จัดการองค์ความรู้และข้อมูลต่าง ๆ ในองค์กร ด้วย SmartKMS ระบบ kms system ที่มีประสิทธิภาพจาก Tigersoft

เรียนรู้แนวคิดและวิธีการทำงานของ ระบบ kms system ที่จะช่วยในการจัดการความรู้ขององค์กร

บริษัททุกบริษัทย่อมมีการเก็บรักษาข้อมูลต่าง ๆ ของบริษัท รวมถึงเอกสารที่ใช้งานภายในบริษัทเอาไว้ในคอมพิวเตอร์, ฮาร์ดดิสก์ของบริษัท หรือเก็บไว้ในระบบ Intranet ของบริษัท ซึ่งการเก็บรักษาข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้ มักจะเป็นการจัดเก็บแบบกระจัดกระจาย และขาดการจัดการความรู้อย่างเป็นระบบ ทำให้บางครั้งแม้บริษัทนั้น ๆ จะมีข้อมูลและเอกสารอยู่มากมาย แต่กลับไม่ค่อยถูกเปิดขึ้นมาใช้งาน หรือแม้แต่การจัดเก็บข้อมูลและเอกสารใหม่ ๆ ก็ทำได้ยาก เพราะต้องมีการรวบรวมเอกสารและข้อมูลต่าง ๆ ทั้งหมดที่บริษัทมี รวมถึงยังต้องมีการนำข้อมูลและเอกสารเหล่านั้นเข้าสู่ระบบอีกด้วย ซึ่งในบางบริษัทก็ใช้วิธีแบบแมนวล คืออัพโหลดเอกสารเข้าสู่ระบบทีละไฟล์หรือทีละโฟลเดอร์ ซึ่งก็ดูเป็นเรื่องยุ่งยากและเสียเวลาอยู่ไม่น้อย

แต่การจัดเก็บข้อมูล เอกสาร และการจัดการความรู้ภายในบริษัทนั้น ๆ จะเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น สะดวกขึ้น และเป็นระบบมากขึ้น หากมีการนำระบบ kms system และโปรแกรม erp เข้ามาใช้งานร่วมกัน เพื่อให้การจัดการเอกสาร, ข้อมูล และการจัดการความรู้ต่าง ๆ ของบริษัทเป็นระเบียมากขึ้นและสะดวกง่ายดายขึ้น

kms system หรือ km คืออะไร

kms system หรือ km คือ ระบบจัดการความรู้ (Knowledge Management System) เป็นระบบที่ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูล, เอกสาร และองค์ความรู้ต่าง ๆ ของบริษัท มาไว้ในที่เดียวกันบนระบบ kms system โดยข้อมูลและเอกสาร รวมถึงความรู้ต่าง ๆ ที่นำมาจัดเก็บไว้ใน kms system นั้น อาจมีทั้งเอกสารการเงิน, เอกสารด้านการบริหารทรัพยากรบุคคล รวมถึงองค์ความรู้ที่เป็นประโยชน์ต่อการทำงานของบริษัท เช่น คู่มือการทำงาน, ไกด์ไลน์การทำงาน หรือแบบประเมินต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับทำงาน โดยพนักงานของบริษัทสามารถเรียกดูข้อมูลเหล่านี้ผ่านทางระบบของ kms system

SmartKMS ระบบ kms system ของ Tigersoft ทำงานอย่างไร

สำหรับ SmartKMS ระบบ kms system หรือระบบการจัดการความรู้ของ Tigersoft นอกจากจะเป็นพื้นที่ในการจัดเก็บและรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ภายในบริษัทแล้ว ยังเป็นระบบ kms system ที่สามารถเชื่อมต่อข้อมูลและเอกสารบางส่วนจาก โปรแกรม erp ได้อีกด้วย ซึ่งหากคุณใช้งานโปรแกรม erp ของ Tigersoft อยู่แล้ว การติดตั้งระบบ kms system SmartKMS เพื่อการจัดการความรู้ภายในองค์กร ก็จะยิ่งเป็นการเพิ่มพื้นที่การจัดเก็บเอกสารให้กับโปรแกรม erp ของคุณได้มากขึ้นอีกด้วย

ลองมาดูสิ่งที่ SmartKMS ระบบ kms system หรือระบบการจัดการความรู้ของ Tigersoft สามารถทำให้คุณได้

• ระบบ kms system สามารถเชื่อมต่อกับระบบออกเอกสารของแผนกต่าง ๆ ภายในบริษัทผ่านทางโปรแกรม erp และนำเอกสารบางส่วนจากโปรแกรม erp มาเก็บไว้ในระบบ kms system เช่น เอกสารใบสั่งซื้อ, ใบสั่งขาย หรือใบเช็คสต๊อค ด้วยเหตุนี้ระบบ kms system จึงเป็นที่เก็บฐานข้อมูลของโปรแกรม erp นั่นเอง
  
