คุณคงเคยได้ยินคำว่า Smart Office ผ่านหูกันมาบ้างว่าเป็นเทรนด์ออฟฟิศยุคใหม่ ที่เต็มไปด้วยเทคโนโลยีสุดล้ำ ซึ่งนั่นถูกต้องเพียงครึ่งเดียว เพราะ Smart Office แท้จริงแล้ว ไม่ได้มีเพียงแค่การนำเอาเทคโนโลยีล้ำ ๆ มาใช้ในการทำงาน หรือการสั่งปิดระบบไฟฟ้าและแสงสว่างเท่านั้น แต่ยังหมายถึงการเลือกใช้งานเทคโนโลยีอย่างชาญฉลาด และการปรับปรุงสภาพแวดล้อมในการทำงานด้วยการใช้เทคโนโลยีให้ออฟฟิศของคุณมีบรรยากาศน่าทำงาน โดยมีเป้าหมายสำคัญ คือ การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และช่วยให้พนักงานมี Work Life Balance ที่สมดุล ซึ่งเทคโนโลยีที่พัฒนาอย่างรวดเร็วทำให้มีการคิดค้น Software Solution และ Hardware ใหม่ ๆ ที่จะเข้ามาช่วยยกระดับจากออฟฟิศธรรมดาให้กลายเป็น Smart Office ได้ แต่จะมีเทคโนโลยีแบบไหนที่น่าสนใจบ้าง เรารวมไว้ในบทความนี้

รวม Software Solution และ Hardware ที่ช่วยยกระดับสู่ Smart Office

1. โปรแกรม HRM (Human Resource Management)

โปรแกรม HRM (Human Resource Management) เป็น Software Solution ไม่ใช่โปรแกรมสำหรับงาน HR เพียงแค่ 1 หรือ 2 โปรแกรม แต่เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาให้รวมหลายระบบเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อให้ครอบคลุมการทำงานในทุกฟังก์ชั่นของงาน HR ไม่ว่าจะเป็นระบบข้อมูลพนักงาน, ระบบเงินเดือน, ระบบการลงเวลา, พร้อมฟังก์ชันการลงเวลา และการลางานออนไลน์ที่ถูกต้องและรวดเร็ว พร้อมเอกสารนำส่งกรมสรรพากร, ประกันสังคม, กองทุนทดแทน และกรมแรงงาน อีกทั้งยังรองรับระบบการอบรมพนักงาน และระบบประเมินพนักงานอีกด้วย เรียกได้ว่าเป็นโปรแกรม All-in-one ที่รวมไว้ครบจบทุกความต้องการในหนึ่งเดียว

ซึ่งโปรแกรม HRM จะเข้ามาช่วยดูแลจัดการข้อมูลของพนักงาน เพื่อช่วยลดความจุกจิกและความซ้ำซ้อนในขั้นตอนของการทำงาน ลดปริมาณการใช้กระดาษช่วยรักษาสิ่งแวดล้อม เพราะเอกสารต่าง ๆ เช่น สลิปเงินเดือน ได้ถูกส่งให้กับพนักงานในรูปแบบออนไลน์ โดยไม่จำเป็นต้องสั่งพิมพ์ให้เปลืองกระดาษ และยังช่วยให้การทำงานของฝ่าย HR มีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถเชื่อมต่อ หรือทำงานร่วมกันกับ Hardware อื่น ๆ อาทิ เครื่องบันทึกเวลา ประตูล็อค เครื่องกั้นสามขา ฯลฯ ได้อย่างดีเยี่ยม

2. อุปกรณ์ช่วยบันทึกเวลา

อุปกรณ์ช่วยบันทึกเวลา คือ อุปกรณ์ Hardware ที่เข้ามาช่วยให้การบันทึกเวลาทำงานของพนักงานสะดวกขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเครื่องสแกนนิ้วมือ เครื่องสแกนลายนิ้วมือ, เครื่องสแกนบัตร ซึ่งอุปกรณ์เหล่านี้ได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง แต่ที่โดดเด่นและน่าสนใจ คือ

อุปกรณ์บันทึกเวลาด้วยระบบสแกนใบหน้า

อุปกรณ์บันทึกเวลาด้วยระบบสแกนใบหน้า (Facial Recognition Access Control) ที่ใช้เทคโนโลยี Biometric ในการช่วยจดจำใบหน้าเพื่อยืนยันอัตลักษณ์ของผู้ใช้งานได้ดียิ่งขึ้น และยังช่วยลดการสัมผัสอุปกรณ์ร่วมกันกับผู้อื่นได้ นอกจากนี้ยังปลอดภัยต่อการที่จะมีบุคคลภายนอกแอบบุกรุกเข้ามาภายในออฟฟิศ เพราะอัตลักษณ์ของผู้ใช้งานแต่ละคนเป็นสิ่งที่ไม่สามารถลอกเลียนแบบหรือขโมยไปได้

