เหตุผลที่บริษัทต้องมีการประเมินผลพนักงาน และใช้โปรแกรม hr เข้ามาเป็นตัวช่วยในการประเมิน

โปรแกรม hr เข้ามาช่วยในการประเมินผลพนักงานได้อย่างไรบ้าง

การประเมินผลงานการทำงานของพนักงานในช่วงกลางปีและ/หรือช่วงปลายปีโดยหัวหน้างานนั้น เป็นสิ่งที่ทุกบริษัทจะต้องทำกันเป็นประจำทุกปี โดยมีรูปแบบ หัวข้อ และเป้าหมายหรือ KPI ของการประเมินผลพนักงานที่แตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับรูปแบบการทำงานของแต่ละบริษัท และขึ้นอยู่กับสิ่งที่บริษัทต้องการจากพนักงานของตนเอง การประเมินผล KPI ของพนักงานก็สามารถทำได้ง่ายขึ้น และมีขอบเขตการประเมินผลที่เป็นรูปธรรมมากขึ้น ด้วยการใช้โปรแกรม hr สําเร็จรูป เข้ามาช่วยบริหารจัดการข้อมูลการทำงานของพนักงาน เพื่อให้บริษัทสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานได้อย่างรอบด้าน รวมถึงยังสามารถใช้ระบบลงเวลาทํางานออนไลน์มาประมวลผลการขาดงาน การเข้าทำงานสายของพนักงานได้อย่างแม่นยำอีกด้วย

แต่ก่อนที่จะไปทำความรู้จักกับการใช้งานโปรแกรม hr สําเร็จรูปหรือโปรแกรมบริหารงานบุคคล มาเป็นเครื่องมือในการประเมินผลพนักงาน ลองมาดูกันก่อนดีกว่าว่า เหตุใดบริษัทต่าง ๆ จึงต้องมีการประเมินผลพนักงานกันทุกปี และการประเมินผลนี้สำคัญกับบริษัทและตัวพนักงานอย่างไร

เหตุผลที่บริษัทต้องมีประเมินผลพนักงาน

• เพื่อประเมินผลการทำงานของพนักงานตลอดทั้งปี หรือเฉพาะครึ่งปีแรก
  ตามขอบเขตของระยะเวลาการประเมิน เพื่อที่บริษัทจะได้ทราบว่าพนักงานทำงานได้บรรลุเป้าหมายที่บริษัทตั้งไว้หรือไม่ ตัวอย่างของเป้าหมายการทำงานในแต่ละบริษัท ก็มีดังต่อไปนี้ ยอดขาย, ปริมาณงานที่ทำเสร็จ, ยอดเข้าชม (สำหรับงานรูปแบบต่าง ๆ ในโลกออนไลน์) หรือจำนวนครั้งที่พนักงานสามารถแก้ไขปัญหาให้ลูกค้าได้สำเร็จ
• เพื่อประเมินศักยภาพและทักษะการทำงานของพนักงานในแต่ละปี
  ว่าพนักงานมีการพัฒนาศักยภาพและทักษะของตนเองมากน้อยแค่ไหน เช่น สามารถบริหารความสัมพันธ์กับลูกค้าได้เป็นอย่างดีหรือไม่ หรือมีการปรับตัวให้สามารถใช้งานเทคโนโลยีใหม่ ๆ ของบริษัทได้อย่างรวดเร็วหรือเปล่า
• เพื่อประเมินทัศนคติและบุคลิกภาพของพนักงาน
  เพราะการทำงานในรูปแบบบริษัทจะต้องมีการปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และคู่ค้าอยู่เสมอ ดังนั้นการประเมินทัศนคติและบุคลิกภาพของพนักงานอยู่ตลอด จะช่วยให้พนักงานเห็นข้อบกพร่องที่ควรปรับปรุงของตนเอง หรือหากพนักงานทำได้ดีอยู่แล้ว หัวหน้าก็สามารถนำมาเป็นสิ่งที่ช่วยสร้างกำลังใจให้แก่พนักงานได้
• เพื่อใช้ในการพิจารณาปรับขึ้นเงินเดือนและจ่ายโบนัสให้แก่พนักงาน
  เพราะทุกบริษัทจะมีการปรับเงินเดือนให้กับพนักงานทุกปี ตามจำนวนเปอร์เซ็นต์ที่กำหนด โดยอิงจากผลการประเมินพนักงานในแต่ละปีนั่นเอง

เมื่อบริษัทกำหนดวัตถุประสงค์และกัวข้อของการประเมินพนักงานได้แล้ว หลังจากนั้นก็จะเป็นการเลือกวิธีการประเมินและเครื่องมือที่ใช้ในการประเมินผลพนักงาน ซึ่งหากบริษัทไหนเลือกใช้โปรแกรม hr สําเร็จรูปหรือโปรแกรมบริหารงานบุคคลในการประเมินผลพนักงาน ก็จะสามารถเรียกดูภาพรวมผลงานของพนักงานได้สะดวกง่ายขึ้น

