ระบบ erp ทำงานแตกต่างจากระบบ CRM อย่างไร

มาทำความรู้จักฟังก์ชั่นการทำงานของระบบ erp และโปรแกรม CRM

สำหรับบริษัทที่มีความสนใจในเรื่องการนำเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ต่าง ๆ เข้ามาใช้เป็นตัวช่วยเสริมการทำงานของบริษัทให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น อาจจะเคยได้ยินชื่อของโปรแกรม CRM ควบคู่มากับระบบ erp และอาจมีความสงสัยว่าโปรแกรม CRM คืออะไร มีไว้ใช้งานในด้านไหน และจะสามารถนำมาใช้งานร่วมกับระบบ erp ได้หรือเปล่า วันนี้เรามีคำตอบมาให้สำหรับผู้ที่สนใจฟังก์ชั่นการทำงานทั้งของระบบ erp และโปรแกรม CRM หรือผู้ที่ใช้งานระบบ erp อยู่แล้ว และกำลังสนใจการทำงานของโปรแกรม CRM

ระบบ erp และโปรแกรม CRM มีไว้ทำอะไร ทั้งสองโปรแกรมมีความแตกต่างกันอย่างไร

ระบบ erp คือระบบที่มีไว้สำหรับเชื่อมการทำงานและข้อมูลต่าง ๆ ของทุกส่วนในองค์กรเข้าไว้ด้วยกัน ทำให้การเก็บข้อมูลต่าง ๆ ของทั้งองค์กร งานเอกสาร งานบัญชีและงานการเงินภายในองค์กรเป็นเรื่องที่สะดวก มีความเป็นระเบียบและเป็นขั้นเป็นตอนมากขึ้น จึงอาจกล่าวได้ว่าระบบ erp ทำหน้าที่เป็นศูนย์รวมข้อมูลทั้งหมดขององค์กรนั่นเอง และหากจะบอกว่าระบบ erp เป็นระบบที่รองรับคนในองค์กรมากกว่าคนนอกองค์กร ก็คงไม่ผิดนัก เพราะระบบ erp ช่วยให้การเดินเรื่องเอกสารภายในองค์กรมีความสะดวกรวดเร็วมากขึ้น เนื่องจากพนักงานสามารถจัดการเรื่องเอกสารต่าง ๆ ได้ภายในระบบ erp อย่างง่ายดาย ทั้งการขออนุมัติเอกสารคำสั่งซื้อ คำสั่งขาย, การอนุมัติเอกสารรายงานต่าง ๆ หรือการอนุมัติเอกสารทางด้านการเงิน ก็สามารถทำได้ผ่านระบบ erp เพียงระบบเดียว โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการใช้โปรแกรมหรือแพลตฟอร์มออนไลน์หลายตัว ซึ่งอาจทำให้คนทำงานเกิดความสับสนได้ ส่วนผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจในแต่ละแผนกขององค์กร รวมถึงผู้บริหารระดับต่าง ๆ ขององค์กร ก็สามารถอนุมัติเอกสารได้ไวขึ้นผ่านทางระบบ erp เช่นกัน นอกจากนี้หากธุรกิจที่ใช้ระบบ erp เป็นธุรกิจที่มีโรงงานและคลังสินค้า ระบบ erp ก็จะเข้ามาช่วยจัดการความยุ่งเหยิงต่าง ๆ ให้ เพราะด้วยการใช้งานที่สอดคล้องกับระบบการทำงานของโรงงานและคลังสินค้าอย่างแท้จริง จึงทำให้ระบบ erp เข้ามาช่วยลดปัญหาสินค้าคงคลังไม่ตรงกับความจริง หรือที่เรียกกันว่าปัญหา Stock Diff, ช่วยลดปัญหาสินค้าหมดสต๊อก และระบบ erp ยังช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถประมาณการณ์ต้นทุนในการเติมสินค้าได้อีกด้วย

ในขณะที่โปรแกรม CRM คือโปรแกรมที่ช่วยบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้าเป็นหลัก และยังช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานให้กับทีมการตลาดและทีมเซลล์อีกด้วย ซึ่งโปรแกรม CRM จะช่วยให้ทั้งสองทีมเก็บคอนแทคลูกค้า เก็บลีด และตรวจสอบสถานะการติดต่อ ตรวจสอบสถานะการขายได้อย่างสะดวก ป้องกันการตกหล่นของข้อมูล การลืมติดต่อลูกค้า หรือแม้กระทั่งช่วยป้องกันปัญหาเซลล์หรือฝ่ายขายติดต่อลูกค้ารายเดียวกันโดยไม่รู้ตัว เพราะการใช้ระบบ Sales Pipe line ทำให้เซลล์แต่ละคนสามารถมาลงรายละเอียดสถานะการติดต่องานและสถานะการขายของตัวเองเอาไว้ได้ เช่น เซลล์ลีด, เก็บลีด, นัดประชุม, ทำพรีเซนต์ และปิดการขาย ดังนั้นโปรแกรม CRM จึงถือเป็นตัวช่วยที่สำคัญของงานขายและงานการตลาดนั่นเอง

