ฟังก์ชั่นการทำงานของโปรแกรมบัญชี erp ที่จะช่วยให้การวางบิลง่ายขึ้น

เรียนรู้ฟังก์ชั่นต่าง ๆ ของโปรแกรมบัญชี erp ที่จะช่วยให้การออกเอกสารใบวางบิลของคุณง่ายขึ้น

ในการดำเนินธุรกิจขายสินค้าหรือบริการต่าง ๆ การวางบิลลูกค้า ถือเป็นขั้นตอนการทำงานที่สำคัญอย่างหนึ่ง ที่จะเกิดความผิดพลาดไม่ได้ เพราะจะทำให้ระบบการทำงานมีปัญหา และอาจส่งผลต่อรายรับของบริษัท และหากเป็นธุรกิจที่ต้องมีการวางบิลลูกค้าเป็นจำนวนมาก หรือมีรายละเอียดหลายอย่างในการวางบิลลูกค้า การนำโปรแกรมบัญชี erp เข้ามาใช้งาน ก็จะสามารถช่วยอำนวยความสะดวกในการออกเอกสารวางบิลลูกค้า ทำให้ระบบการทำงานง่ายและรวดเร็วขึ้น ลองมาดูกันว่าโปรแกรมบัญชี erp มีฟังก์ชั่นอะไรบ้างที่สามารถช่วยให้คุณจัดการเรื่องการวางบิลได้ง่ายขึ้น

โมดูลจัดการการวางบิลของโปรแกรมบัญชี erp

• หากบริษัทของคุณมีบริษัทย่อยหรือมีหลายสาขา และแต่ละบริษัทย่อยหรือแต่ละสาขา มีรูปแบบการทำงาน การออกใบวางบิล และรายละเอียดบนใบวางบิลที่แตกต่างกัน โปรแกรมบัญชี erp ก็สามารถออกเอกสารใบวางบิลและใบลดหนี้แบบเป็นชุดสำหรับใช้ในแต่ละบริษัทย่อยหรือใช้ในแต่ละสาขาได้ เพื่อให้สอดคล้องกับระบบการทำงานของแต่ละแห่ง
  
  
• เมื่อมีการเปิดเอกสารการวางบิลให้กับลูกค้า โปรแกรมบัญชี erp จะช่วยจัดการเรื่องเอกสารการวางบิลให้คุณได้แบบครบจบทั้งกระบวนการ โดยเริ่มตั้งแต่การออกใบเสนอราคาให้แก่ลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าพิจารณารายละเอียดและราคาสินค้าหรือบริการ (Quotation) จากนั้นขั้นตอนของบางบริษัทอาจจะมีการออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order หรือใบ PO) ให้กับลูกค้า เพื่อให้ลูกค้ากรอกรายละเอียดการสั่งซื้อสินหรือบริการ ก่อนจะเซ็นต์เอกสารใบ PO ส่งกลับมาให้คุณ หรือบริษัทบางแห่งหลังจากลูกค้าเซ็นต์ตอบรับใบเสนอราคาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว กระบวนการเรียกเก็บเงินก็จะเข้าสู่ขั้นตอนของการให้โปรแกรมบัญชี erp ออกใบวางบิล (Invoice) ทันที เพื่อแจ้งยอดเงินที่ลูกค้าต้องชำระ ก่อนที่ลูกค้าจะได้รับสินค้าหรือบริการ
  
  
• ไม่ว่ารูปแบบการวางบิลเก็บเงินลูกค้าของคุณจะเป็นแบบใด ทั้งแบบเก็บเงินลูกค้าทั้งหมดภายในงวดเดียวหรือมีการแบ่งให้ลูกค้าชำระเงินเป็นงวด ๆ ตามเปอร์เซ็นต์การจ่ายเงินที่คุณกำหนด โปรแกรมบัญชี erp ก็สามารถออกใบวางบิล (Invoice) ให้คุณได้ทั้งสองรูปแบบ โดยระบบของโปรแกรมบัญชี erp จะมีการบันทึกสถานะการรับเงินจากลูกค้าเอาไว้ เพื่อให้การติดตามทวงถามการจ่ายเงินของลูกค้า เป็นไปอย่างสะดวก
  
  
• หากบริษัทของคุณเป็นบริษัทที่มีระยะเวลาการให้เครดิตลูกค้าตั้งแต่ 30-60 วัน ซึ่งเป็นระยะเวลาการวางบิลเรียกเก็บเงินที่นาน จนอาจทำให้มีการหลงลืมหรือตกหล่นในการติดตามการจ่ายเงิน แต่ระบบบันทึกสถานะการจ่ายเงินของโปรแกรมบัญชี erp จะทำให้การติดตามสถานะการจ่ายเงินของลูกค้ามีความเป็นระเบียบมากขึ้น อีกทั้งยังช่วยในเรื่องของการออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินด้วย
  
  
• หากคุณต้องการยกเลิกใบ Invoice จำนวนหนึ่งใบหรือทุกใบที่อยู่ใบวางบิล โปรแกรมบัญชี erp สามารถยกเลิกให้คุณได้ตามที่ต้องการ
  
