โปรแกรม hr และการประยุกต์ใช้ร่วมกับทักษะสำคัญที่ HR มืออาชีพควรมี !

โปรแกรม hr สามารถนำไปใช้ร่วมกับทักษะ HR มืออาชีพได้อย่างไรบ้าง

หลังจากผ่านพ้นยุคโควิดที่รูปแบบการทำงานหลายอย่างถูกปรับเปลี่ยนเป็น New Normal ทำให้การทำของ HR ต้องปรับเปลี่ยนตามยุคสมัยไปด้วย ประกอบกับในปัจจุบันนี้มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในส่วนงานบริหารทรัพยากรบุคคลมากขึ้น มีทั้ง hr software โปรแกรมเงินเดือน และระบบลงเวลาทำงานผ่านมือถือ ทำให้การทำงานของ HR เป็นเรื่องง่ายมากขึ้น แต่ทั้งนี้ HR เองก็ต้องมีการปรับตัวให้เข้ากับการทำงานในรูปแบบใหม่

โปรแกรม hr กับการนำไปประยุกต์ใช้ร่วมกับทักษะสำคัญที่ HR มืออาชีพควรมี !

• Technological Adaptability ปรับใช้เทคโนโลยีเข้ากับการทำงาน
  เพราะปัจจุบันมีการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการบริหารทรัพยากรบุคคลมากขึ้น เช่น โปรแกรม hr หรือ โปรแกรมเงินเดือน ดังนั้น HR มืออาชีพจึงควรจะมีความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับการใช้งานเทคโนโลยีเหล่านั้น และนำมาประยุกต์ใช้ในการทำงานของตัวเองได้เป็นอย่างดี ซึ่งความสามารถในการใช้เทคโนโลยีนั้น ควรครอบคลุมทักษะต่าง ๆ ดังนี้
  • เป็นนักจัดการข้อมูล (Data Analytics)
    โปรแกรม hr สําเร็จรูป เป็นโปรแกรมที่มีการรวบรวมฐานข้อมูลของพนักงานในหลาย ๆ ด้าน เข้ามาไว้ในระบบ เช่น การขาด ลา มาสาย, การเช็คอินเวลาเข้างาน, การเช็คเอาท์ เวลาเลิกงาน และการขออนุมัติวันลา ซึ่งข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้จะเชื่อมโยงกับโปรแกรมเงินเดือน ดังนั้น HR ต้องมีทักษะในการจัดการและวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านี้ เพื่อนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
  • Smart Recruitment ค้นหาและคัดสรรบุคคลากรอย่างมีประสิทธิภาพ
    HR ต้องสามารถเรียนรู้และใช้ฟังก์ชั่นสรรหาบุคลากรของโปรแกรม hr ในการรับสมัครพนักงานใหม่, การคัดสรรผู้สมัคร และการติดต่อแจ้งผลผู้สมัคร แทนวิธีการคัดสรรพนักงานในรูปแบบเดิม ๆ ซึ่งฟังก์ชั่นคัดสรรพนักงานในโปรแกรม hr นี้ จะช่วยให้ฝ่าย HR ประหยัดเวลาได้มากขึ้น เพราะจัดเรียงข้อมูลผู้สมัครเอาไว้ให้เสร็จสรรพในโปรแกรม hr
  • ใช้ Digital Tracking ติดตามความเคลื่อนไหวของพนักงานให้เป็น
    ฝ่าย HR ต้องเข้าใจระบบและรูปแบบการทำงานของ digital tracking ที่มีอยู่ในโปรแกรม hr สําเร็จรูป เช่น ระบบลงเวลาทำงานผ่านมือถือ ที่พนักงานสามารถลงเวลาเข้าทำงานผ่านมือถือได้ง่าย ๆ ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน, การแทรคสถานที่ทำงานแบบเรียลไทม์ของพนักงาน ในการออกไปทำงานนอกสถานที่ และระบบจดจำใบหน้า ที่ช่วยให้การลงเวลาเข้างานของพนักงานแม่นยำมากขึ้น ซึ่งการแทรคกิจกรรมเหล่านี้ของพนักงาน จะช่วยให้ HR ทำเงินเดือนได้ง่ายและสะดวก เพราะโปรแกรมเงินเดือนในโปรแกรม hr สําเร็จรูป จะมีเวลาเข้า-ออกงานที่แม่นยำอยู่ในระบบ และสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ตลอดเวลา
• Effective Communication ลดช่องว่าง เข้าถึงง่าย
  การบริหารทรัพยากรบุคคลในรูปแบบเก่า ฝ่าย HR จะค่อนข้างห่างเหินกับพนักงาน การติดต่อสื่อสารและแจ้งข่าวประชาสัมพันธ์ต่าง ๆ ขององค์กร ก็มักเป็นการสื่อสารแบบทางเดียว และพนักงานมักไม่กล้ามาปรึกษา HR ในกรณีที่เกิดปัญหาในการทำงานต่าง ๆ ดังนั้น HR ยุคใหม่ควรมีทักษะในการสื่อสารที่ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยนำเทคโนโลยีทันสมัยอย่างโปรแกรม hr เข้ามาเป็นตัวช่วย
  • มีการติดต่อสื่อสารกับคนในองค์กรอยู่เสมอ
