ระบบ erp มีประโยชน์กับฝ่ายจัดซื้ออย่างไร
ระบบ erp ช่วยจัดการงานด้านใดให้กับฝ่ายจัดซื้อบ้าง

ฝ่ายจัดซื้อเป็นฝ่ายที่มีความสำคัญกับองค์กรเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะองค์กรขนาดกลางและองค์กรขนาดใหญ่ เพราะฝ่ายจัดซื้อคือฝ่ายที่ทำหน้าที่จัดหาและจัดซื้อวัสดุอุปกรณ์ทุกชนิดที่นำมาใช้งานภายในองค์กร ตลอดจนวัตถุดิบและเครื่องมือที่ใช้ในกระบวนการผลิตสินค้าและบริการขององค์กร รวมถึงบริการต่าง ๆ ที่จำเป็นต่อการประกอบธุรกิจขององค์กรอีกด้วย

ซึ่งเนื้องานของฝ่ายจัดซื้อมีความเกี่ยวข้องกับงานเอกสารจำนวนมาก และฝ่ายจัดซื้อยังเป็นส่วนงานที่ต้องมีการเชื่อมโยงข้อมูลกับฝ่ายอื่น ๆ ขององค์กรอยู่ตลอดเวลา ดังนั้นหากงานเอกสารของฝ่ายจัดซื้อไม่มีระบบการจัดการที่ดีพอ และไม่เคยมีการนำระบบ erpเข้ามาใช้งานภายในองค์กร ก็อาจทำให้ฝ่ายจัดซื้อประสบกับความยุ่งยากและความล่าช้าในการทำงานได้ แต่หากองค์กรมีการนำระบบ erp เข้ามาช่วยบริหารจัดการงานของฝ่ายจัดซื้อ นอกจากจะช่วยให้งานเสร็จลุล่วงได้อย่างรวดเร็วแล้ว ระบบ erpยังช่วยลดความผิดพลาดของงานเอกสาร และช่วยเชื่อมโยงงานเอกสาร รวมถึงข้อมูลต่าง ๆ ระหว่างฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายต่าง ๆ ภายในองค์กรด้วย

ระบบ erp มีประโยชน์ของกับฝ่ายจัดซื้ออย่างไร

• ระบบ erp ช่วยในการคัดเลือกซัพพลายเออร์
  ระบบ erp มีส่วนในเนื้องานของฝ่ายจัดซื้อ ตั้งแต่ขั้นตอนเริ่มต้นของห่วงโซ่การจัดซื้อจัดจ้างภายในองค์กรเลยทีเดียว และขั้นตอนเริ่มต้นนี้ คือการคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่มีความเหมาะสม มีคุณภาพดี และราคาไม่แพงมาให้กับองค์กร ขั้นตอนนี้จึงเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดสำหรับการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ และหากมีระบบ erp เข้ามาช่วยในการทำงานแล้ว ก็จะทำให้กระบวนการคัดเลือกซัพพลายเออร์ของฝ่ายจัดซื้อมีความสะดวกขึ้นโดยกระบวนการคัดเลือกซัพพลายเออร์ของฝ่ายจัดซื้อ ที่สามารถนำระบบ erp เข้ามาช่วยงานได้ มีดังนี้
  • ใช้ระบบ erp เข้ามาช่วยในการคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม มีคุณภาพ และได้ราคาที่คุ้มค่าน่าพอใจ ซึ่งระบบ erp จะเข้ามาช่วยตั้งแต่เรื่องของการจัดเก็บข้อมูลใบเสนอราคาของซัพพลายเออร์ ไว้ในระบบ erp เพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถนำราคาของซัพพลายเออร์แต่ละเจ้ามาเปรียบเทียบกันได้ง่ายขึ้น และระบบ erp ยังช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อมองเห็นภาพรวมของซัพพลายเออร์แต่ละเจ้าได้ชัดเจนขึ้น
    
    
  • ระบบ erp ช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถจัดเก็บข้อมูลของซัพพลายเออร์ทั้งหมดไว้ในระบบ erp เพียงที่เดียว โดยแยกเป็นข้อมูลของซัพพลายเออร์ที่เปิด vendor กับองค์กรแล้ว และข้อมูลของซัพพลายเออร์ที่ยังไม่ได้เปิด vendor กับองค์กร โดยระบบ erp จะทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลซัพพลายเออร์ขององค์กร ซึ่งทุกฝ่ายสามารถเรียกดูได้อย่างสะดวกรวดเร็ว และผู้บริหารเองก็สามารถตรวจสอบความโปร่งใสในการคัดเลือกซัพพลายเออร์ได้ผ่านทางระบบ erp เช่นกัน
    