  
• หากบริษัทของคุณมีระบบการวางบิลโดยการขายเชื่อหรือการขายสินค้าหรือบริการให้กับลูกค้าก่อนการเรียกเก็บเงิน โปรแกรมบัญชี erp ก็สามารถอ้างอิงเอกสารจากระบบขายเชื่อ, ยอดยกมา หรือลูกหนี้ยกมา เพื่อรวมยอดค้างจ่ายหรือยอดหนี้ทั้งหมดในแต่ละรายการของลูกหนี้ (ลูกค้า) รายนั้น ๆ ไว้ในบิลเดียว
  
  
• โปรแกรมบัญชี erp สามารถรองรับการทำธุรกรรมทางการเงินได้หลายสกุลเงิน คุณสามารถตั้งค่าสกุลเงินที่ต้องการใช้ในเอกสารวางบิลได้ตามที่ต้องการ เหมาะเป็นอย่างยิ่งกับบริษัทที่มีการทำธุรกรรมกับต่างประเทศ
  
  
• โปรแกรมบัญชี erp จะช่วยเพิ่มความสะดวกให้กับกระบวนการวางบิลเรียกเก็บเงินลูกค้าของคุณมากขึ้น ด้วยการบันทึกรายละเอียดต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการวางบิลของลูกค้าแต่ละราย ได้แก่ รายงานการวางบิล, วันนัดรับเช็ค และประวัติการรับเช็คจากลูกค้า เพื่อป้องกันการตกหล่นในขั้นตอนการรับเช็ค
  
  
• เมื่อมีการออกเอกสารใบวางบิลให้กับลูกค้าเป็นที่เรียบร้อย โปรแกรมบัญชี erp จะมีการสรุปภาษีขายและภาษีมูลค่าเพิ่มตามรายการใบวางบิลในแต่ละเดือน เพื่อให้ฝ่ายบัญชีสามารถเรียกดูได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และนำไปทำเอกสารภาษียื่นให้กับสรรพากรในแต่ละเดือน
  
  
• เพื่อรองรับนโยบายลดการใช้กระดาษในหลาย ๆ บริษัท โปรแกรมบัญชี erp จึงสามารถออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือ e-Tax Invoice ได้อย่างสะดวก และยังสามารถออกใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับในรูปแบบของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วย โดยในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้ จะมีการลงลายมือชื่อผู้มีอำนาจลงนามของบริษัท ในรูปแบบลายเซ็นต์ดิจิทัล (Digital Signature) พร้อมประทับตราบริษัทแบบดิจิทัล ทำให้เอกสารธุรกรรมทางการเงินแบบอิเลคทรอนิกส์ที่ออกโดยโปรแกรมบัญชี erp มีผลบังคับใช้ตามกฎหมายทุกประการ และสามารถส่งไปให้ลูกค้าผ่านทางอีเมลได้ทันที โปรแกรมบัญชี erpจึงช่วยเพิ่มความสะดวกรวดเร็วและช่วยลดระยะเวลาในการส่งเอกสารแบบฮาร์ด ก็อปปี้ อีกทั้งโปรแกรมบัญชี erp ยังช่วยให้คุณจัดเก็บข้อมูลใบกำกับภาษีได้ง่ายขึ้นด้วย

โปรแกรมบัญชี erp เป็นสิ่งที่จะช่วยให้บริษัทของคุณลดขั้นตอนการทำงานลงช่วยให้คุณประหยัดทั้งเวลาและทรัพยากรต่าง ๆ เช่น กระดาษ หมึกพิมพ์ หรือแม้แต่ค่าพนักงานส่งเอกสาร ทั้งยังช่วยจัดการเอกสารใบวางบิลให้เป็นระบบมากขึ้น เพื่อให้คุณเรียกดูเอกสารได้ง่ายขึ้น ตรวจสอบได้ง่ายขึ้น ลดการสูญหายของข้อมูล และหากคุณสนใจการใช้งานโปรแกรมบัญชี erpแต่ยังไม่มีข้อมูลที่มากพอ ลองพิจารณาเลือกใช้ “SAP Business One” โปรแกรมบัญชี erp ที่มีมาตรฐานการทำงานในระดับสากล และถูกออกแบบมาให้เหมาะกับธุรกิจทั้งขนาดเล็กและขนาดกลาง ที่มีความต้องการใช้งานในด้านการจัดการเงิน-การบัญชี, การบริหารคลังสินค้า เช่น การตรวจสอบสินค้าคงคลังและการตรวจสอบสถานะต้นทุน, การจัดการผลิต, การจัดการเอกสารการขาย, การบริหารจัดการโครงสร้างองค์กร, การบริหารทรัพยากรบริษัท และการทำธุรกรรมการซื้อ-ขายต่าง ๆ ของบริษัท โดยโปรแกรม erp จะเป็นศูนย์กลางการจัดการเรื่องต่าง ๆ เหล่านี้ให้กับบริษัทของคุณ และรวบรวมข้อมูลทั้งหมดของบริษัทมาไว้ในโปรแกรม erp เพียงแห่งเดียว