    ฝ่าย HR ต้องเรียนรู้การใช้ฟังก์ชั่นแชทในโปรแกรม hr ให้เป็นประโยชน์ และปรับปรุงทักษะการสื่อสาร การพูดคุยของตนเองให้มีจิตวิทยามากขึ้น เพื่อให้ทั้งพนักงานและฝ่าย HR สามารถติดต่อพูดคุย สอบถามปัญหาในการทำงาน ส่งเรื่องร้องเรียน หรือส่งข้อเสนอแนะให้แก่กันและกันได้อย่างราบรื่น เป็นส่วนตัว และไม่ทำให้เกิดความรู้สึกกดดันเหมือนการเรียกพนักงานเข้าพบที่ห้อง HR ซึ่งอาจสร้างความรู้สึกกดดันและสร้างประสบการณ์ที่ไม่ดีให้กับพนักงานได้
  • มีทักษะในประกาศข่าวประชาสัมพันธ์หรือนโยบายขององค์กรให้น่าสนใจ
    การส่งข่าวประชาสัมพันธ์หรือนโยบายขององค์กรในรูปแบบเดิม จะเป็นการใช้รูปแบบภาษาและรูปแบบของประกาศที่ดูห่างเหิน เป็นทางการ และเป็นการส่งผ่านทางอีเมลหรือเป็นการติดป้ายประกาศ ซึ่งบางครั้งอาจมีการตกหล่น เช่น พนักงานที่มีเมลงานเข้ามาเยอะ ๆ อาจพลาดอีเมลของฝ่าย HR หรือพนักงานที่ออกไปทำงานนอกสถานที่เป็นประจำ อาจไม่เห็นประกาศของ HR ที่แปะไว้ แต่หากฝ่าย HR รู้จักปรับกลยุทธ์ในการสร้างประกาศให้น่าอ่านและน่าสนใจมากขึ้น รวมถึงสามารถประยุกต์ใช้ฟังก์ชั่นประกาศและฟีดโซเชียลของโปรแกรม hr ให้เป็นประโยชน์ ก็จะช่วยให้ฝ่าย HR สามารถติดต่อสื่อสารกับพนักงานได้ง่ายขึ้นและทั่วถึงขึ้น
  • สื่อสารกับพนักงานให้เฉพาะเจาะจงมากขึ้น
    ในบางองค์กรที่มีหลายแผนก หลายส่วนงาน บางครั้งอาจมีการออกนโยบายหรือมีข้อท้วงติง ตักเตือนที่ฝ่ายบริหารต้องการให้ HR ส่งผ่านไปถึงพนักงานบางแผนกเท่านั้น ไม่ใช่พนักงานทั้งหมด ฝ่าย HR ต้องเรียนรู้ที่จะนำฟังก์ชั่นแชทของโปรแกรม hr สําเร็จรูป มาใช้ในการติดต่อสื่อสารเฉพาะแผนก โดยการสร้างกรุ๊ปแชทของ HR กับแผนกนั้น ๆ ซึ่งนอกจากจะช่วยให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปอย่างเฉพาะเจาะจงมากขึ้นแล้ว ยังช่วยลดขั้นตอนยุ่งยากในการติดต่อสื่อสารกับพนักงานในแต่ละแผนกอีกด้วย
  • Emotional Management จัดการความรู้สึกของพนักงานได้ดี
    หน้าที่อย่างหนึ่งของฝ่าย HR คือ การรับฟังปัญหาในการทำงานของพนักงาน ทั้งในเชิงโครงสร้างและในเชิงส่วนบุคคล ซึ่งหาก HR มีทักษะในการพูดคุยที่ดี และนำมาใช้ร่วมกับฟังก์ชั่นแชทของโปรแกรม hr สําเร็จรูป ก็จะช่วยให้พนักงานสามารถพูดคุยกับฝ่าย HR ได้อย่างสะดวกใจมากขึ้น เพราะบางครั้งการพูดคุยเรื่องลำบากใจกันต่อหน้า ก็อาจทำให้พนักงานรู้สึกอึดอัด
• Team Building
  ฝ่าย HR สามารถเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างทีมให้กับองค์กรได้ หากรู้จักนำวิธีการต่าง ๆ มาปรับใช้ เช่น การทำ PL กับกลุ่มพนักงานเพื่อทำลายกำแพงระหว่างพนักงานด้วยกันและระหว่างพนักงานกับหัวหน้า หรือนำเทคโนโลยีอย่างโปรแกรม hr เข้ามามีบทบาทในการเข้าถึงใจพนักงานมากขึ้น โดยวิธีที่เป็นมิตรมากขึ้น
  • ทักษะในการใช้ฟีด โซเชียลให้เป็นประโยชน์ในการต้อนรับพนักงานใหม่
    ฝ่าย HR ต้องมีทักษะในการสร้างขวัญและกำลังใจให้กับพนักงานใหม่ที่เพิ่งเข้ามาทำงานในองค์กร โดยต้องสามารถประยุกต์ใช้ฟังก์ชั่นฟีด โซเชียลของโปรแกรม hr สําเร็จรูป กับการแนะนำพนักงานใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะฟีด โซเชียลสามารถเข้าถึงพนักงานได้อย่างทั่วถึง ในบรรยากาศที่ไม่เคร่งเครียดจนเกินไป โดยอาจทำรูปแบบการโพสต์แนะนำพนักงานใหม่ให้ดูสนุกสนาน และบอกรายละเอียดของพนักงานใหม่ให้ทุกคนในองค์กรได้รู้ไปพร้อม ๆ กัน
  • ทักษะในการใช้ฟีด โซเชียลให้เป็นประโยชน์ในการส่งเสริมกำลังใจให้กับพนักงาน
    ฝ่าย HR ควรมีทักษะในการส่งเสริมและให้กำลังใจพนักงาน เพื่อให้พนักงานมีความสุขในการทำงานกับบริษัทหรือองค์กร โดยสามารถนำฟีด โซเชียลของโปรแกรม hr มาใช้ให้เป็นประโยชน์ได้ เช่น โพสต์นำเสนอผลงานของพนักงานแต่ละคน, คอมเมนท์ให้กำลังใจพนักงานในโพสต์ต่าง ๆ หรือจัดกิจกรรมร่วมสนุกอย่างไม่เป็นทางการผ่านทางฟีด โซเชียล

