6 วิธีประชุมอย่างไรให้คุ้มค่ากับเวลาที่เสียไป

แผนการทำงานในแต่ละวันอาจต้องสะดุดลงด้วยการประชุมด่วน แต่พอถึงเวลาประชุมจริง ๆ กลับเข้าไปนั่งหงอย ไม่มีปากไม่มีเสียงใด ๆ แถมจะทำงานที่ทำอยู่ก็ไม่ได้ ซึ่งดูเหมือนว่าจะเป็นการประชุมที่เราจะไม่ค่อยได้อะไร มีแต่เสียเวลาในการทำงานไปเปล่า ๆ

วันนี้ไทเกอร์ซอฟท์จึงขอแนะนำ วิธีการประชุมที่ไม่ทำให้เสียเวลาและทำให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ดังนี้

1. แจ้งเวลาการประชุมให้ชัดเจน

ถือเป็นสิ่งแรกที่ควรทำเมื่อจะทำการประชุม โดยจะต้องระบุวัน เวลา และสถานที่ ให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้เข้าประชุมคนอื่น ๆ สามารถจัดสรรเวลางานเพื่อไม่ให้เวลาในการประชุมส่งผลกระทบกับงานที่ทำอยู่ และเพื่อป้องกันพนักงานลืมวันนัดประชุม  ควรส่งอีเมลคำเชิญที่อีกฝ่ายสามารถตอบตกลงกลับมาได้

2. มีหัวข้อในการประชุมทุกครั้ง

เพื่อให้ผู้เข้าประชุมสามารถเตรียมตัวล่วงหน้า สำหรับเรื่องที่จะเสนอหรืออื่น ๆ และป้องกันการเดดแอร์จากการหมดเรื่องคุยโดยที่ยังไม่ได้ข้อสรุป ดังนั้นจึงควรมีการชี้แจงหัวข้อที่จะประชุมให้ชัดเจนในทุก ๆ ครั้ง

3. เรียกประชุมเฉพาะคนที่มีส่วนเกี่ยวข้อง

การประชุมไม่จำเป็นต้องเรียกทุกคนก็ได้ แต่ควรเรียกเฉพาะคนที่เกี่ยวข้องจริง ๆ เพราะอาจทำให้งานในส่วนอื่น ๆ ล่าช้ามากขึ้น โดยการเรียกประชุมรวมก็ยังสามารถทำได้ แต่ควรเป็นการประชุมที่ได้ผลสรุปแล้ว และเป็นการประชุมที่แจ้งสิ่งต่าง ๆ ให้โดยรวมทราบเพียงสั้น ๆ ซึ่งจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่าการเรียกประชุมทุกคน

4. ย้ายที่ประชุมไปนอกสถานที่บ้าง

หากการประชุมแต่ละครั้งนั้นดูตึงเครียดหรือน่าเบื่อ ให้ลองเปลี่ยนบรรยากาศโดยการไปประชุมนอกสถานที่ เช่น สวนสาธารณะ ร้านกาแฟ หรือร้านอาหาร รวมถึงการเปลี่ยนรูปแบบการประชุม อย่างการทำบรรยากาศที่ตึงเครียดให้ดูสนุก เพื่อเพิ่มความกระตือรือร้นของผู้เข้าประชุม

5. มีเวลาในการประชุมอย่างเต็มที่

ในการประชุมทุกครั้งควรตั้งใจและไม่ทำสิ่งอื่นไปด้วย อย่างการปิดเครื่องมือสื่อสาร งดการทำงานแบบ Multitask หรืออื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประชุม เพราะนั่นจะทำให้ประสิทธิภาพการฟังลดลง ดังนั้นการโฟกัสอยู่กับการประชุมเพียงอย่างเดียวจึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประชุมได้เสร็จเร็วมากยิ่งขึ้น

6. ใช้เวลา 5 นาทีสุดท้ายในการสรุปการประชุม

หลังจากประชุมกันเรียบร้อยแล้ว ควรใช้เวลาอย่างน้อย 5 – 10 นาที ก่อนปิดการประชุมเพื่อสรุปสิ่งที่ได้ในการประชุมในครั้งนี้ และควรมีโน้ตสั้น ๆ สำหรับการสรุปสิ่งที่ต้องทำของแต่ละคน เพื่อเป็นการย้ำและป้องกันการความเข้าใจผิดที่อาจเกิดขึ้นได้

นอกจากนี้ ทาง Sociometric Solutions บริษัทที่ศึกษาเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมในการทำงานยังพบว่า มนุษย์เรามีปฎิสัมพันธ์กับผู้อื่นได้มากที่สุดคือตอนทำงาน จากเพื่อนร่วมงานที่นั่งข้างกันและมีการแลกเปลี่ยนที่นั่งอยู่บ่อยครั้ง ซึ่งจะมีโอกาสในการสร้างปฎิสัมพันธ์ได้ดี ทั้งยังสามารถนำมาปรับใช้กับที่ประชุมได้อีกด้วย

ขอบคุณข้อมูลจาก : mangozero