  
• ระบบ kms system สามารถเชื่อมต่อกับโปรแกรม erp เพื่อเก็บข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคล เช่น ใบประวัติพนักงาน, ข้อมูลด้านสุขภาพ, ใบประเมิน หรือแบบสำรวจต่าง ๆ ของพนักงาน
  
  
• ระบบ kms system สามารถเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มและโปรแกรมต่าง ๆ ได้แบบอัตโนมัติ ทั้งโปรแกรมสำหรับจัดการการผลิต, โปรแกรมการตลาด, โปรแกรมสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล และชุดโปรแกรมสำนักงาน เช่น โปรแกรมไมโครซอฟท์ ทีม, Microsoft Office, โปรแกรม Salesforce, LINE, WhatsApp, WeChat และ Facebook Messenger ทั้งนี้เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการส่งผ่านข้อมูลระหว่างโปรแกรมหรือแพลตฟอร์มต่าง ๆ มาจัดเก็บในระบบของ kms system
  
  
• ระบบ kms system มีการค้นหาข้อมูลและเอกสารที่เก็บไว้ในระบบด้วย SmartRobot ซึ่งเป็น AI Chatbot ที่ใช้งานสะดวกและมีความ User Friendly ด้วยการประสานการทำงานของระบบ kms system เข้ากับระบบ Natural Language Processing หรือ NLP ซึ่งเป็นระบบการประมวลผลภาษาธรรมชาติ ที่ SmartRobot สามารถเรียนรู้ ตีความ และทำความเข้าใจภาษาที่มนุษย์ใช้สื่อสารได้เป็นอย่างดี ทำให้ SmartRobot ของระบบ kms system สามารถเข้าใจสิ่งที่ผู้ใช้งานพิมพ์สอบถามในแชทได้โดยไม่ติดขัด เพียงผู้ใช้งานพิมพ์สิ่งที่ต้องการค้นหาในระบบ kms system ลงในแชทและกดเลือกคำถามที่ต้องการถาม จากนั้น SmartRobot จะทำการค้นหาสิ่งที่ผู้ใช้งานต้องการ จากสิ่งที่อยู่ในระบบ kms system และโปรแกรม erp จากนั้น SmartRobot จะดึงข้อมูลเหล่านั้นออกมาแสดงให้ผู้ใช้งาน
  
  
• SmartRobot ของระบบ kms system รองรับการใช้งานในภาษาไทย และภาษาอื่น ๆ ได้ถึง 16 ภาษา ทำให้สามารถใช้งานได้ดีในองค์กรที่ทำงานระหว่างประเทศหรือองค์กรที่มีพนักงานจากหลายประเทศทั่วโลก
  
  
• เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลและเอกสารในระบบ kms system และ โปรแกรม erp โดยบริษัทสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารได้ตามที่ต้องการ เพื่อจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารและข้อมูลสำคัญของบริษัทให้เป็รไปตามลำดับขั้นตอน เช่น พนักงานทั่วไปไม่สามารถเข้าถึงเอกสารงบการเงินหรือเอกสารที่เป็นข้อมูลอ่อนไหวชองบริษัทได้
  
  
• ระบบ kms system มีแดชบอร์ดที่ใช้งานง่าย มี User Interface ที่ไม่ซับซ้อน และสามารถปรับเปลี่ยนแดชบอร์ดให้เหมาะกับการใช้งานของผู้ใช้แต่ละคนได้ ด้วยระบบ Machine Learning
  
  
• ระบบ kms system SmartKMS ของ Tigersoft เป็นตัวช่วยที่ดีของบริษัทและองค์ต่าง ๆ ในการรวบรวม จัดเก็บ จัดระเบียบ แบ่งปันข้อมูล และนำข้อมูลกลับมาใช้ใหม่ เพื่อให้เป็นฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่บริษัทหรือองค์กร สามารถนำไปใช้ในการทำงาน การวิเคราะห์ การวิจัย และการบริหารจัดการ โดยไม่ต้องสิ้นเปลืองเวลาและทรัพยากรในการจัดเก็บและจัดระเบียบข้อมูลหรือเอกสารเหล่านั้นมากจนเกินไป และยังช่วยแก้ปัญหาการตกหล่นสูญหายในการจัดเก็บข้อมูลได้อีกด้วย เพราะระบบ kms system ของ Tigersoft มีความปลอดภัยในการจัดเก็บข้อมูลสูง ด้วยพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนระบบ Cloud Service

SmartKMS ระบบ kms system ของ Tigersoft จะช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยให้พนักงานทุกคนในบริษัทหรือในองค์กรสามารถเข้าถึงการจัดเก็บและการเรียกดูข้อมูล รวมถึงเอกสารต่าง ๆ ได้อย่างสะดวก ผ่านทางคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์มือถือ ซึ่งจะส่งผลลัพธ์ที่ดีต่อการทำงานของพนักงานได้อย่างแน่นอน