เทคนิคการเลือกใช้โปรแกรม HR ฉบับมือโปร!

แนะนำหลักการเลือกใช้โปรแกรม HR ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ

ระบบการจัดการข้อมูล HR ในปัจจุบัน เรียกได้ว่าเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินงาน และบริหารจัดการทรัพยากรในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ลดภาระค่าใช้จ่าย ภาระงานสำหรับเหล่าผู้บริหาร และแผนกจัดการทรัพยากรบุคคลได้ สำหรับวิธีการเลือกใช้โปรแกรม HR แบบไหนที่จะตอบโจทย์การใช้งานขององค์กรที่มีขนาดแตกต่างกัน และมีความต้องการใช้งานโปรแกรม HR หรือระบบการบริหารงานแตกต่างกันนั้น หากใครต้องการคำตอบตรงนี้ล่ะก็ ทางเรามีวิธีการเลือกง่าย ๆ ที่สามารถนำมาเป็นเกณฑ์วัดความจำเป็น และความสำคัญในการใช้งานที่เหมาะสมได้

สำรวจขนาดองค์กรและความจำเป็นก่อนเลือกซื้อโปรแกรม HR

ขั้นตอนนี้มีความสำคัญสำหรับการบริหารเงินเพื่อจัดซื้อโปรแกรม HR สำเร็จรูป และนำมาช่วยในการจัดสรรงาน และบริหารทรัพยากรบุคคลมากที่สุด โดยก่อนจะทำการจัดซื้อโปรแกรม ให้สำรวจดูก่อนว่าบริษัทของคุณมีขนาดประมาณไหน พนักงานจำนวนเท่าไหร่ และมีโครงการพัฒนาหรือโปรเจกต์อะไรต่อไปในอนาคตหรือไม่ เพื่อวางแผนล่วงหน้าเผื่อว่าขนาดขององค์กรอาจจะมีขนาดใหญ่ขึ้น หรือเติบโตได้มากขึ้นในอนาคต เมื่อสำรวจดูแล้ว คุณก็สามารถเลือกโปรแกรม HR ตามคุณสมบัติดังต่อไปนี้ได้

หลักการเลือกใช้โปรแกรม HR ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ

ในการจัดซื้อและจัดทำระบบโปรแกรม HR ที่เหมาะสม มีเพียงไม่กี่ข้อที่สำคัญในการนำมาพิจารณาเพื่อให้ได้คุณสมบัติตามที่ต้องการ ไม่มากเกินไปจนงบประมาณบานปลาย และไม่น้อยเกินไปจนไม่สามารถปฏิบัติงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายได้ สามารถพิจารณาได้ตามจุดประสงค์ในการใช้งานดังต่อไปนี้

1. เลือกโปรแกรม HR Online ที่ไม่ต้องบันทึกข้อมูลลงคอมพิวเตอร์
เหตุผลที่คุณควรเลือกโปรแกรม HR ที่ปฏิบัติงานได้บนเครือข่ายออนไลน์ก็เพราะว่า การเก็บข้อมูลทุกอย่างไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ไม่ใช่วิธีที่ปลอดภัยที่สุดเสมอไป การที่คุณสามารถอัปโหลดทุกอย่างขึ้นบนระบบ Cloud ได้ มีความปลอดภัยที่สุดและยังสามารถใช้งานทุกระบบและการบันทึกข้อมูลรวมถึงการบันทึกประวัติต่าง ๆ ผ่านทางระบบออนไลน์ ช่วยให้ข้อมูลมีการจัดเก็บที่ปลอดภัย และไม่ขึ้นตรงกับคอมพิวเตอร์ ที่อาจมีความผิดปกติ และติดไวรัสจนไฟล์ข้อมูลเสียหายได้ในอนาคต

2. จัดการโปรแกรม HR Payroll ได้ง่าย สามารถอนุมัติผ่านมือถือได้ทันที
ระบบโปรแกรม HR ควรจะมีระบบการจัดสรรในส่วนของ ประวัติการจ่ายเงินเดือน จ่ายโบนัส รวมถึงค่าล่วงเวลาและสวัสดิการต่าง ๆ ที่สามารถบันทึกได้ตามความเป็นจริง โดยให้ระบบตัวเป็นตัวช่วยคำนวณค่าใช้จ่ายเหล่านี้ให้ตามความเป็นจริงและตามการป้อนข้อมูลของผู้บริหาร ซึ่งจะช่วยลดภาระงานในเรื่องของการคำนวณค่าใช้จ่าย และการทำรายงานค่าใช้จ่ายในส่วนของเงินเดือนและสวัสดิการต่าง ๆ ได้ รวมถึงแจ้งเตือนและส่งสลิปเงินเดือนถึงมือพนักงานได้เลยทันที