3. อุปกรณ์ควบคุมการเข้าออก

อุปกรณ์ควบคุมการเข้าออก เป็นอุปกรณ์ Hardware ที่ใช้ในการดูแลจัดการการเข้าออกของทั้งพนักงานและผู้มาติดต่อ ซึ่ง Hardware ที่โดดเด่นและน่าสนใจ ได้แก่

Tripod Turnstile

Tripod Turnstile (เครื่องกั้น 3 ขา) อุปกรณ์ควบคุมการเข้าออกที่มักพบได้ตามองค์กรหรืออาคารสำนักงานที่มีผู้คนเป็นจำนวนมาก ช่วยกำหนดช่องทางและควบคุมทิศทางการเข้าออก เพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการเกี่ยวกับการ เข้า และ ออกอาคาร เพิ่มการรักษาความปลอดภัยให้แน่นหนาขึ้น และยังสามารถเก็บข้อมูลผู้ที่เข้าออกในแต่ละวัน ช่วยยกระดับการเป็น Smart Office ได้อีกขั้น

Flap Barrier

Flag Barrier (ประตูปีกผีเสื้อ) อุปกรณ์ควบคุมการเข้าออกอีกรูปแบบที่พบได้บนสถานีรถไฟฟ้า และรถไฟใต้ดิน รวมถึงอาคารสำนักงาน งานประชุม และงานสัมมนาต่าง ๆ ซึ่ง Flag Barrier ได้รับการออกแบบมาให้ใช้สำหรับคนเดินผ่านได้ทีละคนอย่างมีระเบียบ สามารถนับจำนวนคนเข้าออกได้ มีระบบตรวจสอบลายนิ้วมือ หรือใบหน้า รวมถึงสแกนบัตร เพื่อช่วยรักษาความปลอดภัยให้แก่อาคารได้เป็นอย่างเป็นอย่างดี

4. อุปกรณ์ Video Conference สำหรับการติดต่อทางออนไลน์

อุปกรณ์ที่ขาดไม่ได้ในยุคดิจิทัล คือ อุปกรณ์ Video Conference (ระบบประชุมทางไกลผ่านจอภาพ) ที่ใช้เพื่อการติดต่อสื่อสารผ่านระบบอินเตอร์เน็ต เป็นอุปกรณ์ที่กลายเป็นสิ่งจำเป็นในองค์กรมากขึ้นเรื่อย ๆ เพราะการทำงานในรูปแบบใหม่ที่พนักงาน Work From Home กับ การใช้งาน Video Conference ทำให้ทุกคนสามารถพูดคุยกันได้ง่ายขึ้น ซึ่งอุปกรณ์ Video Conference มีตั้งแต่กล้องโทรศัพท์มือถือ, กล้องติดโน้ตบุ๊ก สำหรับการประชุมหรือพูดคุยทั่วไป ไปจนถึงอุปกรณ์ Video Conference ที่ใช้กล้องวิดีโอความละเอียดสูงอย่าง เช่น

Hikvision

Hikvision มีชุดอุปกรณ์ Video Conference ที่ประกอบด้วย กล้องวิดีโอความละเอียดสูง เพียบพร้อมด้วยระบบเสียงที่ให้เสียงคมชัด ลดเสียงสะท้อนและตัดเสียงรบกวน พร้อมอุปกรณ์ต่อพ่วงที่สามารถเชื่อมต่อได้สะดวก เหมาะสำหรับใช้ในห้องประชุมขนาดเล็ก ไปจนถึงขนาดกลาง ซึ่งการเลือกอุปกรณ์สำหรับ Video Conference ควรเลือกให้เหมาะสมกับลักษณะการใช้งาน และความต้องการของผู้ใช้งาน เนื่องจากการใช้งานอุปกรณ์ที่มีคุณภาพดี ย่อมส่งผลถึงภาพลักษณ์ที่ดีของพนักงานและองค์กร

สรุป Software Solution และ Hardware ที่ช่วยยกระดับสู่ Smart Office

การเปลี่ยนองค์กรให้ทันสมัยด้วยเทคโนโลยี Smart Office จำเป็นจะต้องมี Software Solution ที่ตอบโจทย์การใช้งานได้ครอบคลุมมากที่สุด และยังต้องคำนึงถึงการใช้งานร่วมกันกับ Hardware ต่าง ๆ ที่จะนำมาติดตั้ง เพื่อให้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้มากขึ้น ลดการสิ้นเปลืองและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ให้ออฟฟิศของเราเป็น Smart Office ที่เลือกใช้เทคโนโลยีได้อย่างเหมาะสมและชาญฉลาด