องค์กรของคุณจะเริ่มต้นใช้งานระบบด้วยระบบ erp
ได้อย่างไร ต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง

สิ่งที่องค์กรต้องทำ ก่อนจะนำระบบ erp เข้ามาใช้งาน

เมื่อองค์กรของคุณตัดสินใจลงมติได้ว่า จะปรับเปลี่ยนมาใช้ระบบ erp ในการดำเนินงานภายในองค์กร แทนการใช้ระบบแมนวลหรือการใช้แพลตฟอร์มต่าง ๆ บนอินเทอร์เน็ต ซึ่งทำให้แต่ละแผนกในองค์กรต้องทำงานแยกส่วนกัน ขั้นตอนต่อไปหลังจากตัดสินใจใช้ระบบ erp ก็เป็นสิ่งที่หลายองค์กรมักจะมีคำถาม และยังไม่มีแนวทางว่าควรจะเริ่มต้นการนำระบบ erp เข้ามาใช้งานอย่างไร

มาดูกันว่าการนำระบบ erp เข้ามาปรับใช้กับองค์กรของคุณ จะต้องเตรียมตัวอย่างไรบ้าง เพื่อให้การใช้งานระบบ erp เป็นไปอย่างเต็มประสิทธิภาพ

1. เตรียมความพร้อมของพนักงานก่อนที่จะนำระบบ erp เข้ามาใช้ และจัดตั้งคณะทำงานเพื่อดูแลภาพรวม
   เพราะในแต่ละองค์กร ล้วนมีพนักงานหลายแผนก หลายส่วนงานที่จะต้องเป็นผู้ปรับตัวและปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานของตนเองให้สอดคล้องกับการทำงานของระบบ erp ดังนั้นก่อนจะเลือกระบบ erp เข้ามาใช้งานภายในองค์กร ก็ควรมีการเปิดรับฟังความคิดเห็นของพนักงาน และพูดคุยถึงปัญหาในการทำงานของพนักงานเสียก่อน เพื่อนำมาเป็นเกณฑ์ในการเลือกใช้ระบบ erp ให้เหมาะสมกับองค์กร และควรตั้งคณะทำงานเข้ามาดูแลและประสานงานทั้งกับคนในองค์กร และกับบริษัทซัพพลายเออร์ผู้ทำการติดตั้งระบบ erp ต่าง ๆ โดยคณะทำงานนี้ควรคัดเลือกจากพนักงานที่มีความรู้ความเข้าใจในระบบ erp ดีพอสมควร และเป็นพนักงานที่สามารถสื่อสารให้คนในองค์กรเข้าใจและมองเห็นข้อดีของการใช้งานระบบ erp ได้ นอกจากนี้ควรมีพนักงานที่เข้าใจระบบการทำงานของบริษัทเป็นอย่างดีและเป็นพนักงานในระดับหัวหน้างานที่มองเห็นภาพรวมของการทำงานทั้งระบบ เช่น ผู้จัดการฝ่ายบัญชี, ผู้จัดการโรงงาน และผู้จัดการคลังสินค้า ทั้งนี้เพื่อให้คณะทำงานสามารถร่วมกันหาแนวทางในการนำระบบ erp มาใช้กับองค์กรได้
   
   
2. รวบรวมความต้องการการใช้งานระบบ erp ที่ตอบโจทย์การดำเนินงานขององค์กร และกำหนดเป้าหมาย รวมถึงผลลัพธ์ในการใช้งานระบบ erp ให้ชัดเจน
   เมื่อจัดตั้งคณะทำงานสำหรับการนำระบบ erp มาใช้งานเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก็ให้คณะทำงานทำการพูดคุยกับพนักงานในองค์กร เพื่อให้ทราบถึงขั้นตอนในการจัดเก็บข้อมูล, ขั้นตอนในการดำเนินงานระหว่างแผนก, ระบบการเดินเอกสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร รวมถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในกระบวนการทำงานด้วย จากนั้นจึงนำข้อมูลเหล่านี้มาหาข้อสรุปในการเลือกระบบ erp และกำหนด Requirements หรือความต้องการใช้งานระบบ erp ให้มีความเหมาะสมกับองค์กร เพื่อให้สามารถคัดเลือกผู้ให้บริการติดตั้งระบบ erp ได้ตรงตามความต้องการ และสามารถนำระบบ erp เข้ามาแก้ไขหรือเสริมการทำงานต่าง ๆ ให้ดียิ่งขึ้น นอกจากนี้ยังต้องมีการกำหนดเป้าหมาย รวมถึงผลลัพธ์ในการนำระบบ erp เข้ามาใช้งานให้มีความชัดเจน เช่น เพื่อลดขั้นตอนในการเดินเอกสารหรือเพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถตรวจสอบข้อมูลต่าง ๆ ได้สะดวก
   
   
3. คัดเลือกผู้ให้บริการระบบ erp ที่เหมาะสม
   เมื่อองค์กรได้ Requirements ของการใช้งานระบบ erp มาเรียบร้อยแล้ว จากนั้นก็ต้องมาทำการคัดเลือกผู้ให้บริการระบบ erp ที่เหมาะสมกับความต้องการใช้งานขององค์กร โดยเลือกผู้ให้บริการระบบ erp ที่มีความเชี่ยวชาญในด้านที่องค์กรต้องการ และเลือกระบบ erp ที่สามารถปรับรูปแบบการทำงานให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กรได้ เช่น หากองค์กรมีความต้องการใช้งานระบบ erp ในรูปแบบ On Cloud ก็ต้องเลือกผู้ให้บริการระบบ erp ที่มีความเชี่ยวชาญในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล และมีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมในการกำหนดจำนวนผู้ใช้งาน
   