    
• ระบบ erp ช่วยจัดการเอกสารการจัดซื้อจัดจ้างต่าง ๆ ขององค์กร
  เมื่อฝ่ายจัดซื้อมีการจัดซื้อสินค้า วัสดุอุปกรณ์ หรือวัตถุดิบที่นำมาใช้งานภายในองค์กร รวมถึงบริการต่าง ๆ ที่องค์กรจำเป็นต้องใช้ในการดำเนินธุรกิจ ก็สามารถดำเนินการผ่านทางระบบ erp ได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ทั้งการออกใบคำสั่งซื้อ, ใบขอซื้อ, ใบรับของ และใบส่งคืนของ โดยที่เอกสารต่าง ๆ เหล่านี้ เมื่อถูกสร้างและจัดเก็บไว้ในระบบ erp แล้ว ก็จะกลายเป็นฐานข้อมูลขนาดใหญ่ขององค์กร ที่ระบบ erp จะช่วยทำให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถเชื่อมโยงข้อมูลของแผนกตนเอง เข้ากับข้อมูลของแผนกอื่น ๆ ที่ถูกจัดเก็บไว้ระบบ erp เช่น ใบรับของและใบส่งคืนของ ที่เชื่อมโยงเข้ากับข้อมูลของฝ่ายคลังสินค้าที่ถูกจัดเก็บไว้ในระบบ erp เช่นกัน เพื่อให้ระบบสินค้าคงคลังมีประสิทธิภาพมากที่สุด และลดความผิดพลาดหรือการทำงานที่ซ้ำซ้อนของฝ่ายจัดซื้อกับฝ่ายคลังสินค้า
  
  
• ระบบ erp ช่วยในเรื่องการติดตามสถานะต่าง ๆ ภายหลังการจัดซื้อจัดจ้าง
  เมื่อมีการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ระบบ erp จะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อไม่พลาดสถานการณ์ต่าง ๆ ของสินค้าหรือบริการที่ทำการจัดซื้อหรือจัดจ้างไปแล้ว เพราะสามารถติดตามสถานะต่าง ๆ ของสินค้าและบริการได้ผ่านทางระบบ erp ทั้งระยะเวลาการจัดส่ง, สถานะการจัดส่ง, สถานะการเคลมสินค้าหรือบริการ รวมถึงข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับการรับประกันสินค้าและบริการด้วย เมื่อข้อมูลทุกอย่างถูกจัดเก็บไว้ในระบบ erp ฝ่ายจัดซื้อก็สามารถเรียกข้อมูลขึ้นมาดูได้ตลอดเวลา

ข้อดีของการนำระบบ erp เข้ามาใช้งานกับฝ่ายจัดซื้อ

• ระบบ erp ช่วยลดปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนของแต่ละแผนก เพราะทุกแผนกใช้ฐานข้อมูลเดียวกันที่ถูกจัดเก็บไว้ในระบบ erp ดังนั้นหากเอกสารใดมีการอัพเดทข้อมูลหรือมีการอัพเดทสถานะในระบบ erp ทุกฝ่ายที่ทำงานร่วมกันในระบบ erp ก็จะเห็นข้อมูลชุดเดียวกันแบบเรียลไทม์ทันที
  
  
• ระบบ erp ช่วยลดความผิดพลาดในการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ รวมถึงช่วยลดความผิดพลาดในการทำงานของแผนกอื่น ๆ ที่ต้องทำงานร่วมกันกับฝ่ายจัดซื้อด้วย เพราะทุกการอัพเดทของเอกสารจัดซื้อจัดจ้าง จะถูกบันทึกลงในระบบ erp ทั้งหมด
  
  
• ระบบ erp ช่วยให้องค์กรได้ประโยชน์สูงสุดในเรื่องของการคัดสรรซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม เพราะระบบ erp จะช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่มีความคุ้มค่ามากที่สุดได้อย่างสะดวก เป็นระบบ และมีความโปร่งใส สามารถตรวจสอบได้
  
  
• ระบบ erp ช่วยลดต้นทุนในการดำเนินงานจัดซื้อจัดจ้าง ทั้งในด้านเวลา, ทรัพยากรกระดาษ และพื้นที่ในการจัดเก็บข้อมูล

การนำ ระบบ erp เข้ามาใช้งานในฝ่ายจัดซื้อ เป็นการบริหารจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ และมีประโยชน์ต่อองค์กรเป็นอย่างมาก โดยผู้ที่จะได้รับประโยชน์จาก ระบบ erp สูงสุดก็คือองค์กรนั่นเอง และหากคุณกำลังวางแผนจะนำ ระบบ erp เข้ามาใช้งานภายในองค์กรของคุณ ลองพิจารณาเลือกใช้ SAP Business One ระบบ erp จาก Tigersoft ที่จะเข้ามาช่วยจัดการงานของฝ่ายจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพและมีระเบียบมากขึ้น หากองค์กรของคุณนำระบบ erp เข้าไปใช้งานกับฝ่ายจัดซื้อ ก็จะช่วยลดต้นทุนในการดำเนินธุรกิจได้มาก และยังช่วยให้การคัดสรรซัพพลายเออร์ขององค์กรมีคุณภาพและมีความคุ้มค่ามากขึ้น