รู้หรือไม่ ว่า โปรแกรม hr ช่วยแก้ปัญหาพนักงานไม่ Productive ได้

ถอดบทเรียนการทำงานแบบเก่า แบบไหนทำให้พนักงานไม่ Productive และการนำโปรแกรม hr เข้ามาช่วยแก้ปัญหา

รู้หรือไม่ว่าในตอนที่โลกยังไม่รู้จักโปรแกรม hr หรือโปรแกรมบริหารงานบุคคล ที่สามารถนำมาใช้บริหารรูปแบบการทำงานของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้น ในยุคก่อนหน้านี้รูปแบบการทำงานของบริษัทต่าง ๆ ที่ปฏิบัติสืบต่อกันมาตั้งแต่ในยุคอุตสาหกรรม อาจเป็นตัวการสำคัญที่ไปลด Productive หรือความสามารถในการผลิตงานของพนักงานลง และยังทำให้พนักงานมีความคิดสร้างสรรค์แย่ลงอีกด้วย ลองมาดูกันว่ารูปแบบการทำงานแบบใด ที่มีส่วนในการลด Productive ของพนักงาน

สาเหตุที่ทำให้พนักงานไม่ Productive

• ตารางงานที่ตายตัวเกินไป ทำให้พนักงานรู้สึกเหนื่อยและเคร่งเครียด
  ผลการศึกษาพบว่าการทำงานตามเวลาเข้า-ออกเป๊ะ ๆ และแทบไม่มีเวลาพักเลย ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานลดลง เพราะสมองของพนักงานจะต้องเคร่งเครียดเรื่องงานอยู่ตลอดเวลา ขณะที่ในบางประเทศ เช่น อิตาลีหรือจีน พนักงานสามารถงีบหลับเพื่อพักสมองในตอนกลางวันได้ แต่ในประเทศไทย พนักงานไม่สามารถทำอย่างนั้นได้ จึงยิ่งทำให้พนักงานรู้สึกเหนื่อยล้าทั้งกายและใจ ซึ่งแน่นอนว่าย่อมส่งผลโดยตรงต่อคุณภาพของงานของและการมี Productive
• ประชุมเยอะ ประชุมบ่อย เป็นการลด Productive ของพนักงานโดยไม่รู้ตัว
  หลายบริษัทเข้าใจผิดว่า ยิ่งประชุมระดมสมองกันเยอะ ๆ และมีประชุมรายงานความคืบหน้าของการทำงานกันบ่อย ๆ เป็นเรื่องที่ดี เพราะคนในทีมจะได้เชื่อมความสัมพันธ์และมีการติดต่อพูดคุยกันอยู่เสมอ แต่ความจริงแล้วยิ่งมีการประชุมเยอะ ๆ พนักงานยิ่งรู้สึกเหนื่อยล้า เพราะบางครั้งต้องเตรียมพรีเซนเทชั่นมานำเสนอคนในที่ประชุม และต้องคอยคิดหาคำอธิบายต่าง ๆ เวลาที่หัวหน้างานหรือคนในทีมสอบถาม แถมยังต้องเอาเวลาทำงานมานั่งประชุมอีกด้วย
• ต้องมานั่งทำงานที่ออฟฟิศทุกวันเท่านั้น
  การทำงานบริษัทในรูปแบบเดิม ๆ พนักงานจะต้องเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศเท่านั้น และจะต้องนั่งทำงานอยู่ภายใต้สายตาที่คอยสอดส่องของหัวหน้างานหรือฝ่ายบุคคล ทำให้พนักงานรู้สึกอึดอัดและเครียด มิหนำซ้ำพนักงานบางคนยังต้องระมัดระวังตัวและต้องคอยสร้างภาพลักษณ์ในการทำงานให้ดี เพื่อให้หัวหน้างานหรือเจ้าของบริษัทประทับใจ
• การทำงานแบบไม่จัดลำดับความสำคัญของภารกิจที่ต้องทำ เป็นการลด Productive อย่างไม่คาดคิด
  พนักงานบริษัทมีหน้าที่ที่ต้องทำในแต่ละวันมากมาย แถมบางคนยังต้องทำหน้าที่ที่นอกเหนือไปจากตำแหน่งงานของตัวเองอีกด้วย อย่างที่เรียกกันว่า Multitasking ซึ่งพนักงานบางคนก็จัดลำดับความสำคัญของงานได้ดี แต่พนักงานบางคนก็ไม่สามารถจัดการได้ เพราะอาจมีงานที่ได้รับมอบหมายจากหลายฝ่ายเข้ามาเยอะเกินไป จนทำให้ความสามารถในการผลิตงานของพนักงานลดลง

