เก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานในโปรแกรม HR

รูปแบบการทำงานของโปรแกรม HR มีหลักการง่าย ๆ

โปรแกรม HR หัวใจหลักสำคัญของหลายองค์กรในปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งกลุ่มงานขององค์กรขนาดกลางหรือขนาดย่อม เพื่อช่วยให้การจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับพนักงานในองค์กรกลายเป็นเรื่องง่าย ด้วยฟังก์ชันต่าง ๆ ที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อรองรับความต้องการของการทำงานฝ่ายบุคคลโดยตรง เพราะการจัดเก็บข้อมูลด้วยเอกสารอาจจะมีปัญหามากมายตามมาในภายหลัง ดังนั้นรูปแบบโปรแกรมจึงเหมาะกับการนำมาใช้งานมากกว่าโดยเฉพาะอย่างยิ่งโปรแกรม HR ของ TigerSoft ซึ่งมีฟังก์ชันดี ๆ เหมาะกับการพัฒนาทุกกลุ่มธุรกิจระยะยาว

โปรแกรม HR มีหลักการง่าย ๆ คือลดขั้นตอนการทำงานของ HR ให้ง่ายขึ้น

โปรแกรม HR ในปัจจุบันคือโซลูชันรูปแบบหนึ่งที่มาในรูปแบบของซอฟต์แวร์ โดยมีหน้าที่หลักคือช่วยให้งานบุคคลง่ายมากขึ้น ทั้งในส่วนงานจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบเอกสาร การทำงานในแบบวนลูปเดิม ๆ ซ้ำ ๆ ไปจนถึงช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของฝ่ายบุคคลต่อการวางแผนพัฒนาพนักงานทุกภาคส่วนในองค์กรผ่านฟังก์ชันต่าง ๆ ในซอฟต์แวร์ของระบบโปรแกรมบริหารงานบุคคล ทำให้การทำงานของทุกฝ่ายรวดเร็ว และจบลงด้วยความแม่นยำ ซึ่งผลลัพธ์จากการใช้โปรแกรมข้อสำคัญคือ การทำงานของผู้บริหารระดับสูงขององค์กรง่ายมากขึ้นตามไปด้วยทันที

แนะนำ 3 ฟังก์ชันการทำงานหลัก ๆ ของโปรแกรม HR ที่น่าสนใจ

ในส่วนการทำงานของโปรแกรม HR ครอบคลุมทุกส่วนงานของฝ่ายบุคคลโดยตรง ประกอบไปด้วย 3 ฟังก์ชันสำคัญ นั่นก็คือ ฟังก์ชันระเบียนประวัติพนักงาน, ฟังก์ชันระบบปฏิบัติงาน และฟังก์ชันระบบเงินเดือน ส่วนหลักการทำงานหลักของโปรแกรมคือ ช่วยลดงานไม่จำเป็นของฝ่ายบุคคลออกไป เพิ่มความรวดเร็วในการทำงานทุกส่วนให้บรรลุผลไว เพิ่มความกระชับรวดเร็ว รวมถึงได้ข้อมูลแม่นยำทุกครั้ง เพราะลดข้อผิดพลาดระหว่างการจัดเก็บข้อมูลทุกส่วนเกี่ยวกับพนักงานภายในองค์กร รวมถึงลดปัญหาข้อมูลสูญหายจากเหตุผลต่าง ๆ มากขึ้น ส่วนรายละเอียดเกี่ยวกับฟังก์ชันของโปรแกรมมีดังต่อไปนี้
1. ฟังก์ชันทะเบียนประวัติพนักงาน (Personnel)
ฟังก์ชันแรกจะทำหน้าที่จัดเก็บข้อมูล อาทิเช่น ทะเบียนประวัติส่วนตัวของพนักงานทุกคนเข้าระบบเป็นไฟล์ Excel และเพิ่มความสะดวกสบายมากขึ้นในการเรียกข้อมูลออกมาใช้งาน เพราะโปรแกรม HR จะสามารถแปลงไฟล์ข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของนามสกุล PDF หรือ Excel ตามความต้องการในการเรียกใช้แต่ละครั้ง โดยทุกข้อมูลที่แสดงให้เห็นจะมีความแม่นยำ รวมถึงมีระบบให้แก้ไขข้อมูลได้ไม่มีข้อจำกัด
2. ฟังก์ชันระบบการปฏิบัติงาน (Time Attendance)
การทำงานของฟังก์ชันนี้คือจะคอยจัดเก็บข้อมูลส่วนเวลาเข้า – ออกงานของพนักงานทุกครั้งที่มีการสแกนเข้า – ออกจากระบบผ่านเครื่องสแกนนิ้ว เครื่องสแกนหน้า หรือเครื่องบันทึกเวลาทำให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถดูพฤติกรรมของพนักงานแต่ละคนผ่านระบบ On Cloud ว่าเป็นอย่างไร นอกจากนั้นยังกำหนดค่าในส่วนของอัตราค่าจ้าง ค่าโอที พร้อมทั้งกำหนดสิทธิ์การทำโอทีของพนักงาน และที่สำคัญยังช่วยคำนวณเบี้ยขยันทั้งแบบคงที่และแบบลำดับขั้นให้เลือกใช้ตามสถานการณ์ได้อีกด้วย
3. ฟังก์ชันระบบเงินเดือน (โปรแกรมเงินเดือน หรือโปรแกรม payroll)
สำหรับฟังก์ชันเงินเดือนส่วนนี้จะคอยจัดเก็บข้อมูลการคำนวณภาษี, ประกันสังคม, กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ, โอที, ค่าตอบแทนทุกรูปแบบที่มีทั้งหมดของแต่ละองค์กร เพราะเป็นโปรแกรม HR Online มีความเกี่ยวข้องกับพนักงานโดยตรง หรือที่เรียกว่าระบบ Employee Self-Service (ESS) ทั้งนี้พนักงานและผู้บริหารจะเข้าไปใช้งานระบบได้ตามสิทธิ์ที่ได้รับ เพื่อดำเนินการต่าง ๆ ดังนี้
· เข้าระบบเพื่อลงเวลา – เข้าออกงาน เพื่อระบุจำนวนวันและเวลาทำโอที หรือขอลงลาทุกรูปแบบผ่านระบบออนไลน์
· เรียกหรือขอดูสลิปเงินเดือนแบบออนไลน์ผ่านมือถือ โดยระบบรองรับได้ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
· ผู้บริหารหรือหัวหน้างานของส่วนต่าง ๆ สามารถเรียกดูหรือพิจารณาข้อมูลเพื่ออนุมัติรายงานการจ่ายเงินเดือน, รายงานประกันสังคม และรายงานสรรพากร ผ่านมือถือหรืออุปกรณ์อื่น ๆ