เรียกได้ว่าการพัฒนาทักษะสำคัญที่ HR มืออาชีพต้องมีนั้น จะเป็นไปอย่างดีและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น หากมีการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาประยุกต์ใช้ร่วมกัน เช่น hr software ที่รวบรวมทุกฟังก์ชั่นการใช้งานที่จำเป็นสำหรับงาน HR มาไว้ด้วยกัน, โปรแกรมเงินเดือนที่ช่วยลดการใช้กระดาษ และช่วยให้การคำนวณเงินเดือนง่ายขึ้น หรือระบบลงเวลาทำงานผ่านมือถือที่สะดวกง่ายดายและเหมาะกับองค์กรสมัยใหม่ที่ไม่จำเป็นต้องนั่งทำงานที่ออฟฟิศเสมอไป

ซึ่งโปรแกรมบริหารงานบุคคลหรือโปรแกรม hr ของ GreatDay HR สามารถตอบโจทย์การทำงานของ HR ยุคใหม่ได้ทุกเรื่อง ทั้งระบบลงเวลาทำงานผ่านมือถือที่สแกนใบหน้าและแทรคโลเคชั่นได้, โปรแกรมเงินเดือนที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบสแกนลายนิ้วมือที่มีอยู่เดิมได้ พร้อมระบบคำนวณภาษีอัตโนมัติและระบบคำนวณรายได้ส่วนเพิ่มเติมของพนักงาน