ความสำคัญของการจัดอบรมคอร์สให้กับพนักงาน และการนำโปรแกรม hr มาประยุกต์ใช้

การจัดคอร์สอบรมพนักงานสำหรับบริษัทยุคใหม่ ที่สามารถนำโปรแกรม hr เข้ามาใช้ได้

การนำองค์ความรู้และเครื่องมือใหม่ ๆ เข้ามาใช้ในการทำงานอยู่เสมอ บางครั้งสิ่งที่คนทำงานได้เรียนรู้มาเมื่อปีก่อน ๆ หรือเป็นสิ่งที่เคยทำได้ดี แต่เมื่อเวลาผ่านไป สิ่งที่เคยเรียนรู้และเคยทำได้ ก็อาจจะนำมาใช้งานไม่ได้เสียแล้ว ดังนั้นหลาย ๆ บริษัทที่มีแนวความคิดก้าวหน้า จึงจัดให้มีการอบรมพัฒนาทักษะการทำงานของพนักงานอยู่เสมอ ซึ่งหากบริษัทนั้น ๆ ใช้โปรแกรม hr เข้ามาช่วยในการจัดอบรมพนักงานด้วยแล้วล่ะก็ จะยิ่งช่วยเพิ่มศักยภาพในการอบรมให้ดียิ่งขึ้นไป แต่ก่อนที่จะเริ่มวางแผนการจัดคอร์สอบรมทักษะต่าง ๆ ให้พนักงาน ลองมาดูความสำคัญของการจัดการฝึกอบรมกันก่อน ว่ามีความสำคัญต่อการบริหารงานบุคคลอย่างไร

การจัดคอร์สอบรมต่าง ๆ ให้กับพนักงาน มีความสำคัญต่อการบริหารงานบุคคลอย่างไร

• การจัดคอร์สอบรมช่วยให้พนักงานได้รับความรู้ที่ถูกต้อง
  การจัดคอร์สอบรมให้แก่พนักงานช่วยให้พนักงานได้พัฒนาทักษะที่จะนำไปใช้ในการทำงานให้ดีขึ้น เพราะทักษะในการทำงานบางอย่าง อาจมีการอัพเดทอยู่เสมอ เช่น การใช้โปรแกรม Excel หรือบางทักษะเป็นทักษะที่ไม่มีสอนในมหาวิทยาลัย เช่น การใช้โปรแกรมเงินเดือน payroll ดังนั้นพนักงานจึงต้องมาหาข้อมูลเพื่อเรียนรู้สิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ด้วยตัวเอง ซึ่งอาจทำให้พนักงานได้รับข้อมูลในการเรียนรู้ไม่ถูกต้องหรืออาจได้รับข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน แต่หากจัดคอร์สฝึกอบรมให้กับพนักงานอยู่เป็นประจำ ก็จะช่วยพัฒนาสิ่งที่พนักงานเรียนรู้มาแบบครูพักลักจำให้ดีขึ้นได้

   

• การจัดอบรมพนักงานช่วยให้พนักงานได้มีโอกาสค้นหาเรื่องที่ตัวเองสนใจ
  หากพนักงานต้องทำแต่งานอย่างเดียวซ้ำ ๆ กันทุกวัน จนไม่มีเวลาค้นหาความชอบหรือความสนใจของตัวเอง และไม่มีเวลาหาความรู้ใหม่ ๆ เพื่อลับสมองให้ทำงานอยู่ตลอด ก็อาจทำให้ความสามารถในการทำงานและกระบวนการคิดของพนักงานแย่ลง ดังนั้นการจัดอบรมคอร์สต่าง ๆ โดยเฉพาะคอร์สฝึกอบรมที่มีการสอบถามความคิดเห็นของพนักงานผ่านโปรแกรมบริหารงานบุคคล จะช่วยทำให้พนักงานพยายามค้นหาสิ่งที่ตัวเองสนใจ ซึ่งจะช่วยกระตุ้นการทำงานของสมองได้ดี

   

• การจัดอบรมเรื่องน่าสนใจต่าง ๆ ให้กับพนักงาน เป็นการกระตุ้นให้พนักงานมีความกระตือรือร้นอยู่สมอ
  และยังช่วยคลายให้กับพนักงานการจัดอบรมคอร์สต่าง ๆ ให้กับพนักงานในบริษัท ไม่จำเป็นต้องอบรมเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับเนื้องานโดยตรงเสมอไป แต่บริษัทสามารถจัดอบรมในเรื่องทั่ว ๆ ไปได้ เช่น การบริหารการเงินส่วนบุคคล, ทักษะการเอาชีวิตรอดในสถานการณ์ฉุกเฉิน หรือจัดคอร์สอบรมที่มีวัตถุประสงค์ในการสร้างความผ่อนคลายให้กับพนักงาน เช่น คอร์สศิลปะบำบัด, คอร์ส NPL หรือคอร์สดนตรีบำบัด ซึ่งการได้เรียนรู้หรือได้ทำสิ่งใหม่ ๆ ที่นอกเหนือจากการทำงาน จะช่วยให้พนักงานมีความรู้สึกผ่อนคลายมากขึ้น และเป็นการพักสมองจากการทำงานไปในตัว

   