   
4. กำหนดขั้นตอนการดำเนินงานและกำหนดบทบาทของผู้ใช้งานระบบ erp ให้ชัดเจน
   เมื่อคัดเลือกผู้ให้บริการระบบ erp ได้เป็นที่เรียบร้อย นอกจากก็ต้องแจ้งความต้องการในการใช้งานขององค์กรให้ชัดเจน และควรมีการกำหนดขั้นตอนในการดำเนินงานของระบบ erp ให้เป็นไปตามที่คณะทำงานสรุปไว้ เพื่อให้การทำงานของระบบ erp สอดคล้องกับกระบวนการทำงานของบริษัท เช่น เอกสารการต่าง ๆ ของแต่ละแผนก มีขั้นตอนในการเดินเอกสารอย่างไร และต้องส่งไปให้ใครอนุมัติเอกสารบ้าง, หากมีการตีกลับเอกสาร พนักงานผู้ยื่นเรื่องจะต้องทำอย่างไร หรือเอกสารที่ต้องแนบไปพร้อมการยื่นเรื่องขออนุมัติ จะมีระบบการจัดเก็บอย่างไร นอกจากนี้ยังควรกำหนดบทบาทของผู้ใช้งานระบบ erp ให้ชัดเจนว่าผู้มีอำนาจในการอนุมัติเอกสารของแต่ละแผนก จะมีกี่คนและเป็นใครบ้าง เพื่อให้สามารถสร้างลำดับขั้นในการอนุมัติเอกสารในระบบ erp ได้ถูกต้องตรงตามขั้นตอนการดำเนินงานขององค์กร
   
   
5. เตรียมความพร้อมของข้อมูล และเตรียมความพร้อมระบบการทำงานขององค์กรให้สอดคล้องกับการทำงานของระบบ erp
   หากองค์กรมีการจัดเก็บเอกสารหรือมีระบบการออกเอกสาร ที่ใช้แพลตฟอร์มภายนอกมาก่อน ก็จะต้องตระเตรียมการถ่ายโอนข้อมูลจากแพลตฟอร์มภายนอกเข้ามาสู่ระบบ erp ให้เรียบร้อย และหากองค์กรมีการดำเนินงานด้านเอกสารแบบแมนวล เช่น การใช้บิลเงินสดหรือการเบิกจ่ายเงินที่ธนาคารโดยใช้ใบฝาก-ถอน สิ่งเหล่านี้ควรได้รับการนำเข้าสู่ระบบ erp และมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเสียใหม่ เพื่อให้สอดคล้องกับการทำงานร่วมกับระบบ erp
   
   
6. ทดสอบระบบ erp ก่อนใช้งานจริง
   เมื่อดำเนินการติดตั้งระบบ erp จนเสร็จสมบูรณ์แล้ว ต้องมีการทดสอบระบบก่อนใช้งานจริง เพื่อดูความลื่นไหลในการทำงานของระบบ erp และตรวจสอบข้อผิดพลาดในการทำงานของระบบ erp ที่อาจเกิดขึ้นได้ในระหว่างดำเนินการติดตั้ง
   
   
7. จัดอบรมการใช้งานระบบ erp ให้แก่พนักงาน
   เมื่อระบบ erp ขององค์กรพร้อมใช้งานแล้ว สิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม คือการจัดการฝึกอบรมการใช้งานระบบ erp ให้แก่พนักงาน โดยเฉพาะผู้ที่มีหน้าที่ในการอนุมัติเอกสาร และผู้ที่ต้องใช้งานระบบ erp เพื่อยื่นเอกสารอยู่เป็นประจำ เพื่อให้พนักงานทุกภาคส่วนมีความรู้ความเข้าใจระบบ erp ได้ดียิ่งขึ้น และสามารถใช้งานระบบ erp ได้อย่างไม่มีปัญหา และองค์กรจะต้องทำความเข้าใจด้วยว่า การใช้งานระบบ erp ในช่วงแรก ๆ อาจจะยังมีข้อผิดพลาดแบบ Human Error อยู่บ้าง หรือพนักงานอาจยังใช้งานไม่ถนัด เพราะยังไม่คุ้นเคยกับระบบ erp แต่เมื่อใช้งานไปได้สักพัก พนักงานจะค่อย ๆ คุ้นเคยกับระบบ erp และสามารถใช้งานได้ดีขึ้นเอง

การนำระบบ erp เข้ามาใช้งานในองค์กรนั้น ไม่ใช่เรื่องยุ่งยากและซับซ้อนอย่างที่คิด เพียงเตรียมความพร้อมขององค์กรให้ดี คุณก็จะสามารถนำระบบ erp เข้ามาใช้งานในองค์กรของคุณได้อย่างไม่มีปัญหา และตอนนี้หากคุณกำลังพิจารณาเลือกใช้งานระบบ erp สำหรับองค์กรของคุณอยู่ ลองพิจารณาเลือกใช้ SAP Business One ระบบ erp จากบริษัท Tigersoft ที่มีมาตรฐานการทำงานในระดับสากล สามารถปรับใช้งานได้ดีทั้งกับองค์กรขนาดเล็กและองค์กรขนาดกลาง และยังเป็นระบบ erp ที่พร้อมรองรับทุกการขยายตัวทางธุรกิจของคุณ