ข้อดีของการเลือกเก็บข้อมูลในระบบโปรแกรม HR

ความสำคัญของตัวโปรแกรม HR กับงานส่วนบุคคลมีความสัมพันธ์กันชัดเจน เนื่องจากระบบงานบุคคลจะเชื่อมโยงทั้งประวัติของพนักงาน ผลงานของพนักงานตลอดระยะเวลาของการทำงาน โดยข้อมูลทั้งหมดจะมีผลโดยตรงต่อการคำนวณค่าตอบแทนในรูปแบบต่าง ๆ รวมถึงพิจารณาการเลื่อนขั้นหรือตำแหน่ง และหากยังใช้ระบบเอกสารอาจจะก่อให้เกิดปัญหามากมายตามมาในภายหลัง ดังนั้นทำให้โปรแกรมงานบริหารบุคคลจึงตอบโจทย์มากกว่า ด้วยจุดเด่นและข้อดีที่ชัดเจน ดังนี้

• โปรแกรม HR ทำให้การทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลง่าย รวบรัดขั้นตอนไม่ซ้ำซ้อนเหมือนระบบเอกสาร พร้อมลดความผิดพลาดของข้อมูล
• โปรแกรม HR รองรับได้ทุกประเภทธุรกิจ ทำให้การพัฒนาบุคคลในองค์กรเป็นไปตามแผนงาน และคุ้มค่าใช้จ่ายไม่ให้บานปลายได้
• โปรแกรม HR มีความยืดหยุ่นสูงมากทำให้สอดคล้องกับความต้องการของแต่ละองค์กรโดยตรง
• โปรแกรม HR ใช้งานง่ายเพราะระบบทำงานในรูปแบบ On Cloud สามารถใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลาและทุกอุปกรณ์ ผ่าน Web Mobile Responsive ซึ่งรองรับได้ทั้ง IOS และ Android

โปรแกรม HR จาก ไทเกอร์ซอฟท์ จบทุกปัญหางานเอกสารของงานบุคคล

ทั้งนี้การเลือกใช้บริการโปรแกรมจาก TigerSoft อย่างโปรแกรม Tiger HR Openspace ไม่ได้แค่ยกระดับมาตรฐานการพัฒนาองค์กรเท่านั้น แต่ยังคอยช่วยในเรื่องการจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับบุคลากรในองค์กรอย่างมีระบบ เป็นสัดส่วนและมีข้อมูลถูกต้องแม่นยำมากขึ้น นอกจากนั้นยังครอบคลุมไปถึงส่วนงานการคำนวณรายได้ของพนักงานไปในตัว ทำให้การจัดการงานส่วนเงินเดือนเสร็จทันเวลา หรือก่อนเวลาที่ต้องใช้งาน ที่สำคัญคือข้อมูลมีความปลอดภัยสูง ดังนั้นจึงเหมาะกับการเลือกใช้เพื่อพัฒนาองค์กรทุกสายงานธุรกิจอย่างมาก.

สนใจหรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานในโปรแกรม HR ของ TigerSoft ฟังก์ชันครบ ติดต่อได้ที่