การประยุกต์ใช้โปรแกรม hr เพื่อสนับสนุนการจัดคอร์สฝึกอบรม

ในอดีตการจัดคอร์สอบรมพนักงาน มักจะจัดกันในห้องประชุมขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ แล้วแต่จำนวนของพนักงานที่เข้าร่วมการฝึกอบรมในแต่ละครั้ง ทว่าในปัจจุบัน รูปแบบการทำงานของบริษัทสมัยใหม่ได้เปลี่ยนแปลงไปแล้ว เพราะหลายบริษัทใช้ Co-working Space เป็นที่ตั้งบริษัท ทำให้ไม่มีพื้นที่ในการจัดคอร์สอบรม หรือบางบริษัทมีพนักงานบางส่วนที่ต้องออกไปทำงานนอกสถานที่อยู่บ่อยครั้ง และบางบริษัทมีรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดหรือ Work from Anywhere จึงทำให้พนักงานไม่สะดวกในการเข้าร่วมการฝึกอบรม ซึ่งปัญหาเหล่านี้จะหมดไปทันที หากฝ่าย HR หรือผู้บริหารของบริษัท ลองเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมบริหารงานบุคคลหรือระบบ hris ซึ่งมีหลายฟังก์ชั่นที่ตอบโจทย์รูปแบบการฝึกอบรมของบริษัทรุ่นใหม่ ที่ไม่จำเป็นต้องจัดในห้องประชุมและฝึกอบรมแบบ Face to Face อีกต่อไป

• ใช้ฟังก์ชั่นโพลในระบบ hris สำรวจความต้องการของพนักงานว่าอยากเรียนคอร์สใดบ้าง
  การจัดคอร์สอบรมให้มีประสิทธิภาพที่สุด คือการสอบถามความคิดเห็นของผู้ที่ต้องเข้าร่วมการฝึกอบรมโดยตรง ว่ามีความสนใจอยากจะเรียนรู้เรื่องอะไรเป็นพิเศษ และจะนำสิ่งที่ได้รับจากการฝึกอบรมไปใช้พัฒนางานได้อย่างไรบ้าง ซึ่งฝ่าย HR สามารถใช้ฟังก์ชั่นฟีดโซเชียลของระบบ hris มาทำแบบสำรวจความคิดเห็นของพนักงานในเบื้องต้นก่อน ว่าพนักงานต้องการให้บริษัทจัดอบรมในเรื่องใดบ้าง หลังจากนั้นจึงจัดให้มีการโหวตผ่านฟังก์ชั่นโพลของระบบ hris เพื่อหาข้อสรุป

   

• สามารถใช้ฟังก์ชั่นมีทติ้งในโปรแกรม hr สำหรับการจัดคอร์สฝึกอบรมแบบออนไลน์ได้
  สำหรับบริษัทที่ไม่มีพื้นที่ในการจัดคอร์สฝึกอบรม หรือมีพนักงานที่ไม่ค่อยได้เข้าออฟฟิศ ก็สามารถจัดคอร์สฝึกอบรมแบบ Webinar ให้กับพนักงาน ผ่านทางฟังก์ชั่นมีทติ้งในระบบ hris ได้อย่างสะดวกง่ายดาย พร้อมฟังก์ชั่นการแจ้งเตือนผู้เข้าร่วมการฝึกอบรม เมื่อถึงเวลาที่กำหนด โดยไม่ต้องซื้อบริการของแพลทฟอร์มประชุมออนไลน์อื่น ๆ เพิ่มแต่อย่างใด และไม่ต้องใช้แพลตฟอร์มประชุมแบบฟรีที่บางครั้งก็มีความไม่เสถียร จนอาจทำให้การฝึกอบรมมีปัญหาและขาดช่วง

   

• ฝ่าย HR สามารถเก็บรายละเอียดในการฝึกอบรมมาสรุป แล้วทำเป็นข้อมูลความรู้แบบเข้าใจง่ายเพื่อแชร์ลงในฟีด โซเชียลของโปรแกรม hr
  ในระหว่างการฝึกอบรม ฝ่าย HR สามารถเข้าร่วมฟังและฝึกปฏิบัติไปพร้อม ๆ กับพนักงาน เพื่อเก็บข้อมูลที่สำคัญในการฝึกอบรม แล้วนำประเด็นสำคัญที่ได้ มาทำเป็นบทสรุปองค์ความรู้ให้กับพนักงาน และนำไปเผยแพร่ลงในฟีด โซเชียลของโปรแกรม hr โดยอาจทำเป็นไฮไลท์วิดีโออย่างสั้นหรือภาพอินโฟกราฟฟิคที่เข้าใจง่าย เพื่อให้พนักงานได้รับประโยชน์มากที่สุดจากการฝึกอบรมแต่ละครั้ง

หากบริษัทมีความสนใจที่จะใช้โปรแกรมบริหารงานบุคคลหรือโปรแกรม hr มาช่วยในการพัฒนาศักยภาพของพนักงาน สามารถติดต่อขอดูโปรแกรม hr เวอร์ชั่นทดลองใช้จาก GreatDay HR โปรแกรมบริหารงานบุคคลที่มีฟังก์ชั่นการใช้งานตอบโจทย์การทำงานของบริษัทรุ่นใหม่