ในช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา ด้วยการเปลี่ยนแปลงหลายอย่างที่เกิดขึ้น ทำให้หลายธุรกิจมีการปรับตัวครั้งใหญ่จาก Work at Office การนั่งทำงานประจำที่ออฟฟิศ ไปสู่ Work from Home การทำงานที่บ้าน และในอนาคตอันใกล้หลายบริษัทได้ริเริ่มเพื่อก้าวไปสู่ Work from Everywhere ให้พนักงานทำงานได้ทุกที่ไม่ว่าจะอยู่ส่วนใดของโลก ของเพียงแค่เข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ แม้เทรนด์การทำงานนอกออฟฟิศเหล่านี้อาจไม่ได้เหมาะกับทุกองค์กรธุรกิจ จึงทำให้เกิด Hybrid Work การทำงานแบบผสมผสาน แต่ไม่ว่าจะเป็นการทำงานแบบไหนก็ตาม หัวใจที่ทำให้หลายองค์กรสามารถทำงานนอกออฟฟิศได้คือ Virtual Workplace การทำงานบนแพลตฟอร์มเสมือนจริงที่สร้างขึ้นเพื่อรองรับการทำงานจากสถานที่อื่นที่ไม่ใช่ในสำนักงานเพียงอย่างเดียว

ความสำคัญของการบริหารเวลาสำหรับ Virtual Work

การบริหารจัดการเวลา Time Management เป็นสิ่งสำคัญไม่ว่าจะทำงานที่ออฟฟิศ หรือ Virtual Work แต่มีข้อแตกต่างกันตรงที่ Virtual Work ต้องอาศัยการบริหารจัดการเวลาให้สมดุล หากให้อธิบายให้เห็นภาพมากขึ้น การเข้าไปนั่งทำงานที่ออฟฟิศด้วยบรรยากาศการทำงานและผู้คนรอบข้างทำให้พนักงานรู้สึกถึงขอบเขตของเวลาที่ชัดเจนว่า ณ ตอนนี้คือเวลาทำงาน ทำให้สามารถโฟกัสจดจ่ออยู่กับงานได้ดี ทั้งยังมีการบันทึกเวลาเข้าออกที่บริษัท เพื่อตรวจสอบการทำงาน ทำให้พนักงานตระหนักในหน้าที่ที่ต้องเข้าทำงานให้ตรงเวลา

แต่การทำงานแบบ Virtual Work ส่วนใหญ่พนักงานจะทำงานที่บ้าน ซึ่งในช่วงเวลาทำงานอาจมีหลายปัจจัยที่ทำให้พนักงานหลุดโฟกัสจากทำงาน เป็นสาเหตุให้ทำงานล่าช้า ซึ่งหากทำงานไม่เสร็จตามกำหนดเวลา พนักงานส่วนใหญ่มักเลือกที่จะนั่งทำงานต่อไปจนเสร็จ บางครั้งอาจล่วงเลยไปดึกดื่น จนเกิดความเครียด กดดัน นำไปสู่การตัดสินใจที่ผิดพลาดในที่สุด ในขณะที่พนักงานบางคน จะขาดความกระตือรือร้นเริ่มหย่อนยานและขาดประสิทธิภาพในการทำงาน เพราะคิดว่า อย่างไรก็ทำงานอยู่ที่บ้าน ไม่จำเป็นต้องรีบร้อน กลายเป็นความเฉื่อยชา ประสิทธิภาพในการทำงานลดลงโดยไม่รู้ตัว

ปัญหาเหล่านี้เกิดจากการที่องค์กรไม่สามารถตรวจสอบเวลาทำงานของพนักงานได้เหมือนตอนที่ทำงานที่ออฟฟิศ ตัวของพนักงานเองพอไม่มีกำหนดเวลาทำงานที่ชัดเจนเป็นกรอบในการทำงาน จึงบริหารจัดการเวลาทำงานผิดพลาดไป ดังนั้นการบริหารจัดการเวลาทำงานสำหรับ Virtual Work จึงเป็นสิ่งที่สำคัญมาก

ซึ่งสิ่งจำเป็นสำหรับวิธีบริการจัดการเวลาเมื่อต้องทำงานแบบ Virtual Workplace คือ

• ระบบบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงาน ที่ช่วยกระตุ้นให้พนักงานตื่นตัวอยู่เสมอ
• Laptop ที่มีการติดตั้งเทคโนโลยี Virtual Desktop Infrastructure (VDI) ที่จำลองอุปกรณ์ Virtual Desktop ที่เหมือนหน้าจอคอมพิวเตอร์ที่ออฟฟิศให้กับพนักงาน ทำให้ง่ายสำหรับการทำงานแบบ Hybrid Work

ข้อดีของการทำงานแบบ Virtual Work

1. พนักงานมีอิสระในการเลือกสถานที่ทำงาน และวิธีการทำงานได้ด้วยตนเอง ทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์และแรงบันดาลใจในการทำงาน
2. ลดต้นทุนและประหยัดทรัพยากรขององค์กรในระยะยาว เพราะไม่จำเป็นต้องจัดหาสถานที่ทำงานสำหรับพนักงานจำนวนมาก
3. การทำงานมีความคล่องตัวและรวดเร็วมากขึ้น เพราะแม้จะอยู่ห่างไกลกัน แต่สามารถทำงานร่วมกันบน Virtual Workplace เดียวกันได้
4. ทำให้องค์กรมีความยืดหยุ่นสูง สามารถปรับตัวรับมือกับความเปลี่ยนแปลงหลายอย่างในอนาคตได้ดี
5.  พนักงานไม่จำเป็นต้องเสียเวลาในการเดินทาง สามารถให้กับครอบครัวหรือพักผ่อนหย่อนใจได้มากขึ้น

การทำงานแบบ Virtual Work นั้นให้อิสระในการทำงานกับพนักงานอย่างเต็มที่ โดยองค์กรอาจวัดประสิทธิภาพการทำงานจากผลงาน แต่ในหลายบริษัทก็อาจใช้ความเชื่อใจและวัดประสิทธิภาพด้วยผลงานเพียงอย่างเดียวไม่ได้ ดังนั้นการใช้ ระบบบันทึกเวลาเข้าออกของพนักงาน เข้ามาเป็นตัวช่วยในการบันทึกข้อมูลแบบเรียลไทม์ นอกจากจะมีผลดีในการเก็บข้อมูลแล้ว ยังใช้เป็นข้อมูลในการตรวจสอบการทำงานและกระตุ้นให้พนักงานรู้สึกตื่นตัว และกระตือรือร้นที่จะทำงานด้วย