แล้ว โปรแกรม hr จะช่วยแก้ปัญหาพนักงานไม่ Productive ได้อย่างไร

• โปรแกรม hr ช่วยให้บริษัทสามารถจัดแจงเวลาทำงานแบบ Flexible Hours ได้ง่ายขึ้น
  โปรแกรม hr ช่วยส่งเสริมรูปแบบการทำงานที่เริ่มเป็นที่นิยมกันมากขึ้นในปัจจุบันนี้ได้เป็นอย่างดี นั่นคือการทำงานแบบ Flexible Hours ที่บางบริษัทกำหนดเวลาเข้างานไว้อย่างหลากหลาย เพื่อเป็นทางเลือกให้กับพนักงาน และพนักงานสามารถลงชื่อเข้าทำงานผ่านทางระบบลงเวลาทํางานออนไลน์ได้อย่างสะดวก ทำให้พนักงานสามารถจัดตารางเวลางานได้อย่างอิสระมากขึ้น และไม่ต้องกังวลว่าการจราจรตอนเช้าที่ติดขัดจะทำให้ไปทำงานสายหรือรถติดหนักตอนเย็นทำให้ต้องกลับบ้านดึก
• โปรแกรม hr ช่วยสนับสนุนรูปแบบการทำงานแบบ Work from Anywhere หรือ Work from Home
  เมื่อการที่พนักงานต้องเข้าไปนั่งทำงานในออฟฟิศอยู่ตลอด ทำให้พนักงานรู้สึกอึดอัด เพราะต้องคอยระวังตัว และต้องคอยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีอยู่ตลอดเวลาจนรู้สึกเหนื่อย แต่หากบริษัทนำระบบลงเวลาทำงานผ่านมือถือหรือระบบลงเวลาทํางานออนไลน์ ของโปรแกรม hr เข้ามาสนับสนุนรูปแบบการทำงานแบบ Work from Anywhere หรือ Work from Home ซึ่งเป็นการทำงานที่พนักงานไม่ต้องเข้าออฟฟิศตลอดเวลา และสามารถลงเวลาเข้างานจากที่ไหนก็ได้ โดยไม่จำเป็นต้องเป็นที่ออฟฟิศเท่านั้น ก็จะช่วยทำให้พนักงานมีความสุขและรู้สึกสบายใจในการทำงานมากขึ้น ซึ่งจะส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานโดยตรง โดยเฉพาะพนักงานในสายงานที่เกี่ยวกับการใช้ความคิดสร้างสรรค์ การใช้สมาธิ หรืองานที่จริง ๆ แล้วสามารถทำบ้านได้อย่างสบาย ๆ
• ฟังก์ชั่นมอบหมายงานในโปรแกรม hr สามารถช่วยลดขั้นตอนการประชุมที่ยุ่งยากได้
  ลดจำนวนชั่วโมงที่บริษัทและพนักงานต้องเสียไปกับการประชุมให้น้อยลง ด้วยฟังก์ชั่นมอบหมายงานในโปรแกรม hr ที่หัวหน้างานสามารถกำหนดและมอบหมายภารกิจที่หลากหลายให้กับคนในทีมได้ และพนักงานก็สามารถรายงานผลการทำงานผ่านทางแอปของโปรแกรม hr ได้ตลอดเวลา ช่วยลดเวลาที่เสียไปในการนั่งประชุมกันหลาย ๆ ชั่วโมงต่อสัปดาห์ได้ โดยอาจลดจำนวนการประชุมลงเป็นสัปดาห์ละครั้ง และมีการประชุมทีมใหญ่ทุกสิ้นเดือนหรือต้นเดือนแทน นอกจากนี้ยังสามารถใช้ฟังก์ชั่นประชุมออนไลน์ของโปรแกรม hr ในการประชุมรายสัปดาห์ได้อีกด้วย เพื่อให้สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานแบบ Work from Anywhere หรือ Work from Home
• ใช้โปรแกรม hr มาช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน
  หัวหน้างานสามารถใช้ฟังก์ชั่นมอบหมายงานในโปรแกรม hr เข้ามาช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานให้กับพนักงานได้ โดยกำหนดภารกิจหรือ task ที่พนักงานจะต้องทำและเคลียร์ให้เสร็จในแต่ละวัน รวมถึงในแต่ละสัปดาห์ โดยให้พนักงานคอยรายงานผลการทำงานผ่านโปรแกรม hr อยู่ตลอด หลังจากทำงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จสิ้น

การส่งเสริมให้พนักงานมี Productive ในการทำงานมากขึ้นนั้น หัวใจสำคัญคือการให้พื้นที่แก่พนักงานมากขึ้น ซึ่งโปรแกรม hr จะเข้ามาช่วยส่งเสริมทั้งในเรื่องของเวลาการทำงานที่ยืดหยุ่น สถานที่ทำงานที่มีความอิสระ การไม่พลาดการติดต่อสื่อสารกันระหว่างคนในทีม และการสนับสนุนให้พนักงานได้มีเวลาส่วนตัวอย่างมีคุณภาพ โดยที่หัวหน้างานและบริษัทก็ยังสามารถติดตามการทำงานของพนักงานได้อย่างสม่ำเสมอ