3. จัดการงบประมาณอื่น ๆ เพิ่มได้ไม่ต้องรอ สร้างความยืดหยุ่นในการบริหารงาน
อีกหนึ่งคุณสมบัติที่โปรแกรม HR ควรจะต้องมีก็คือ ต้องสามารถจัดการงบประมาณต่าง ๆ เพื่อให้ทางผู้บริหารสามารถอนุมัติแผนงานเหล่านั้นได้เลยทันทีผ่านระบบมือถือ แน่นอนว่าอาจจะต้องมีการบรีฟข้อมูลกันมาก่อนแล้ว แต่สำหรับการเบิกค่าใช้จ่ายและกิจกรรมต่าง ๆ ที่ต้องดำเนินไปอย่างรวดเร็ว เพื่อให้สามารถบรรลุผลได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดนั้น ความเร็วและความยืดหยุ่นถือเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่โปรแกรม HR สามารถช่วยคุณได้

4. เปิดโอกาสให้คุณสามารถปรับแต่งโปรแกรม HR เพิ่มเติมได้ง่าย
อีกหนึ่งคุณสมบัติที่ควรจะมีในการเลือกใช้งานโปรแกรม HR หนึ่งโปรแกรมนั่นก็คือ คุณสามารถเปลี่ยนแปลงระบบภายในต่าง ๆ ให้ตรงกับจุดประสงค์ในการใช้งานขององค์กรที่มีลักษณะแตกต่างกันได้ ไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็ก ขนาดกลาง หรือขนาดใหญ่ที่ระดับพนักงานมากกว่า 1000 คนก็ตาม เนื่องจากความยืดหยุ่นขององค์กร ถือว่าเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพสูงสุดและปรับตัวรับกับปัญหาต่าง ๆ รอบตัวได้ดี ฟังก์ชันในการเพิ่มเติมการทำงานในระบบโปรแกรม HR แบบ Custom ได้ ถือว่าเป็นอีกหนึ่งหลักเกณฑ์ที่ควรพิจารณาเป็นอันดับต้น ๆ

ตัวอย่างเหตุการณ์ที่โปรแกรม HR เข้ามามีส่วนสำคัญในการบริหาร

คุณไม่มีทางรู้เลยว่าความสะดวกสบายในการใช้งานโปรแกรม HR เพื่อคำนวณสิทธิประโยชน์ต่าง ๆ ของพนักงาน ทั้งจำนวนเงินเดือนที่มีการจัดเก็บภายในโปรแกรมได้ โดยไม่จำเป็นต้องจัดเก็บได้ในคอมพิวเตอร์ มีความสำคัญต่อองค์กรหนึ่งองค์กรมากขนาดไหน จนกว่าคุณจะได้ใช้งานด้วยตัวคุณเอง ซึ่งเหตุการณ์ที่คุณสามารถเห็นได้ชัดก็คือ
· หากคุณมีพนักงานมากกว่า 50 คนขึ้นไปการจะคำนวณเงินเดือน และค่าล่วงเวลาก็ถือว่ายุ่งยาก
· หากผู้บริการต้องการรายงานค่าใช้จ่ายในการจัดจ้าง เพื่อปรับโครงสร้างก็สามารถทำได้เลยที
· การอนุมัติงบประมาณเพื่อดำเนินการต่าง ๆ สามารถทำได้ง่ายขึ้น เพราะอนุมัติผ่านมือถือได้ทันที
· องค์กรมีการหมุน และปรับตัวได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้นเมื่อมีโปรแกรม HR เข้ามาช่วย
· การขอวันลาต่าง ๆ และการอนุมัติวันลาก็สามารถทำได้ง่าย

โปรแกรม HR การลงทุนที่คุ้มค่าที่สุดของหนึ่งองค์กรเพื่อผลดีในระยะยาวทุก ๆ ด้าน

ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของการช่วยจัดการค่าใช้จ่ายในการบริหารงาน รวมไปถึงการจัดทำรายงานเกี่ยวกับการบริหารทรัพยากรภายในโรงงานหรือองค์กรหนึ่งองค์กรที่อาจจะมีข้อมูลมากเกินกว่าที่จะสามารถจัดการได้ด้วยระบบแมนวล การเลือกใช้โปรแกรมเหล่านี้ที่มีการเก็บข้อมูลไว้อย่างปลอดภัยบนระบบ Cloud และยังสามารถสร้าง Interaction ระหว่างผู้บริหารกับตัวพนักงานได้อย่างใกล้ชิดและรวดเร็วที่สุด เลือกใช้โปรแกรม HR ถือว่าเป็นอีกหนึ่งความคุ้มค่าในการลงทุนของแต่ละองค์กร เพื่อการบริหารงานที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นได้แน่นอน

สนใจหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Tigersoft

สามารถติดต่อไทเกอร์ซอฟท์ได้ที่