โดยสามารถแบ่งหัวข้อการประเมินให้สอดคล้องกับข้อมูลที่ได้รับจากโปรแกรม hr ดังนี้

• ประมวลผลการทำงานตาม KPI ของพนักงานด้วยโปรแกรม hr สําเร็จรูป
  หัวหน้างานสามารถใช้โปรแกรม hr ในการตั้ง KPI การทำงานให้กับพนักงานในแต่ละแผนก เพราะสมาชิกของแต่ละแผนกย่อมมีเป้าหมายในการทำงานที่แตกต่างกัน จากนั้นหัวหน้างานก็สามารถติดตามผลการทำงานของพนักงานผ่านทางแอพของโปรแกรม hr ได้ ว่าพนักงานทำงานได้ตาม KPI หรือไม่ ซึ่งข้อมูลในส่วนนี้สามารถนำไปใช้ร่วมกับการประเมินผลพนักงาน
• ประมวลประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานด้วยโปรแกรม hr สําเร็จรูป
  หัวหน้างานและบริษัทสามารถประมวลผลประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ด้วยแผนภูมิกราฟิกสำหรับการตรวจทานขั้นสูง จากโปรแกรม hr ที่จะรายงานความคืบหน้าและความสำเร็จในการทำงานของพนักงานได้อย่างแม่นยำ และเห็นภาพชัดเจน
• บันทึกข้อมูลรายงานผลการทำงานของพนักงานในระบบของโปรแกรม hr สําเร็จรูป
  หัวหน้างานสามารถเรียกดูบันทึกผลการทำงานของพนักงานได้อย่างสะดวก ผ่านฟังก์ชั่นการบันทึกกิจกรรมในโปรแกรม hr ที่พนักงานสามารถบันทึกได้ว่าในแต่ละวัน ตนเองออกไปพบลูกค้าเจ้าไหนมาบ้าง และสามารถเปิดและปิดการขาย หรือทำงานตามที่ลูกค้าต้องการได้สำเร็จลุล่วงหรือไม่
• ระบบลงเวลาทํางานออนไลน์ของโปรแกรม hr สําเร็จรูป ช่วยให้ฝ่าย HR สรุปจำนวนชั่วโมงทำงานของพนักงานได้ง่ายขึ้น
  ระบบลงเวลาทํางานออนไลน์ของโปรแกรม hr จะช่วยให้ฝ่าย HR ประมวลผลข้อมูลการเข้า-ออกงานและจำนวนชั่วโมงการทำงานของพนักงานด้วยระบบลงเวลาทํางานออนไลน์ซึ่งเป็นระบบลงเวลาทำงานผ่านมือถือที่มีความแม่นยำในการบันทึกเวลา และยังสามารถใช้เทคโนโลยีสแกนใบหน้า เพื่อยืนยันตัวตนของคนที่ลงเวลาเข้า-งานออก รวมถึงสามารถระบุสถานที่ที่พนักงานใช้ระบบลงเวลาทํางานออนไลน์ เพื่อลงเวลาทำงานได้อีกด้วย
• ประมวลผลจำนวนวันลาของพนักงาน ที่บันทึกอยู่ในระบบการลางานของโปรแกรม hr สําเร็จรูป
  ในการประเมินผลพนักงาน บางบริษัทจะประมวลผลด้วยว่า พนักงานใช้วันลาตามสิทธิ์ของตนเองครบหรือไม่ เพราะบางบริษัทไม่อนุญาตให้พนักงานโอนสิทธิ์วันลาข้ามปี และต้องใช้โควต้าวันลาของตนเองให้หมดภายในปีนั้น ๆ ด้วยเหตุนี้การบันทึกจำนวนวันลาของพนักงานไว้ด้วยโปรแกรม hr จึงช่วยให้ฝ่าย HR ทำงานได้รวดเร็วขึ้น

และหากบริษัทของคุณต้องการให้การประเมินผลการทำงานของพนักงาน เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น แม่นยำขึ้น และเที่ยงตรงมากขึ้น โดยใช้ตัวเลขและฐานข้อมูลที่จับต้องได้ มาเป็นตัวชี้วัดศักยภาพและประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงาน แทนการใช้อารมณ์ความรู้สึกมาประกอบการพิจารณา การเปลี่ยนมาใช้โปรแกรม hr หรือโปรแกรมบริหารงานบุคคล ก็จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายในการประเมินผลพนักงานได้ตามโจทย์ที่ตั้งไว้ อีกทั้งยังช่วยประหยัดเวลาทั้งของหัวหน้างาน, ฝ่ายบุคคล และตัวพนักงานเอง ที่จะไม่ต้องคอยกรอกเอกสารประเมินหลาย ๆ หน้าอีกต่อไป และที่สำคัญพนักงานจะไม่ต้องมีข้อกังขาใด ๆ เกี่ยวกับประเมินผลการทำงานของตนเอง เพราะทุกอย่างแสดงผลด้วยข้อมูลที่จับต้องได้จริงจากโปรแกรม hr เช่น กราฟ KPI, รายงานความคืบหน้าและความสำเร็จของงาน, ยอดขายที่ปิดได้ และระบบบันทึกเวลาเข้าออกอย่างละเอียด