เน็ต เป็นซอฟต์แวร์สำคัญที่พัฒนาขึ้นมาเพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา การเลือกใช้บริการ SaaS ที่เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานของบริษัทจึงเป็นสิ่งที่องค์กรต้องให้ความสำคัญ เพราะการเลือกใช้ SaaS ที่ดี สามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างเสถียร ติดต่อเพื่อนร่วมงานได้อย่างรวดเร็ว และทำงานต่าง ๆ ได้โดยไม่มีข้อจำกัด ทำให้การทำงานทางไกล หรือทำงานที่บ้านมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ทำให้บริษัทสามารถดำเนินกิจการไปได้อย่างต่อเนื่อง แม้ว่าจะเกิดวิกฤตการณ์ใด ๆ ขึ้นก็ตาม ซึ่งที่ Tigersoft เรามีโปรแกรม Tiger HR Openspace ซอฟต์แวร์บริหารจัดการทรัพยากรบุคคลที่สามารถใช้งานได้บนระบบ Cloud และการป้องกันแน่นหนา รวมถึงการสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันการสูญหาย ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะสามารถเข้าถึงได้เฉพาะเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น หมดห่วงเรื่องข้อมูลรั่วไหล ช่วยให้การจัดเก็บข้อมูลพนักงานต่าง ๆ ทั้งระบบทะเบียนประวัติ การคำนวณเงินเดือน รายการหัก กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ภาษีต่าง ๆ เป็นไปอย่างรวดเร็วและปลอดภัย เป็นหนึ่งในโปรแกรม HRIS ที่มีประสิทธิภาพที่ทุกองค์กรไม่ควรพลาด