สามารถนำโปรแกรม CRM มาใช้งานร่วมกับระบบ erp ได้หรือไม่

สำหรับองค์กรไหนที่มีฝ่ายขายและฝ่ายการตลาด การนำโปรแกรม CRM เข้ามาใช้ ก็ถือว่าเป็นตัวช่วยที่ดีอย่างมาก และจะช่วยเพิ่มศักยภาพของทีมขายกับทีมการตลาดให้ดียิ่งขึ้น ทำงานได้ไวขึ้น ซึ่งสิ่งเหล่านี้มีผลโดยตรงต่อการเพิ่มยอดขายให้กับธุรกิจ และหากองค์กรมีการใช้งานระบบ erp หรือโปรแกรม CRM อยู่ก่อนแล้ว และต้องการนำโปรแกรมทั้งสองตัวนี้เข้ามาใช้งานร่วมกัน ก็จะยิ่งเป็นการส่งเสริมการทำงานระหว่างกันให้ดียิ่งขึ้น แต่ในบางจุดที่ทั้งระบบ erp และโปรแกรม CRM มีการทำงานที่ทับซ้อนกันอยู่ เช่น การออกเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายทั้งหมด ซึ่งทั้งระบบ erp และโปรแกรม CRM ก็สามารถทำได้เหมือนกันทั้งคู่ ก็จะต้องมีการเชื่อมโยงข้อมูลการออกเอกสารฝ่ายขายและฝ่ายการตลาด จากโปรแกรม CRM ไปยังระบบ erp เพื่อให้เอกสารการขายต่าง ๆ ถูกรวมไว้ในที่เดียวกัน ซึ่งจะสะดวกในการทำงานของฝ่ายการเงินและฝ่ายบัญชี ส่วนงานผู้ช่วยการขาย การบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้า และการบริหารการทำงานในฝ่ายขายกับฝ่ายการตลาด ก็ให้เป็นหน้าที่ของโปรแกรม CRM ซึ่งในการเชื่อมข้อมูลของโปรแกรม CRM ให้มายังระบบ erp ก็สามารถปรึกษากับผู้ให้บริการ ว่ามีโมดูลสำหรับเชื่อมต่อทั้งสองระบบนี้หรือไม่

ทั้งนี้เหตุที่ยังควรต้องใช้ระบบออกเอกสารการขายทั้งหมดผ่านทางโปรแกรม CRM ทั้งที่ระบบ erp ก็มีสิ่งนี้ นั่นก็เป็นเพราะว่าการออกเอกสารฝ่ายขายบนโปรแกรม CRM จะช่วยให้ฝ่ายขายหรือฝ่ายการตลาดสามารถติดตามสถานะของเอกสารการขายได้อย่างละเอียด เช่น สถานะการส่งเอกสารให้ลูกค้า, สถานะการยืนยันใบเสนอราคาและคำสั่งซื้อ, ยอดการสั่งซื้อของลูกค้า, การเปิดบิลของลูกค้า และเอกสารการจ่ายเงิน โดยไม่ต้องคอยใช้งานกลับไปกลับมาทั้งระบบ erp และโปรแกรม CRM

และหากคุณกำลังมองหาระบบ erp ที่มีประสิทธิภาพ เพื่อช่วยยกระดับการทำงานของธุรกิจคุณให้มีประสิทธิภาพ SAP Business One ของ Tigersoft ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งให้กับธุรกิจของคุณ ด้วยฟังก์ชั่นการทำงานที่ตอบโจทย์ผู้ใช้งานมากที่สุด สามารถปรับให้เข้ากับธุรกิจของคุณได้อย่างลงตัว ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือธุรกิจของกลาง ระบบ erp ของเราก็สามารถนำไปใช้งานได้อย่างไม่มีปัญหา และคุณยังสามารถเลือกใช้งานระบบ erp ทั้งแบบ On Cloud และ On-premise ได้ตามความต้องการ…ติดปีกให้ธุรกิจของคุณก้าวไปได้ไกล ด้วยระบบ erp คุณภาพชั้นนำระดับโลก